注文書テンプレートをExcelで無料作成！初心者でも簡単｜作り方と活用法を徹底解説
Excelで注文書テンプレートを自作したいけど、何から始めたらいいかわからない…そんなお悩みはありませんか？ 無料で利用できるExcelを使って、見やすく、使いやすい注文書テンプレートを作成する方法を、初心者の方でも分かりやすく解説します。必要な要素からデザインのポイント、具体的な手順まで、この記事を読めばあなたもオリジナルの注文書テンプレートを作成できます！
なぜExcelで注文書テンプレートを作るべき？
Excelは多くのパソコンに標準搭載されており、特別なソフトウェアをインストールする必要がありません。無料で利用できるテンプレートも豊富ですが、自社に合わせたカスタマイズが難しい場合もあります。Excelで自作すれば、
- 自社のロゴや書式に合わせたデザインにできる
- 必要な項目だけを盛り込める
- 自動計算機能でミスを減らせる
- 他のExcelデータとの連携がしやすい
といったメリットがあります。
注文書テンプレートに必要な要素
注文書テンプレートには、以下の要素を含めることが一般的です。
- 注文書番号: 発行日ごとに連番を振ることで、管理がしやすくなります。
- 発行日: 注文書を作成した日付を記載します。
- 取引先情報: 会社名、担当者名、住所、電話番号などを記載します。
- 自社情報: 会社名、住所、電話番号、担当者名などを記載します。
- 商品情報: 品名、型番、数量、単価、金額などを記載します。
- 合計金額: 商品の合計金額を計算して記載します。
- 備考: 特記事項や注意事項などを記載します。
- 納期: 商品の納品期限を記載します。
- 支払い条件: 支払い方法や支払い期限などを記載します。
注文書テンプレート デザインのポイント
見やすい注文書は、取引先からの信頼にも繋がります。以下のポイントを意識して、デザインを工夫しましょう。
- フォント: 見やすいフォント（例：MSゴシック、メイリオ）を使用し、適切なサイズに設定しましょう。
- 罫線: 罫線を使って項目を区切り、見やすく整理しましょう。
- 色: コーポレートカラーなどを控えめに使用し、見やすさを損なわないようにしましょう。
- 余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさが向上します。
- レイアウト: 各項目の配置を工夫し、バランスの取れたレイアウトにしましょう。
注文書テンプレート 書き方の流れ
- 必要な要素を洗い出す: 自社の業務に必要な項目をリストアップします。
- Excelで表を作成: リストアップした項目を基に、Excelで表を作成します。
- 書式設定: フォント、罫線、色などを設定し、見やすいデザインにします。
- 数式を設定: 合計金額などを自動計算する数式を設定します。
- テスト: 実際に注文書を作成し、誤りがないか確認します。
注文書テンプレート 使う場面
注文書テンプレートは、以下のような場面で活躍します。
- 商品の発注: 商品を仕入れる際に、取引先に注文内容を伝えるために使用します。
- サービスの依頼: サービスを依頼する際に、取引先に依頼内容を伝えるために使用します。
- 社内での購入申請: 社内で備品などを購入する際に、上長の承認を得るために使用します。
注文書テンプレート 注意点
- 誤字脱字: 誤字脱字があると、取引先に不信感を与えてしまう可能性があります。作成後、必ず確認しましょう。
- 金額の誤り: 金額の誤りは、トラブルの原因となります。数式が正しく設定されているか確認しましょう。
- 個人情報: 取引先の個人情報を扱う際は、情報漏洩に注意しましょう。
- 保存形式: テンプレートを配布する際は、編集できないようにPDF形式で保存することをおすすめします。
注文書テンプレート 作成 実践的な手順（ステップ形式）
ステップ１：Excelを起動し、新しいワークシートを開く
まず、Excelを起動し、新しい空白のワークシートを開きましょう。「ファイル」→「新規」から「空白のブック」を選択します。
ステップ２：必要な項目を入力する
A1セルに「注文書」、A3セルに「注文書番号」、B3セルに「発行日」、C3セルに「取引先」、D3セルに「自社」など、必要な項目を入力していきます。各項目の配置は、上記のデザインのポイントを参考にしてください。
ステップ３：取引先情報、自社情報入力欄を作成する
C4セル以降に取引先の会社名、担当者名、住所、電話番号などを入力する欄を作成します。同様に、D4セル以降に自社の情報を入力する欄を作成します。
ステップ４：商品情報を入力する表を作成する
A6セルに「品名」、B6セルに「型番」、C6セルに「数量」、D6セルに「単価」、E6セルに「金額」など、商品情報を入力する表を作成します。罫線を引き、見やすく整理しましょう。
ステップ５：合計金額を計算する数式を設定する
E列に「=C7*D7」のように、金額を計算する数式を入力します。E列全体に数式をコピーし、合計金額を計算するセルに「=SUM(E7:E100)」のように合計を求める数式を入力します。（E100は、商品情報の入力行数に合わせて調整してください）
ステップ６：書式設定を行う
フォントの種類、サイズ、色、罫線などを設定し、見やすいように調整します。セルの幅や高さを調整し、全体的なバランスを整えましょう。
ステップ７：テスト入力を行う
架空の注文情報を入力し、数式が正しく計算されるか、レイアウトが崩れていないかなどを確認します。
ステップ８：テンプレートとして保存する
「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、「ファイルの種類」を「Excelテンプレート(*.xltx)」にして保存します。これで、作成した注文書テンプレートを繰り返し利用できます。
サンプルテンプレート（注文 書 テンプレート エクセル 無料 の例）
■ サンプルテンプレート（注文 書 テンプレート エクセル 無料 の例） 【タイトル】 注文書テンプレート
【項目1】 注文書番号：
【項目2】 発行日：
【項目3】 取引先：
【備考】 上記内容をご確認いただき、ご発注をお願いいたします。
まとめ
Excelで注文書テンプレートを自作することで、業務効率化やコスト削減に繋げることができます。この記事で紹介した手順を参考に、ぜひオリジナルの注文書テンプレートを作成してみてください。
