注文書テンプレートWordで作る！簡単ステップで業務効率アップ
日々の業務で欠かせない注文書。手書きやエクセルで作るのも良いですが、Wordのテンプレートを使えば、見栄えが良く、効率的に作成できます。この記事では、Wordで注文書テンプレートを作成する方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
なぜWordで注文書テンプレートを作るべきなのか？
- 統一感のあるデザイン: 毎回同じフォーマットで作成できるので、取引先からの信頼性も向上します。
- 入力の手間を削減: 必要な項目があらかじめ設定されているので、入力ミスを減らし、時間を有効活用できます。
- カスタマイズが簡単: 会社のロゴや必要な項目を追加するなど、自社に合わせて自由にカスタマイズできます。
注文書テンプレート作成に必要な要素
注文書テンプレートを作成する前に、必要な要素を確認しておきましょう。
- 発行日: 注文書の発行日を記載します。
- 注文番号: 注文書を管理するための番号です。
- 取引先情報: 会社名、住所、担当者名などを記載します。
- 自社情報: 会社名、住所、連絡先などを記載します。
- 商品情報: 品名、型番、数量、単価、金額などを記載します。
- 合計金額: 注文する商品の合計金額を記載します。
- 納期: 商品の希望納期を記載します。
- 備考: 特記事項があれば記載します。
デザインのポイント
注文書は、会社の顔とも言える重要な書類です。見やすく、わかりやすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 見やすいフォントを選びましょう。（例：MSゴシック、メイリオなど）
- レイアウト: 項目ごとに適切なスペースを設け、見やすく整理しましょう。
- 色: コーポレートカラーを取り入れると、統一感が出て印象が良くなります。ただし、使いすぎには注意しましょう。
- ロゴ: 会社のロゴを配置すると、信頼性が向上します。
書き方の流れ
- Wordを起動し、新規ドキュメントを開きます。
- ページ設定を行い、余白などを調整します。
- ヘッダーに会社名やロゴを挿入します。
- 必要な項目をリストアップし、表を作成します。
- 各項目に適切なフォントや色を設定します。
- 合計金額を計算する数式を挿入します。
- テンプレートとして保存します。
注文書テンプレートを使う場面
- 商品の発注: 一般的な商品の発注に使用します。
- サービスの依頼: サービス提供を依頼する際に使用します。
- 資材の調達: 資材を調達する際に使用します。
注文書テンプレート作成時の注意点
- 誤字脱字に注意: 重要な書類なので、誤字脱字がないか確認しましょう。
- 正確な情報を記載: 商品名、数量、単価など、正確な情報を記載しましょう。
- 取引条件を確認: 納期や支払い条件など、取引先と合意した内容を記載しましょう。
- 法的要件を満たす: 必要に応じて、印紙税などの法的要件を確認しましょう。
実践的な手順（ステップ形式）
- Wordを起動し、[ファイル] > [新規] > [ビジネス] > [注文書] を選択します。（もしくは空白のドキュメントを開く）
- テンプレートを選択するか、空白のドキュメントから自分で作成します。
- テンプレートをカスタマイズします。（会社名、住所、ロゴなどを入力）
- 商品情報を入力するための表を作成します。（[挿入] > [表] を選択）
- 品名、数量、単価、金額などを入力する列を作成します。
- 合計金額を計算する数式を挿入します。（[表ツール] > [レイアウト] > [数式] を選択）
- 納期や備考欄など、必要な項目を追加します。
- [ファイル] > [名前を付けて保存] を選択し、テンプレートとして保存します。（ファイルの種類を「Wordテンプレート（*.dotx）」にする）
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（注文 書 テンプレート word の例） 【タイトル】 注文書
【項目1】 発行日：2024年10月27日
【項目2】 注文番号：20241027-001
【項目3】 取引先情報： 株式会社〇〇 〇〇様
【備考】 納期厳守でお願いいたします。ご不明な点がございましたら、ご連絡ください。
まとめ
Wordで注文書テンプレートを作成することで、業務効率を大幅に向上させることができます。この記事で紹介した手順を参考に、ぜひ自社に合ったオリジナルの注文書テンプレートを作成してみてください。
