加工依頼書テンプレート

加工依頼書テンプレート：スムーズな連携で高品質な仕上がりを実現！作り方からサンプルまで徹底解説

「この加工、どう頼めば伝わるんだろう…」

製品の加工を外部に依頼する際、こんな悩みを抱えたことはありませんか？口頭だけではニュアンスが伝わりにくく、認識の齟齬が生まれることも。そんな時に役立つのが「加工依頼書」です。

この記事では、加工依頼書テンプレートの作り方を徹底解説！必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式で分かりやすくご紹介します。さらに、すぐに使えるサンプルテンプレートも掲載。この記事を読めば、誰でも簡単に効果的な加工依頼書を作成できます。

加工依頼書とは？なぜ必要？

加工依頼書とは、製品の加工を外部の業者に依頼する際に、加工内容や納期、その他必要な情報を明確に伝えるための書類です。

なぜ必要なのでしょうか？

認識のずれを防止: 口頭での伝達だけでは、細かなニュアンスが伝わりにくく、依頼側と業者側の間で認識のずれが生じる可能性があります。
ミスの削減: 加工内容や指示が明確に記載されていれば、業者側のミスを減らすことができます。
スムーズなコミュニケーション: 加工依頼書があることで、双方が同じ情報を共有し、円滑なコミュニケーションを図ることができます。
記録の保持: 依頼内容や納期などの情報が書面として残るため、後々のトラブルを避けることができます。

加工依頼書テンプレートの作り方：５つのポイント

加工依頼書を作成する上で重要なのは、情報を網羅的に、かつ分かりやすく記述することです。ここでは、効果的なテンプレートを作成するための５つのポイントをご紹介します。

1. 必要な要素の一覧：抜け漏れを防ぐために

テンプレートに含めるべき主要な要素は以下の通りです。

依頼日: 作成日を記載します。
依頼者情報: 会社名、部署名、担当者名、連絡先（電話番号、メールアドレス）を記載します。
業者情報: 会社名、担当者名、連絡先を記載します。
製品情報: 製品名、品番、数量、材質を記載します。
加工内容: 加工の種類（切削、研磨、塗装など）、具体的な指示（寸法、公差、仕上げなど）を図面やイラストを用いて詳しく記載します。
納期: 希望納期、納入場所を記載します。
品質基準: 合否判定の基準となる品質基準を記載します。
その他: 特記事項、注意事項などを記載します。

2. デザインのポイント：見やすさが重要

テンプレートのデザインは、見やすさを重視しましょう。

フォント: シンプルで見やすいフォントを使用しましょう（例：MSゴシック、メイリオ）。
レイアウト: 情報が整理されて見やすいレイアウトにしましょう。
色使い: 必要に応じて色分けを行い、重要な情報を強調しましょう。
余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上させましょう。

3. 書き方の流れ：ステップごとに整理

加工依頼書の書き方の流れは、以下のステップで進めるとスムーズです。

基本情報の入力: 依頼日、依頼者情報、業者情報など、基本的な情報を入力します。
製品情報の入力: 製品名、品番、数量、材質など、製品に関する情報を入力します。
加工内容の記述: 加工の種類、具体的な指示を図面やイラストを用いて詳しく記述します。
納期・品質基準の記述: 希望納期、納入場所、品質基準を記述します。
その他特記事項の記述: 特記事項、注意事項などを記述します。
確認と送信: 入力内容に誤りがないか確認し、業者に送信します。

4. 使う場面：多様なニーズに対応

加工依頼書は、様々な場面で使用されます。

新規製品の試作依頼: 新しい製品の試作を依頼する際に、加工内容を明確に伝えるために使用します。
量産品の加工依頼: 量産品の加工を依頼する際に、品質基準や納期などを明確に伝えるために使用します。
既存製品の修正依頼: 既存製品の修正を依頼する際に、修正内容を正確に伝えるために使用します。
特殊な加工の依頼: 特殊な加工を依頼する際に、加工方法や注意点などを詳しく伝えるために使用します。

5. 注意点：誤解を防ぐために

加工依頼書を作成する上で、以下の点に注意しましょう。

専門用語は避ける: 専門用語はなるべく避け、誰にでも分かりやすい言葉で記述しましょう。
曖昧な表現は避ける: 曖昧な表現は避け、具体的な数値や図面を用いて正確に記述しましょう。
図面やイラストを添付する: 可能であれば、図面やイラストを添付することで、加工内容をより具体的に伝えられます。
担当者とのコミュニケーションを密にする: 不明な点があれば、業者担当者と密にコミュニケーションを取り、誤解のないようにしましょう。

実践的な手順：テンプレート作成から依頼まで

実際にテンプレートを作成し、加工を依頼するまでの手順をステップ形式でご紹介します。

ステップ１：テンプレートの準備

市販のテンプレートを利用するか、ExcelやWordなどで自作します。
上記で紹介した「必要な要素」を参考に、必要な項目を洗い出し、テンプレートに盛り込みます。

ステップ２：テンプレートへの入力

依頼する製品の情報をテンプレートに入力します。
加工内容を具体的に記述します（図面やイラストを添付）。
納期、品質基準、その他特記事項を入力します。

ステップ３：業者への送付

作成した加工依頼書を業者に送付します。
メールで送付する場合は、PDF形式で送付することをおすすめします。

ステップ４：業者との確認

業者から確認の連絡がある場合、内容に誤りがないか確認します。
不明な点があれば、業者に質問し、理解を深めます。

ステップ５：加工開始

業者から加工開始の連絡があったら、加工が開始されます。
進捗状況などを確認し、必要に応じて業者と連絡を取り合いましょう。

サンプルテンプレート：すぐに使える！

■ サンプルテンプレート（加工依頼書テンプレートの例）【タイトル】加工依頼書

【項目1】依頼日：2024年○月○日

【項目2】依頼者情報：会社名：○○株式会社部署名：○○部担当者名：○○ ○○ 連絡先：電話番号：○○-○○○○-○○○○、メールアドレス：○○@○○.co.jp

【項目3】業者情報：会社名：△△株式会社担当者名：△△ △△ 連絡先：電話番号：△△-△△△△-△△△△

【項目4】製品情報：製品名：□□ 品番：12345 数量：100個材質：SUS304

【項目5】加工内容：・切削加工（詳細図面添付）・表面処理：アルマイト処理（黒色）

【項目6】納期：2024年○月○○日

【項目7】納入場所：○○株式会社 ○○工場

【備考】・加工図面を添付いたします。・ご不明な点がございましたら、ご連絡ください。

※ このテンプレートはあくまでサンプルです。依頼する内容に合わせて項目を調整してください。

まとめ：加工依頼書を活用してスムーズな製品づくりを！

加工依頼書は、外部の業者に加工を依頼する際に、正確な情報を伝え、スムーズな連携を実現するための重要なツールです。

今回ご紹介したテンプレートの作り方やサンプルテンプレートを活用し、効果的な加工依頼書を作成することで、高品質な製品づくりに繋げましょう。