内定通知書テンプレート中途

中途採用向け内定通知書テンプレート作成ガイド：好印象を与える書き方とサンプル付き

中途採用の内定通知書は、企業と内定者の関係を良好に保つための重要なツールです。入社への期待感を高め、スムーズな入社手続きへと繋げるためにも、丁寧かつ明確な内容を心がけましょう。この記事では、採用担当者様がすぐに使える内定通知書テンプレートの作り方を、必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点など、詳しく解説します。

なぜ内定通知書が重要なのか？

内定通知書は、企業が内定者に対して正式に採用を約束する書類です。単なるお知らせではなく、以下の役割を果たします。

安心感の提供： 内定者は、正式な書面を受け取ることで、入社への不安を解消し、安心感を得られます。
企業イメージの向上： 丁寧な内定通知書は、企業への好印象を与え、入社意欲を高めます。
入社手続きの円滑化： 必要な情報を明確に記載することで、入社手続きをスムーズに進められます。
法的根拠の明確化： 労働条件などを明記することで、後々のトラブルを防止します。

内定通知書テンプレート作成に必要な要素

内定通知書には、以下の要素を必ず含めるようにしましょう。

宛名： 内定者の氏名を正確に記載します。
採用通知： 内定を通知する旨を明確に記載します。
入社日： 入社予定日を明記します。
配属先： 配属予定の部署名を記載します。
職務内容： 職務内容の概要を記載します。
給与： 給与額（基本給、手当など）を明記します。
勤務時間： 勤務時間、休憩時間などを記載します。
休日： 休日、休暇などを記載します。
就業場所： 就業場所を記載します。
提出書類： 入社までに提出が必要な書類をリストアップします。
連絡先： 問い合わせ先となる部署名、担当者名、電話番号、メールアドレスなどを記載します。
会社の情報： 会社名、住所、代表者名を記載します。
発行日： 発行日を記載します。
内定承諾期限： 内定承諾の回答期限を明記します。

デザインのポイント：シンプルで見やすいフォーマットを

内定通知書は、内容が明確に伝わるように、シンプルで見やすいデザインを心がけましょう。

フォント： 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
文字サイズ： 適切な文字サイズ（10.5pt～12pt程度）を設定しましょう。
余白： 十分な余白を設け、見やすくレイアウトしましょう。
色：基本的に黒色を使用し、必要に応じてコーポレートカラーなどを取り入れましょう。

書き方の流れ：丁寧な言葉遣いを心がけて

内定通知書は、企業を代表する書類です。丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に好印象を与えましょう。

宛名の記載： 敬称を忘れずに記載します。（例：〇〇様）
採用通知： 丁寧な言葉遣いで内定を通知します。（例：この度は、弊社の採用にご応募いただき、誠にありがとうございます。厳正なる選考の結果、貴殿を内定者として採用させていただくことになりました。）
詳細情報の記載： 上記の必須要素を漏れなく記載します。
入社への期待： 入社への期待を伝える一文を加えます。（例：貴殿の入社を心よりお待ちしております。）
締めの言葉： 感謝の気持ちを込めて締めくくります。（例：今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。）

使う場面：内定決定後、速やかに送付

内定通知書は、内定決定後、速やかに送付することが重要です。郵送またはメールで送付するのが一般的です。郵送の場合は、A4サイズの封筒に三つ折りで封入し、配達記録が残る書留で送るのがおすすめです。メールの場合は、PDF形式で添付し、パスワードを設定してセキュリティを確保しましょう。

注意点：法的側面も考慮して

内定通知書は、法的拘束力を持つ書類です。記載内容に誤りがないか、事前に弁護士や社会保険労務士に確認することをおすすめします。また、労働条件は、労働基準法などの法律に違反しない範囲で定める必要があります。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成

以下の手順で、内定通知書テンプレートを作成してみましょう。

ステップ1：Wordなどの文書作成ソフトを起動する

ステップ2：必要な項目をリストアップする

上記の必須要素を参考に、自社に必要な項目をリストアップします。

ステップ3：テンプレートを作成する

リストアップした項目を基に、Wordなどの文書作成ソフトでテンプレートを作成します。

ステップ4：デザインを整える

フォント、文字サイズ、余白などを調整し、見やすいデザインに整えます。

ステップ5：例文を挿入する

各項目に例文を挿入し、内容を確認します。

ステップ6：テスト印刷を行う

テスト印刷を行い、レイアウトや文字の大きさを確認します。

ステップ7：完成したテンプレートを保存する

完成したテンプレートをWord形式またはPDF形式で保存します。

サンプルテンプレート（内定通知書テンプレート中途の例）

■ サンプルテンプレート（内定通知書テンプレート中途の例）

【タイトル】 内定通知書

【宛名】 〇〇〇〇様

【採用通知】 この度は、弊社の採用にご応募いただき、誠にありがとうございます。厳正なる選考の結果、貴殿を内定者として採用させていただくことになりました。

【入社日】 2024年〇月〇日

【配属先】 〇〇部

【職務内容】 〇〇業務

【給与】 月額〇〇万円（基本給〇〇万円、手当〇〇万円）

【勤務時間】 午前9時00分～午後6時00分（休憩時間：1時間）

【休日】 土曜日、日曜日、祝日、夏季休暇、年末年始休暇

【就業場所】 〇〇県〇〇市〇〇

【提出書類】

卒業証明書
職務経歴書
健康診断書
身元保証書

【連絡先】 〇〇部採用担当〇〇電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp

【会社情報】 〇〇株式会社〇〇県〇〇市〇〇代表取締役〇〇〇〇

【発行日】 2024年〇月〇日

【内定承諾期限】 2024年〇月〇日

【備考】

内定承諾書を同封しておりますので、ご署名・ご捺印の上、期日までにご返送ください。
ご不明な点がございましたら、上記連絡先までお気軽にお問い合わせください。
貴殿の入社を心よりお待ちしております。

今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

【備考】 このテンプレートはあくまで一例です。貴社の状況に合わせて適宜修正してください。労働条件については、労働基準法などの法律を遵守してください。

まとめ：丁寧な内定通知書で、優秀な人材を確保しましょう

内定通知書は、企業と内定者を繋ぐ大切な架け橋です。丁寧な内容と見やすいデザインを心がけ、内定者の入社意欲を高め、優秀な人材を確保しましょう。この記事を参考に、ぜひ貴社オリジナルの内定通知書テンプレートを作成してみてください。