解雇予告通知書テンプレート

解雇予告通知書テンプレートの作り方：必要な要素、デザイン、書き方、注意点まで徹底解説

解雇予告通知書…従業員にとって、そして会社にとっても非常に重要な書類です。だからこそ、ミスなく、きちんと作成する必要があります。本記事では、解雇予告通知書テンプレートの作り方を、必要な要素からデザイン、書き方の流れ、注意点まで、わかりやすく解説します。自分でテンプレートを作成し、いざという時に慌てず対応できるように準備しておきましょう。

解雇予告通知書とは？なぜテンプレートが必要なのか？

解雇予告通知書とは、会社が従業員を解雇する際に、解雇日を事前に伝えるための書類です。労働基準法では、解雇日の30日前までに予告を行う義務があります。この予告期間がない場合は、30日分以上の平均賃金を支払う必要があります（解雇予告手当）。

テンプレートがあれば、必要な項目が漏れることなく、スムーズに作成できます。法的な要件を満たし、従業員とのトラブルを避けるためにも、テンプレートの準備は重要です。

解雇予告通知書テンプレート作成に必要な要素

解雇予告通知書には、以下の要素を必ず含める必要があります。

宛名: 解雇される従業員の氏名
発信者: 会社名、代表者名、捺印
件名: 解雇予告通知書
解雇理由: 具体的に記載
解雇日: 具体的な日付を記載
解雇予告日: 具体的な日付を記載
解雇予告手当に関する記載: 支払う場合は金額と支払い方法、支払わない場合はその理由（正当な解雇理由がある場合など）
退職後の手続きに関する案内: 雇用保険、年金、健康保険などの手続きについて
連絡先: 問い合わせ先（人事担当者など）
日付: 通知書作成日

解雇予告通知書テンプレートのデザインのポイント

解雇予告通知書は、従業員にとって非常に重要な書類です。感情的な混乱を招かないよう、以下の点に注意してデザインしましょう。

シンプルで見やすいレイアウト: ゴチャゴチャしたデザインは避け、必要事項がすぐにわかるように整理しましょう。
フォント: 読みやすいフォントを選びましょう。明朝体やゴシック体が一般的です。
色: 基本的には黒色を使用します。企業ロゴなど、どうしても色を使いたい場合は、落ち着いた色合いを選びましょう。
丁寧な言葉遣い: 従業員の心情に配慮し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

解雇予告通知書の書き方の流れ

テンプレートの準備: 必要な要素が揃っているか確認します。
宛名、発信者の記入: 正確な情報を記入します。
件名の記入: 「解雇予告通知書」と明記します。
解雇理由の記載: 具体的に、客観的な事実に基づいて記載します。曖昧な表現は避けましょう。就業規則の該当箇所なども明記すると、より説得力が増します。
解雇日、解雇予告日の記載: 正確な日付を記入します。
解雇予告手当に関する記載: 支払う場合は金額と支払い方法、支払わない場合はその理由を明確に記載します。
退職後の手続きに関する案内: 必要な手続きを具体的に案内します。
連絡先の記載: 問い合わせ先を明記します。
日付の記入: 通知書作成日を記入します。
捺印: 会社印を捺印します。

解雇予告通知書を使う場面

解雇予告通知書は、従業員を解雇する際に必ず使用します。具体的には、以下のケースが考えられます。

業績不振: 従業員の能力不足により、業務を遂行できない場合。
勤務態度不良: 無断欠勤、遅刻、指示違反など、勤務態度に問題がある場合。
懲戒解雇: 重大な規律違反行為があった場合。
整理解雇: 経営状況の悪化により、人員削減が必要な場合。

解雇予告通知書の注意点

解雇理由の明確化: 解雇理由があいまいだと、後々トラブルになる可能性があります。客観的な事実に基づいて、具体的に記載しましょう。
法的手続きの遵守: 労働基準法などの関連法規を遵守し、適切な手続きを行いましょう。
従業員への配慮: 解雇は従業員にとって大きな精神的負担となります。丁寧な言葉遣いを心がけ、誠意をもって対応しましょう。
弁護士への相談: 解雇理由が複雑な場合や、法的な判断が必要な場合は、弁護士に相談することをおすすめします。

実践的な手順：解雇予告通知書テンプレート作成ステップ

以下のステップで、解雇予告通知書テンプレートを作成してみましょう。

ステップ1: ワードプロセッサ（Wordなど）を開き、新規ドキュメントを作成します。

ステップ2: 必要な要素（上記参照）をリストアップし、テンプレートに組み込みます。

ステップ3: デザインのポイント（上記参照）を参考に、レイアウトを調整します。

ステップ4: サンプルテンプレート（下記参照）を参考に、具体的な内容を記入します。

ステップ5: 完成したテンプレートを保存します。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（解雇予告通知書の例）

【タイトル】解雇予告通知書

【宛名】 ○○○○様

【発信者】株式会社△△△△ 代表取締役社長　□□□□　㊞

【件名】解雇予告通知

【本文】貴殿に対し、下記の理由により、令和○年○月○日をもって解雇することを通告いたします。

【解雇理由】貴殿は、令和○年○月○日より、度重なる無断欠勤を繰り返しており、就業規則第○条に違反する行為があったため。

【解雇日】令和○年○月○日

【解雇予告日】令和○年○月○日

【解雇予告手当について】解雇日の30日前に予告を行うことができなかったため、労働基準法第20条に基づき、30日分の平均賃金に相当する解雇予告手当○○○○円を、解雇日までに貴殿の指定口座にお支払いいたします。

【退職後の手続きについて】雇用保険、年金、健康保険などの手続きにつきましては、後日、人事部よりご案内いたします。

【連絡先】株式会社△△△△　人事部　担当：○○○○ 電話番号：03-○○○○-○○○○

【日付】令和○年○月○日

【備考】本通知書の内容についてご不明な点がございましたら、上記連絡先までお問い合わせください。

※ このテンプレートはあくまで例文です。解雇理由や解雇予告手当の有無など、状況に合わせて内容を修正してください。

まとめ

解雇予告通知書は、企業と従業員双方にとって重要な書類です。本記事で解説した要素、デザイン、書き方、注意点を参考に、自社に適したテンプレートを作成し、いざという時に備えておきましょう。法的な知識が必要な場合は、弁護士に相談することをおすすめします。