内定通知書テンプレート無料！人事担当者必見！誰でも簡単に作れる作成ガイド
「採用活動、お疲れ様です！」…と言いたいところですが、挨拶は不要でしたね（笑）。本記事では、人事担当者の方々が頭を悩ませがちな内定通知書を、無料で簡単に作成できるテンプレートと、その作り方を徹底解説します！
1. なぜ内定通知書が必要なの？テンプレートを使うメリット
内定通知書は、企業が採用選考の結果を応募者に正式に通知する重要な書類です。単なる「合格通知」ではなく、法的拘束力を持つ場合もあるため、記載内容には注意が必要です。
- 応募者への安心感: 内定を正式に通知することで、応募者は安心して入社準備を進めることができます。
- 企業の信頼性向上: 正式な書類を送付することで、企業としての信頼性を高めることができます。
- 法的リスクの軽減: 労働条件などを明確に記載することで、後々のトラブルを未然に防ぐことができます。
テンプレートを使用することで、これらのメリットを享受しつつ、時間と労力を大幅に削減できます。
2. 内定通知書テンプレート作成ガイド：必要な要素とデザインのポイント
内定通知書テンプレートを作成するにあたって、必ず含めるべき要素と、見やすく、応募者に好印象を与えるデザインのポイントを解説します。
2.1. 必須要素一覧：抜け漏れなく記載しよう！
- 宛名: 応募者の氏名を記載します。
- 件名: 「内定通知書」であることが明確にわかるように記載します。
- 本文:
- 採用選考の結果、内定を決定した旨を記載します。
- 入社予定日を明記します。
- 配属先（決定している場合）を記載します。
- 署名・会社名・代表者名を記載します。
- 同封書類:
- 入社承諾書
- その他、入社に必要な書類（誓約書、身上調書など）
- 連絡先: 問い合わせに対応できる担当者の部署名、氏名、電話番号、メールアドレスを記載します。
- 労働条件: (詳細は別途記載、もしくは同封書類に記載)
- 給与
- 勤務時間
- 休日
- 社会保険
- その他福利厚生
2.2. デザインのポイント：企業のイメージを伝えよう！
- シンプルなデザイン: 見やすさを重視し、フォントや色数を絞りましょう。
- 企業ロゴの配置: 企業のロゴを配置することで、公式文書としての信頼性を高めます。
- 余白の確保: 文字が詰まりすぎないように、適切な余白を設けることで、読みやすさを向上させます。
- 統一感のあるフォント: 明朝体やゴシック体など、企業のイメージに合ったフォントを選び、統一しましょう。
3. 内定通知書テンプレート作成の流れ：ステップ形式で解説
テンプレート作成の流れを、具体的なステップ形式で解説します。
ステップ1：記載項目の洗い出し
上記「2.1. 必須要素一覧」を参考に、自社に必要な項目を洗い出します。
ステップ2：テンプレートの作成
WordやExcelなどの文書作成ソフトを使用し、洗い出した項目を基にテンプレートを作成します。
ステップ3：デザインの調整
「2.2. デザインのポイント」を参考に、テンプレートのデザインを調整します。
ステップ4：テスト印刷
作成したテンプレートをテスト印刷し、レイアウトや文字の大きさなどを確認します。
ステップ5：保存
作成したテンプレートを、編集可能な形式（Wordなど）で保存します。
4. 内定通知書テンプレートを使う場面と注意点
内定通知書テンプレートは、採用選考の結果を応募者に通知する際に使用します。内定通知書を送付するタイミングは、内定決定後速やかに（通常1週間以内）送付するのが望ましいです。
注意点：
- 労働条件の明示: 労働条件は、後々のトラブルを避けるためにも、詳細かつ正確に記載する必要があります。
- 誤字脱字のチェック: 誤字脱字は、企業の信頼を損なう可能性があるため、必ず複数人でチェックを行いましょう。
- 法改正への対応: 労働関連法規は改正されることがあるため、定期的にテンプレートの内容を見直しましょう。
- 応募者への配慮: 応募者の心情に配慮し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
5. サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（内定 通知 書 テンプレート 無料 の例）
【タイトル】 内定通知書
【項目1】 ○○株式会社 △△様
【項目2】 拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 さて、この度は弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。 厳正なる選考の結果、貴殿を内定者として採用することに決定いたしましたので、ここにご通知申し上げます。
【項目3】 入社予定日：〇〇年〇〇月〇〇日 配属予定部署：〇〇部
【項目4】 つきましては、同封の「入社承諾書」にご署名・ご捺印の上、〇〇年〇〇月〇〇日までに弊社までご返送ください。 その他、入社に際して必要な書類につきましては、別途ご案内いたします。
【項目5】 ご不明な点がございましたら、下記担当までお気軽にお問い合わせください。
担当：〇〇部 □□ 電話番号：000-000-0000 メールアドレス：xxxx@xxxx.co.jp
【項目6】 貴殿の今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
敬具
〇〇株式会社 代表取締役 〇〇
【備考】 ※ 本テンプレートはあくまでサンプルです。貴社の状況に合わせて内容を修正してください。 ※ 労働条件の詳細については、同封の「労働条件通知書」をご確認ください。
まとめ
この記事を参考に、自社に合った内定通知書テンプレートを作成し、スムーズな採用活動を進めてください。内定者の方々にとっても、企業にとっても、良いスタートを切れることを願っています！
