内定辞退届テンプレート

内定辞退届テンプレート：スムーズな辞退のための完全ガイド【雛形・書き方・注意点】

内定をいただいたものの、どうしても辞退しなければならない時ってありますよね。そんな時、失礼なく、かつスムーズに辞退の意思を伝えるために必要なのが「内定辞退届」です。

「内定辞退届って難しそう…」「何を書けばいいのかわからない…」

そんな不安を解消するために、この記事では内定辞退届のテンプレートの作り方を徹底解説します！必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、注意点まで、わかりやすくステップ形式でご紹介。この記事を読めば、自信を持って内定辞退届を作成し、企業に提出することができます。

1. なぜ内定辞退届が必要なの？

内定辞退を口頭やメールだけで済ませてしまう方もいるかもしれませんが、内定辞退届を提出することで、以下のメリットがあります。

企業の担当者に誠意が伝わる: 丁寧な書面で辞退の意思を伝えることで、企業の採用担当者への礼儀を示すことができます。
手続きがスムーズに進む: 企業側は正式な書面を受け取ることで、辞退の手続きを円滑に進めることができます。
後々のトラブルを避ける: 口頭やメールだけでは、言った言わないの問題が発生する可能性も。書面で残すことで、後々のトラブルを未然に防ぐことができます。

2. 内定辞退届テンプレートの作り方

内定辞退届は、失礼なく、かつ明確に辞退の意思を伝えるための重要な書類です。ここでは、自分でテンプレートを作成するための具体的な手順とポイントを解説します。

2.1 必要な要素の一覧

内定辞退届に必ず含めるべき要素は以下の通りです。

日付: 提出日を記載します。
宛名: 企業の正式名称と採用担当者の役職・氏名を記載します。（例：〇〇株式会社　人事部　〇〇様）担当者の名前が不明な場合は「採用ご担当者様」と記載します。
自分の情報: 氏名、住所、電話番号、大学名（学部・学科名）を記載します。
件名: 「内定辞退のご連絡」と記載します。
本文: 内定をいただいたことへの感謝、辞退の意思とその理由、お詫びの言葉を記載します。
署名: 自分の名前を自筆で署名・捺印します。

2.2 デザインのポイント

シンプルな構成: 余計な装飾は避け、白地の用紙に黒色のインクで印刷しましょう。
読みやすいフォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを使用しましょう。
丁寧な文字: 手書きの場合は、丁寧に楷書で書きましょう。

2.3 書き方の流れ

感謝の気持ちを伝える: まずは内定をいただいたことへの感謝の気持ちを述べましょう。
辞退の意思を明確に伝える: 辞退の意思を明確に伝えましょう。曖昧な表現は避け、「内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」のように、はっきりと伝えましょう。
辞退の理由を述べる: 辞退の理由を具体的に述べましょう。正直に伝えることが大切ですが、企業の批判や不満は避け、前向きな理由を伝えるように心がけましょう。（例：他に志望度の高い企業から内定をいただいたため、自分のキャリアプランを熟考した結果、別の道に進むことを決意いたしました。）
お詫びの言葉を述べる: 企業側の期待を裏切る形になってしまったことへのお詫びの気持ちを述べましょう。
結びの言葉: 今後の発展を祈る言葉などを添えましょう。（例：貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。）

2.4 使う場面

内定辞退の意思が固まったら、できるだけ早く企業に連絡することが重要です。内定承諾書を提出している場合は、期日までに辞退届を提出するようにしましょう。

2.5 注意点

誤字脱字に注意: 提出前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
丁寧な言葉遣い: 企業の採用担当者に対して失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
早めの連絡: 辞退の意思が固まったら、できるだけ早く企業に連絡しましょう。
メールと郵送: まずは電話やメールで連絡し、その後、正式な書類として内定辞退届を郵送するのが一般的です。企業の指示に従いましょう。

3. 実践的な手順（ステップ形式）

ステップ1： パソコンでワープロソフト（Wordなど）を開くか、手書き用の用紙を用意します。

ステップ2： 必要な要素（日付、宛名、自分の情報、件名、本文、署名）を記載する場所を決めます。

ステップ3： 各項目に必要事項を入力または記入します。

ステップ4： テンプレートが完成したら、誤字脱字がないか、内容に不備がないかを確認します。

ステップ5： 印刷または手書きで清書し、署名・捺印をして完成です。

ステップ6： 完成した内定辞退届を企業に郵送または持参します。

4. サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（内定辞退届テンプレートの例）

【タイトル】内定辞退届

【日付】令和6年5月15日

【宛名】〇〇株式会社人事部　〇〇様

【自分の情報】氏名：〇〇　〇〇住所：〇〇県〇〇市〇〇町〇〇電話番号：090-〇〇〇〇-〇〇〇〇大学名：〇〇大学　〇〇学部　〇〇学科

【件名】内定辞退のご連絡

【本文】拝啓時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、この度は、内定をいただき、誠にありがとうございました。身に余る光栄に存じ、深く感謝申し上げます。

つきましては、誠に恐縮ではございますが、熟慮の結果、貴社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

理由といたしましては、他に志望度の高い企業から内定をいただき、自分のキャリアプランを熟考した結果、別の道に進むことを決意いたしました。

貴社には多大なご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。今回の内定辞退により、貴社のご採用計画に支障をきたすこととなり、大変申し訳ございません。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

敬具

【署名】〇〇　〇〇　印

【備考】・日付は提出日を記載してください。・宛名は企業の正式名称と採用担当者の役職・氏名を記載してください。・辞退の理由は具体的に記載してください。（例：他に志望度の高い企業から内定をいただいたため、自分のキャリアプランを熟考した結果、別の道に進むことを決意いたしました。）・電話やメールで事前に連絡を入れることを推奨します。

まとめ

内定辞退は、企業にとっても、就活生にとっても、できれば避けたい事態です。しかし、やむを得ない事情で辞退しなければならない場合は、この記事でご紹介したテンプレートを参考に、誠意をもって対応しましょう。スムーズな辞退は、今後の社会人生活においても良い印象を残すことに繋がります。