fax 発注書テンプレート

はい、承知いたしました。fax発注書テンプレートの作り方について、長文の検索向け記事を作成します。

FAX発注書テンプレートの作り方：必要な要素からデザイン、書き方まで徹底解説！

FAXで発注書を送る機会は、まだ意外と多いもの。でも、毎回手書きで書くのは大変だし、時間がかかりますよね。そこで役立つのがFAX発注書テンプレートです。今回は、誰でも簡単に作れるFAX発注書テンプレートの作り方を徹底解説します。必要な要素からデザイン、書き方の流れ、使う場面、注意点まで、この記事を読めば完璧です！

FAX発注書テンプレートを作るメリット

FAX発注書テンプレートを使うことには、たくさんのメリットがあります。

時間短縮: 毎回同じ内容を書き写す手間が省けます。
ミスの削減: テンプレートを使うことで、書き間違いや記入漏れを減らせます。
見た目の統一: 企業としての信頼感を高め、相手に好印象を与えられます。
情報共有の容易化: 社内で共有することで、発注業務の標準化につながります。

FAX発注書テンプレートに必要な要素

まずは、FAX発注書テンプレートに必ず入れておきたい要素を確認しましょう。

発注日: 発注した日付を記入します。
発注番号: 発注書を管理するための番号を記入します。自社のルールに基づいて連番などを振ると便利です。
発注者情報: 会社名、部署名、担当者名、連絡先（電話番号、FAX番号）を記入します。
納入先情報: 会社名、部署名、担当者名、住所、連絡先（電話番号）を記入します。
件名: 発注内容を簡潔に記載します。（例：〇〇商品発注書）
商品情報: 商品名、型番、数量、単価、金額を記入します。
合計金額: 発注する商品の合計金額を記入します。
納期: 希望する納期を具体的に記入します。
備考: 特記事項や注意点があれば記入します。
会社印: 会社の印鑑を押印します。

FAX発注書テンプレートのデザインのポイント

デザインは、見やすさ、わかりやすさを重視しましょう。

シンプルなレイアウト: 情報が整理されていて、一目で必要な情報が見つけられるようにしましょう。
フォント: 見やすいフォント（ゴシック体、明朝体など）を選びましょう。
罫線: 罫線を使って項目を区切ることで、視認性が向上します。
ロゴ: 会社のロゴを入れることで、企業イメージをアピールできます。
色使い: 基本的には白黒印刷なので、色使いは控えめに。もし色を使う場合は、淡い色を使用しましょう。

FAX発注書テンプレートの書き方の流れ

テンプレートに沿って、以下の流れで記入していきましょう。

発注日、発注番号を記入する
発注者情報、納入先情報を記入する
件名を記入する
商品情報を記入する
合計金額を計算して記入する
納期を記入する
備考欄に特記事項があれば記入する
会社印を押印する

FAX発注書テンプレートを使う場面

FAX発注書テンプレートは、以下のような場面で活躍します。

取引先への商品発注
部品や資材の発注
社内備品の発注

FAX発注書テンプレートの注意点

FAX発注書テンプレートを使う際には、以下の点に注意しましょう。

最新の情報を記載する: テンプレートに古い情報が残っていないか確認しましょう。
誤字脱字に注意する: 誤字脱字があると、相手に誤解を与えてしまう可能性があります。
FAX番号を間違えない: 間違ったFAX番号に送ってしまうと、情報漏洩につながる可能性があります。
送信前にプレビューする: 印刷前にプレビューで確認し、レイアウトが崩れていないか確認しましょう。

実践的な手順：FAX発注書テンプレートを作成してみよう！

ここでは、Microsoft Wordを使って、実際にFAX発注書テンプレートを作成する手順を解説します。

ステップ1：Wordを起動し、新規文書を作成する

Wordを起動し、「白紙の文書」を選択して新規文書を作成します。

ステップ2：用紙サイズを設定する

「レイアウト」タブの「サイズ」から「A4」を選択します。

ステップ3：ヘッダーとフッターを設定する

「挿入」タブの「ヘッダー」または「フッター」から、会社のロゴや連絡先などを記載します。

ステップ4：表を作成する

「挿入」タブの「表」から、必要な項目数と行数に合わせて表を作成します。

ステップ5：項目名を入力する

作成した表に、必要な項目名（発注日、発注番号、発注者情報、納入先情報、商品情報、合計金額、納期、備考など）を入力します。

ステップ6：フォントや罫線を調整する

フォントの種類やサイズ、罫線の種類や太さなどを調整して、見やすいようにデザインします。

ステップ7：テンプレートとして保存する

「ファイル」タブの「名前を付けて保存」から、ファイルの種類を「Wordテンプレート（*.dotx）」にして保存します。

これで、オリジナルのFAX発注書テンプレートが完成しました！

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（FAX発注書テンプレートの例）

【タイトル】 FAX発注書

【発注日】 2023年12月26日

【発注番号】 00001

【発注者情報】会社名：〇〇株式会社部署名：営業部担当者名：山田太郎電話番号：03-1234-5678 FAX番号：03-9876-5432

【納入先情報】会社名：△△株式会社部署名：資材部担当者名：田中花子住所：東京都〇〇区〇〇電話番号：03-1111-2222

【商品情報】

商品名	型番	数量	単価	金額
〇〇商品A	A-123	10個	1,000円	10,000円
〇〇商品B	B-456	5個	2,000円	10,000円

【合計金額】 20,000円

【納期】 2024年1月15日

【備考】〇〇商品Aの納期は、2024年1月10日以降でお願いします。

【備考】上記の納期でお願いいたします。万が一遅れる場合はご連絡ください。

まとめ

FAX発注書テンプレートを作成することで、業務効率化やミスの削減につながります。ぜひこの記事を参考に、自社に合ったオリジナルのFAX発注書テンプレートを作成してみてください。