労働者名簿テンプレート無料！誰でも簡単作成＆管理術
「労働者名簿ってどうやって作るの？」「無料で使えるテンプレートはないの？」
従業員を雇用する上で必須となる労働者名簿。けれど、初めて作成する方にとっては、何を書けばいいのか、どんなフォーマットが良いのか悩ましいですよね。
この記事では、労働者名簿の重要性から、自分で簡単に作成できるテンプレートの作り方、さらに無料で使えるサンプルテンプレートまで、わかりやすく解説します！
なぜ労働者名簿が必要なの？法律上の義務と役割
労働者名簿は、労働基準法によって、すべての事業主に作成と保管が義務付けられています（労働基準法第107条）。違反した場合、30万円以下の罰金が科せられることも。
労働者名簿は、単に法律で定められているだけでなく、従業員の雇用状況を把握し、適切な労務管理を行う上でも非常に重要な役割を果たします。
- 労務管理の基礎データ: 従業員の基本情報（氏名、住所、連絡先など）を正確に把握することで、給与計算、社会保険手続き、年末調整などをスムーズに行えます。
- 緊急時の連絡先: 災害時や緊急時など、従業員本人や家族と連絡を取る必要がある場合に役立ちます。
- 退職後の管理: 退職した従業員の離職票発行や、社会保険の手続きなど、退職後の管理にも必要となります。
労働者名簿テンプレートの作り方：自分で作成するメリット
無料のテンプレートを探すのも良いですが、自社に必要な項目を盛り込んだオリジナルのテンプレートを作成することで、より使い勝手の良い名簿を作ることができます。
必要な要素の一覧
労働者名簿に記載すべき必須項目は以下の通りです。
- 氏名
- 生年月日
- 性別
- 住所
- 雇用年月日
- 従事する業務の種類
- 退職年月日（退職した場合）
- 死亡年月日（死亡した場合）
これらの項目に加えて、必要に応じて以下の項目を追加すると便利です。
- 電話番号
- メールアドレス
- 最終学歴
- 配偶者の有無
- 扶養家族の人数
- 緊急連絡先
- 社会保険加入状況
- 雇用保険加入状況
- 源泉徴収区分
- 備考欄（特記事項など）
デザインのポイント
- 見やすさ: シンプルでわかりやすいデザインを心がけましょう。フォントサイズや行間を調整して、読みやすくすることも重要です。
- 入力しやすさ: 項目ごとに十分なスペースを確保し、手書きでもパソコン入力でも使いやすいように工夫しましょう。
- 統一感: 書体や色使いを統一し、全体的にまとまりのあるデザインにしましょう。
書き方の流れ
- フォーマットの決定: Excelやスプレッドシートなど、使い慣れたソフトでフォーマットを作成します。
- 項目の配置: 必要な項目を配置し、入力スペースを確保します。
- 見出しの作成: 各項目の見出しをわかりやすく記載します。
- 装飾: 必要に応じて罫線や色を加えて、見やすくデザインします。
- 入力: 従業員の情報を正確に入力します。
- 保管: 作成した労働者名簿は、退職後3年間保管する必要があります。
使う場面
- 従業員の入社時: 新規採用した従業員の情報を登録します。
- 従業員の異動時: 部署異動や昇進などの際に、情報を更新します。
- 従業員の退職時: 退職年月日などを記載し、保管します。
- 労務管理: 給与計算、社会保険手続き、年末調整などの際に参照します。
- 監査対応: 労働基準監督署の監査時などに提出を求められることがあります。
注意点
- 個人情報の保護: 労働者名簿は、従業員の個人情報が記載された重要な書類です。厳重に管理し、情報漏洩のないように注意しましょう。
- 最新情報の維持: 従業員の住所や連絡先など、情報に変更があった場合は、速やかに更新しましょう。
- 保管義務: 労働者名簿は、退職後3年間保管する義務があります。紛失しないように適切に保管しましょう。
実践的な手順：ステップ形式で解説
ここでは、Excelを使った労働者名簿テンプレートの作り方をステップ形式で解説します。
ステップ1：Excelを起動し、新規ファイルを開く
ステップ2：必要な項目をセルに入力する
A1セルに「氏名」、B1セルに「生年月日」、C1セルに「住所」…というように、必要な項目を順番に入力していきます。
ステップ3：列幅や行高を調整する
入力した項目に合わせて、列幅や行高を調整し、見やすいように整えます。
ステップ4：罫線を引く
セル全体に罫線を引くことで、より見やすくなります。
ステップ5：入力規則を設定する（任意）
性別や雇用形態など、選択肢が限られている項目には、入力規則を設定すると便利です。
ステップ6：ファイルを保存する
作成したファイルを、わかりやすい名前で保存します。
サンプルテンプレート：すぐに使える！
■ サンプルテンプレート（労働 者 名簿 テンプレート 無料 の例）
【タイトル】 労働 者 名簿 テンプレート 無料
【項目1】 氏名
【項目2】 生年月日
【項目3】 住所
【項目4】 電話番号
【項目5】 雇用年月日
【備考】 必要に応じて、社会保険加入状況や緊急連絡先などを追加してください。
まとめ
労働者名簿は、企業の労務管理において不可欠なツールです。この記事を参考に、ぜひ自社に合ったオリジナルの労働者名簿を作成し、従業員の情報を適切に管理してください。無料テンプレートを活用するのも良いでしょう。労務管理を効率化し、より良い職場環境づくりに役立ててくださいね！
