機器管理台帳テンプレート

機器管理台帳テンプレートの作り方：もうExcelで迷わない！必要な要素からデザイン、実践手順まで徹底解説

企業の規模に関わらず、機器管理は重要な業務の一つです。パソコン、プリンター、ソフトウェアなど、様々な機器を適切に管理することで、コスト削減、セキュリティ強化、業務効率化に繋がります。しかし、機器管理台帳の作成・管理は意外と手間がかかるもの。そこで今回は、誰でも簡単に作成できる機器管理台帳テンプレートの作り方を、必要な要素からデザイン、実践手順まで徹底的に解説します！もうExcelとにらめっこしながら悩む必要はありません。

なぜ機器管理台帳が必要なの？

機器管理台帳を作成する理由は主に以下の3点です。

資産管理: 機器の所在、使用者、スペックなどを把握することで、資産を有効活用できます。
コスト削減: 不要な機器の購入を防ぎ、メンテナンス時期を把握することで、修理費用を抑えられます。
セキュリティ対策: 機器のセキュリティ状況を把握し、セキュリティパッチの適用漏れを防ぎます。

機器管理台帳テンプレートの作り方：5つのポイント

機器管理台帳テンプレートを作成する上で重要なポイントは以下の5つです。

必要な要素の一覧: まずは、どんな情報を記録したいかを明確にしましょう。
デザインのポイント: 見やすく、入力しやすいデザインを心がけましょう。
書き方の流れ: データの入力・更新ルールを明確にしましょう。
使う場面: 誰が、いつ、どのように使うのかを想定しましょう。
注意点: 個人情報保護やセキュリティ対策に配慮しましょう。

機器管理台帳に必要な要素一覧

最低限、以下の要素は含めておきましょう。

機器名: パソコン、プリンターなど、機器の名称
型番: 機器の型番
シリアル番号: 機器固有のシリアル番号
購入日: 機器を購入した日付
取得金額: 機器の購入金額
使用者: 機器を使用している担当者名
所属部署: 使用者の所属部署
設置場所: 機器が設置されている場所
OS: オペレーティングシステム
ソフトウェア: インストールされているソフトウェア
保守契約: 保守契約の有無、契約期間
備考: その他、特記事項

デザインのポイント：見やすさと入力しやすさを重視！

フォント: 読みやすいフォント（例：メイリオ、游ゴシック）を使用しましょう。
色使い: 色数を少なく、見やすい配色を心がけましょう。
罫線: 罫線で区切ることで、見やすさが向上します。
入力規則: 入力ミスを防ぐために、入力規則を設定しましょう（例：日付、リスト選択）。
条件付き書式: 特定の条件を満たす場合に、セルの色を変更するなど、視覚的に分かりやすくしましょう。

書き方の流れ：ルールを決めてスムーズな運用を！

入力担当者: 誰がデータを入力・更新するのかを明確にしましょう。
更新頻度: どのくらいの頻度でデータを更新するのか決めましょう。
入力ルール: データ入力の際のルール（例：日付の書式、部署名の表記）を統一しましょう。
バックアップ: 定期的にバックアップを取りましょう。

使う場面：誰が、いつ、どのように使うのかを想定！

誰が: 経理担当者、情報システム担当者、各部署の担当者など、誰が使うのかを想定しましょう。
いつ: 機器の購入時、配置換え時、故障時など、いつ使うのかを想定しましょう。
どのように: データ入力、検索、集計など、どのように使うのかを想定しましょう。

注意点：個人情報保護とセキュリティ対策！

個人情報保護: 個人情報を含む場合は、適切なアクセス制限を設けましょう。
セキュリティ対策: パスワードを設定し、不正アクセスを防ぎましょう。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成してみよう！

ステップ1：Excelを起動し、新しいブックを作成する

ステップ2：必要な要素を列に入力する

A列：機器名 B列：型番 C列：シリアル番号 D列：購入日 E列：取得金額 F列：使用者 G列：所属部署 H列：設置場所 I列：OS J列：ソフトウェア K列：保守契約 L列：備考

ステップ3：各列の幅を調整する

ステップ4：見出しに色を付ける

ステップ5：罫線を引く

ステップ6：入力規則を設定する

例：D列（購入日）に日付の入力規則を設定する。

ステップ7：条件付き書式を設定する

例：K列（保守契約）が「有」の場合、セルの色を緑にする。

ステップ8：テンプレートを保存する

サンプルテンプレート（機器管理台帳の例）

■ サンプルテンプレート（機器管理台帳の例）【タイトル】機器管理台帳

【項目1】機器名：例）ノートパソコン

【項目2】型番：例）XYZ-123

【項目3】シリアル番号：例）ABCDEFGHIJKLM

【項目4】購入日：例）2023/04/01

【項目5】使用者：例）山田太郎

【備考】必要に応じて、ソフトウェアのバージョン、保守契約の更新日などを追記してください。このテンプレートを基に、自社の環境に合わせて項目を追加・修正してください。

まとめ

機器管理台帳テンプレートの作り方を理解すれば、もうExcelで迷うことはありません。今回の記事を参考に、自社に最適なテンプレートを作成し、効率的な機器管理を実現しましょう！