労働者名簿テンプレート

労働者名簿テンプレートの作り方：必要な要素から実践手順、サンプルまで徹底解説！

従業員を雇用する上で、労働者名簿は法律で作成・保管が義務付けられている重要な書類です。正確な情報を管理することは、労務管理の基本であり、トラブル防止にも繋がります。

「労働者名簿、作らなきゃいけないのはわかるけど、何を書けばいいかわからない…」「エクセルで作るのが面倒…」そんな風に思っていませんか？

この記事では、初めて労働者名簿を作成する方でも、簡単に理解できるように、労働者名簿テンプレートの作り方を徹底解説します。必要な要素からデザインのポイント、実践的な手順、注意点まで、わかりやすく丁寧に解説しますので、ぜひ最後まで読んで、自社に合った労働者名簿を作成してください。

1. 労働者名簿とは？なぜ必要なの？

労働者名簿とは、会社が雇用している従業員に関する情報を記録した名簿のことです。労働基準法によって、事業主には労働者名簿の作成・保管が義務付けられています。

なぜ労働者名簿が必要なのでしょうか？

労務管理の基礎となる情報源： 労働時間、賃金、社会保険加入状況など、従業員の労務管理に必要な情報を一元的に管理できます。
法令遵守： 労働基準法などの労働関連法規を遵守するために、正確な労働者情報を記録する必要があります。
トラブル防止： 従業員との間で労働条件や雇用関係に関するトラブルが発生した場合、労働者名簿が証拠書類として役立ちます。
行政機関への報告： 労働基準監督署などの行政機関から提出を求められた場合、速やかに提出する必要があります。

2. 労働者名簿テンプレートの作り方：必要な要素とデザイン

労働者名簿を作成するにあたって、まず必要な要素を整理しましょう。

2.1 労働者名簿に必要な要素一覧

労働基準法によって、労働者名簿に記載すべき項目は以下の通り定められています。

氏名
生年月日
性別
住所
履歴
- 採用年月日
- 退職年月日（退職者のみ）
- 死亡年月日（死亡退職者のみ）
- 解雇年月日（解雇退職者のみ）とその理由
従事する業務の種類
雇用保険被保険者番号
社会保険被保険者番号

これらに加えて、会社によっては、以下の項目を記載することも有効です。

電話番号
緊急連絡先
最終学歴
資格・免許
扶養家族の有無
備考（特記事項など）

2.2 デザインのポイント

労働者名簿は、見やすく、管理しやすいデザインにすることが重要です。

シンプルなレイアウト： 項目を整理し、一目で情報がわかるようにしましょう。
フォント： 見やすいフォント（ゴシック体や明朝体など）を使用しましょう。
罫線： 罫線を使って、項目を区切り、見やすくしましょう。
余白： 適度な余白を設けることで、視認性が向上します。
色使い： 必要に応じて、色分けすることで、情報を整理しやすくなります（ただし、色数を増やしすぎないように注意）。

3. 労働者名簿テンプレートの書き方の流れ

労働者名簿を作成する際、以下の流れで進めるとスムーズです。

テンプレートの準備： エクセルやスプレッドシートなどで、上記の必要な要素を盛り込んだテンプレートを作成します（サンプルテンプレートを参考にしてください）。
情報の収集： 従業員から必要な情報を収集します（入社時に提出してもらうことが多いです）。
情報の入力： 収集した情報をテンプレートに入力します。
定期的な更新： 従業員の住所変更、退職などの情報に変更があった場合は、速やかに更新します。

4. 労働者名簿を使う場面

労働者名簿は、様々な場面で活用されます。

労務管理： 労働時間、賃金計算、社会保険手続きなど
人事管理： 人事評価、昇進・昇給、異動など
行政機関への報告： 労働基準監督署への報告、社会保険事務所への手続きなど
従業員とのコミュニケーション： 従業員の情報確認、緊急連絡など

5. 労働者名簿作成時の注意点

労働者名簿を作成・管理する上で、以下の点に注意しましょう。

正確な情報： 誤った情報を記載しないように、従業員から提出された書類と照らし合わせながら、正確に入力しましょう。
個人情報保護： 労働者名簿は個人情報が含まれているため、厳重に管理し、漏洩や不正利用を防ぎましょう。
保管期間： 労働基準法では、労働者名簿を従業員の退職後3年間保管することが義務付けられています。
電子データ化： 紙媒体で保管する場合は、紛失や破損のリスクがあるため、電子データ化しておくことをおすすめします。

6. 実践的な手順：エクセルで労働者名簿を作成してみよう！

ここでは、エクセルを使って、実際に労働者名簿を作成する手順をステップ形式で解説します。

ステップ1：エクセルを起動し、新規シートを開く

ステップ2：必要な項目を入力する

以下の項目をA列から順番に入力します。

氏名
生年月日
性別
住所
採用年月日
退職年月日
従事する業務の種類
雇用保険被保険者番号
社会保険被保険者番号
電話番号
緊急連絡先
備考

ステップ3：書式設定を行う

フォントの種類、サイズを変更する
罫線を引く
必要に応じて、列幅を調整する

ステップ4：従業員の情報を入力する

各従業員の情報を、対応する項目に入力します。

ステップ5：ファイルを保存する

ファイル名をつけて保存します。

7. サンプルテンプレート

以下に、労働者名簿のサンプルテンプレートを掲載します。

■ サンプルテンプレート（労働者名簿テンプレートの例）

【タイトル】労働者名簿テンプレート

【項目1】氏名：○○○○

【項目2】生年月日：○○○○

【項目3】住所：○○○○

【項目4】採用年月日：○○○○

【項目5】退職年月日：○○○○

【備考】退職理由、その他特記事項があれば記載

※ このテンプレートは、あくまで一例です。必要に応じて項目を追加したり、修正したりしてください。

まとめ

労働者名簿は、労務管理の基礎となる重要な書類です。この記事を参考に、自社に合った労働者名簿を作成し、適切に管理することで、法令遵守、トラブル防止、効率的な労務管理に繋げてください。

テンプレート作成に不安がある場合は、市販のテンプレートや、労務管理システムの利用も検討してみましょう。