検索向け記事：【完全ガイド】あなたも今日からできる！簡単「次第テンプレート」作成術
「会議の準備、何から始めればいいの？」 「いつも同じような構成になってしまって、マンネリ打破したい…！」
そんなお悩みをお持ちではありませんか？
会議やイベントの成功を左右する「次第」。しっかりとした次第があれば、スムーズな進行と参加者の満足度アップに繋がります。
でも、毎回イチから作るのって結構手間ですよね…。
そこで今回は、誰でも簡単に、そして効果的な「次第テンプレート」を作成できる方法を徹底解説します！ 必要な要素からデザインのポイント、実践的な手順まで、この記事を読めば、あなたも今日からプロ級の次第を作成できるようになりますよ！
なぜ「次第テンプレート」が必要なの？
そもそも、なぜテンプレートが必要なのでしょうか？
- 時間短縮: 毎回イチから構成を考える手間が省けます。
- 質の均一化: いつでも一定のクオリティの次第を作成できます。
- ミスの防止: 必須項目をテンプレートに含めることで、記載漏れを防ぎます。
- アレンジの自由度: 基本形があるからこそ、状況に合わせて柔軟にアレンジできます。
つまり、テンプレートを活用することで、準備時間を短縮し、より本質的な作業に集中できるのです。
次第テンプレートを作る前に知っておくべきこと
必要な要素の一覧
まず、どんな次第にも共通して必要な要素を確認しましょう。
- 日時: 会議やイベントの開催日時
- 場所: 会議やイベントの開催場所
- 主催者: 主催団体や担当者名
- タイトル: 会議やイベントのテーマ
- タイムスケジュール: 各項目の開始時間と終了時間
- 議題: 議論する内容
- 発表者: プレゼンテーションや発表を行う人
- 備考: その他特記事項（持ち物、注意事項など）
これらの要素を基本として、会議やイベントの内容に合わせて必要な項目を追加していくと良いでしょう。
デザインのポイント
見やすく、分かりやすいデザインは、参加者の理解を助け、スムーズな進行に繋がります。
- フォント: 読みやすいフォント（ゴシック体、明朝体など）を選びましょう。
- 文字サイズ: 適切な文字サイズで見やすいように調整しましょう。
- 行間: 適度な行間を空けて、文章を読みやすくしましょう。
- 装飾: 必要に応じて、罫線や色分けを使ってメリハリをつけましょう。
- 統一感: 全体的に統一感のあるデザインにしましょう。
書き方の流れ
テンプレート作成における基本的な流れは以下の通りです。
- 目的の明確化: どんな会議やイベントで使用するテンプレートなのかを明確にします。
- 要素の洗い出し: 必要な要素をリストアップします。
- 項目の配置: タイムスケジュール順に項目を配置します。
- デザイン: フォント、文字サイズ、行間などを調整し、見やすいデザインにします。
- テスト: 実際にテンプレートを使用して、使い勝手を確認します。
- 改善: 必要に応じて修正を加え、完成度を高めます。
使う場面
次第テンプレートは、様々な場面で活用できます。
- 会議: 定例会議、役員会議、プロジェクト会議など
- イベント: セミナー、講演会、ワークショップ、懇親会など
- 社内行事: 入社式、表彰式、忘年会など
注意点
テンプレートを作成する上で、いくつか注意すべき点があります。
- 汎用性: あまりにも特定のイベントに特化したテンプレートは、汎用性が低くなってしまいます。
- アップデート: 時代の変化に合わせて、テンプレートも定期的にアップデートする必要があります。
- 共有: 作成したテンプレートは、チーム内で共有し、活用しましょう。
実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作ってみよう！
それでは、実際に「会議の次第」テンプレートを作成してみましょう。
ステップ1：目的を明確にする
今回の目的は「社内定例会議で使用する、汎用性の高い次第テンプレートを作る」とします。
ステップ2：要素を洗い出す
- 日時
- 場所
- 出席者
- 議題
- 発表者
- 時間配分
- 配布資料
- 備考
ステップ3：項目の配置
以下のようなタイムスケジュールを想定して配置します。
- 開会
- 前回議事録確認
- 議題1
- 議題2
- 質疑応答
- 次回開催日
- 閉会
ステップ4：デザイン
見やすいように、シンプルなデザインを心がけましょう。
- フォント：メイリオ
- 文字サイズ：12pt
- 行間：1.5
- 罫線：必要に応じて使用
ステップ5：テスト
実際に会議を想定して、テンプレートを使用してみましょう。
ステップ6：改善
使いにくい点があれば、修正を加えましょう。
サンプルテンプレート：社内定例会議 次第
■ サンプルテンプレート（社内定例会議 次第）
【タイトル】 〇月〇日 社内定例会議 次第
【日時】 〇〇年〇月〇日（〇）〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
【場所】 〇〇会議室
【出席者】 〇〇部長、〇〇課長、〇〇
【議題】
- 〇〇について（〇〇分）
- 〇〇について（〇〇分）
【発表者】
- 〇〇
- 〇〇
【時間配分】 13:00～13:05 開会 13:05～13:15 前回議事録確認 13:15～13:45 議題1 13:45～14:15 議題 2 14:15～14:30 質疑応答 14:30～14:40 次回開催日 14:40～14:45 閉会
【配布資料】
- 〇〇資料
- 〇〇資料
【備考】
- 開始5分前には集合してください。
- 資料は事前に目を通しておいてください。
※ このテンプレートは、会議の種類に合わせて自然に内容を変えて書きましょう。
まとめ：今日からあなたもテンプレートマスター！
いかがでしたでしょうか？ この記事を参考に、ぜひあなただけのオリジナル「次第テンプレート」を作成してみてください。
テンプレートを活用することで、会議やイベントの準備が格段に楽になり、よりスムーズな進行を実現できます。 さあ、あなたも今日からテンプレートマスターになりましょう！
