内定通知書テンプレート（Word版）：採用担当者が知っておくべき作成方法と例文
内定通知書は、企業が採用を決定した人材に対して発行する正式な書類です。採用活動の締めくくりとして、企業イメージを印象付ける重要な役割を担います。そこで今回は、Wordで作成できる内定通知書のテンプレート作成方法を、必要な要素からデザインのポイント、実際の書き方まで詳しく解説します。採用担当者の方はぜひ参考にしてください。
なぜ内定通知書が必要なのか？
内定通知書は、企業と内定者双方にとって重要な意味を持ちます。
- 企業側: 正式な採用意思を伝え、入社への期待を高める
- 内定者側: 入社への安心感を得て、入社準備を進めることができる
また、万が一のトラブルを避けるためにも、内定条件などを明確に記載しておくことが重要です。
内定通知書テンプレート作成：必要な要素一覧
内定通知書には、法律で定められた必須項目はありませんが、一般的に以下の要素が含まれます。
- 宛名: 内定者の氏名
- 内定通知の文言: 内定を通知する旨を明記
- 入社日: 入社予定日
- 配属先: 配属予定の部署名
- 職種: 採用された職種名
- 給与: 基本給、手当など
- 勤務地: 勤務地住所
- 就業時間: 始業・終業時間
- 休日: 休日・休暇に関する規定
- 署名: 企業名、代表者名、役職
- 通知日: 内定通知書の発行日
- 連絡先: 問い合わせ先
内定通知書のデザイン：シンプルで見やすいレイアウトを
内定通知書は、企業イメージを反映するものでもあります。しかし、過度な装飾は避け、シンプルで見やすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを使用
- 色: 白を基調とし、企業のコーポレートカラーをワンポイントで使用
- レイアウト: 項目ごとに見出しをつけ、整理されたレイアウトにする
内定通知書の書き方：丁寧で正確な文章を心がける
内定通知書は、企業を代表する書類です。丁寧で正確な文章を心がけ、誤字脱字がないように十分に注意しましょう。
- 言葉遣い: 丁寧な言葉遣いを心がける
- 誤字脱字: 誤字脱字がないか、何度も確認する
- 数字: 金額や日付など、数字の記載ミスに注意する
内定通知書を使う場面
内定通知書は、主に以下の場面で使用されます。
- 採用選考の結果通知: 採用選考を通過した応募者に対して、内定を通知する際に使用
- 入社準備: 内定者に、入社準備に必要な情報を提供する際に使用
- 法的な証拠: 内定に関する契約内容を証明する、法的な証拠として使用
内定通知書作成の注意点
内定通知書を作成する際には、以下の点に注意が必要です。
- 内定取り消し: 内定を取り消すことができる条件を明記する
- 労働条件: 労働条件を明確に記載する
- 個人情報保護: 個人情報保護法を遵守する
【実践】Wordで内定通知書テンプレートを作成する手順
- Wordを起動し、新規ドキュメントを作成します。
- ページ設定で、余白やサイズを調整します。 (A4サイズ、余白は上下左右20mm程度が一般的です。)
- ヘッダーに会社名、ロゴなどを挿入します。
- 本文に、必要な要素を記載します。 (上記「必要な要素一覧」参照)
- フォントや色、レイアウトを調整し、デザインを整えます。
- 誤字脱字がないか確認し、完成です。
- 完成したテンプレートをWord形式で保存します。
サンプルテンプレート（内定通知書テンプレートWordの例）
■ サンプルテンプレート（内定 通知 書 テンプレート word の例）
【タイトル】 内定通知書
【宛名】 ○○ ○○様
【本文】 この度は、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。 厳正なる選考の結果、貴殿を下記の内容で採用することに決定いたしましたので、ご連絡申し上げます。
【入社日】 2024年○月○日
【配属先】 ○○部
【職種】 ○○職
【給与】 基本給：月額○○万円 諸手当：通勤手当、住宅手当（当社規定による）
【勤務地】 東京都○○区○○
【就業時間】 午前9時00分～午後6時00分（休憩時間1時間）
【休日】 土曜日、日曜日、祝日、夏季休暇、年末年始休暇（当社規定による）
【その他】 入社にあたり、別途ご案内いたします。
【内定取消事由】 正当な理由なく入社日までに当社が指定する書類を提出しない場合、または経歴詐称が判明した場合、内定を取り消すことがあります。
【連絡先】 株式会社○○ 人事部 電話番号：03-○○○○-○○○○
【署名】 株式会社○○ 代表取締役社長 ○○ ○○
【通知日】 2024年○月○日
【備考】 上記内容にご同意いただける場合は、同封の承諾書にご署名ご捺印の上、○月○日までにご返送ください。ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
※ このテンプレートはあくまで一例です。貴社の状況に合わせて適宜修正してください。特に、給与や福利厚生、就業規則などは、詳細を必ず明記するようにしましょう。
まとめ
内定通知書は、企業と内定者を繋ぐ大切な架け橋です。今回ご紹介したテンプレート作成方法を参考に、丁寧で心のこもった内定通知書を作成し、優秀な人材の獲得につなげてください。
