欠勤届テンプレートの作り方：スムーズな手続きで安心！【例文付き】
会社や学校を休む際、欠勤届は大切な手続きの一つ。でも、毎回同じことを書くのは面倒ですよね。そこで今回は、欠勤届テンプレートの作り方を分かりやすく解説します！テンプレートがあれば、急な体調不良や用事があっても慌てずに対応できますよ。
なぜ欠勤届テンプレートが必要なの？
欠勤届を提出することで、会社や学校に欠席の理由を正式に伝えられます。これは、無断欠席と区別し、あなたの責任感を示すことにも繋がります。また、テンプレートがあれば、毎回同じ情報を手書きする必要がなく、時間短縮にもなります。
欠勤届テンプレートを作る前に：必要な要素を確認しよう
まずは、欠勤届に必要な要素を確認しましょう。一般的な項目は以下の通りです。
- 提出日: 欠勤届を提出する日付
- 所属: 会社名や部署名、学校名や学部名
- 氏名: あなたの名前
- 欠席期間: 欠席する期間（〇年〇月〇日～〇年〇月〇日）
- 欠席理由: 欠席する理由（例：体調不良、私用、慶弔）
- 連絡先: 緊急時の連絡先（電話番号など）
- 業務引継ぎ: 業務の引継ぎ状況（必要な場合）
- 備考: その他伝えたいこと（例：診断書の提出予定）
- 承認: 上長や担当者の承認欄
これらの要素を参考に、あなたの会社や学校のルールに合わせて調整してください。
テンプレート作りのポイント：見やすく、分かりやすく！
テンプレートを作る上で大切なのは、見やすさと分かりやすさです。
- フォント: 読みやすいフォントを選びましょう（例：MSゴシック、メイリオ）。
- レイアウト: 項目ごとに適切なスペースを設け、見やすく配置しましょう。
- 装飾: 必要以上に装飾をせず、シンプルにまとめましょう。
- フォーマット: WordやExcelなど、編集しやすいフォーマットを選びましょう。
欠勤届テンプレート作成の流れ：ステップバイステップで解説！
それでは、実際に欠勤届テンプレートを作成してみましょう。
ステップ1：フォーマットの選択
WordやExcelなど、使い慣れたソフトを選びましょう。
ステップ2：基本情報の入力
テンプレートの冒頭に、提出日、所属、氏名などを入力する欄を作成します。
ステップ3：欠席情報の入力欄作成
欠席期間、欠席理由、連絡先などを入力する欄を作成します。
ステップ4：業務引継ぎと備考欄の作成
業務引継ぎの有無と詳細、その他伝えたいことを記入する欄を作成します。
ステップ5：承認欄の作成
上長や担当者の承認欄を作成します。
ステップ6：デザインの調整
フォントやレイアウトを調整し、見やすいテンプレートに仕上げます。
ステップ7：保存
作成したテンプレートを保存します。
欠勤届テンプレートを使う場面：どんな時に役立つ？
- 急な体調不良: 熱や腹痛など、急な体調不良で休む場合に。
- 私用: 病院への通院や、家族の用事などで休む場合に。
- 慶弔: 親族の結婚式や葬儀などで休む場合に。
- 学校行事: 子供の運動会や授業参観などで休む場合に。
欠勤届テンプレートを使う上での注意点：確認はしっかりと！
- 会社や学校のルールを確認: 欠勤届のフォーマットや提出方法が指定されている場合があります。事前に確認しましょう。
- 正確な情報を入力: 欠席理由や期間など、正確な情報を入力しましょう。
- 早めに提出: 欠席が事前に分かっている場合は、早めに提出しましょう。
- 連絡を密に: 欠席中も、会社や学校と連絡を取り合いましょう。
サンプルテンプレート：実際に使ってみよう！
■ サンプルテンプレート（欠勤届の例）
【タイトル】 欠勤届
【提出日】 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日
【所属】 〇〇株式会社 〇〇部
【氏名】 〇〇 〇〇
【欠席期間】 〇〇〇〇年〇〇月〇〇日～〇〇〇〇年〇〇月〇〇日（〇日間）
【欠席理由】 体調不良（発熱のため）
【連絡先】 〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
【業務引継ぎ】 〇〇さんに〇〇の件を引継ぎ済
【備考】 診断書は後日提出いたします。
【承認】 所属長： 印
まとめ：テンプレートでスムーズな欠席手続きを！
欠勤届テンプレートがあれば、急な欠席でも慌てずに対応できます。今回ご紹介した作り方を参考に、自分に合ったテンプレートを作成し、スムーズな欠席手続きを実現しましょう！
