訃報 fax テンプレート社外

訃報FAXテンプレート（社外向け）：失礼なく確実に伝えるための作成ガイド

訃報の連絡は、急を要する上に、相手への配慮も欠かせない重要な伝達事項です。特に社外への連絡は、会社の代表として、失礼のないように、かつ迅速に情報を伝える必要があります。そこで今回は、社外向けの訃報FAXテンプレートの作り方を、必要な要素からデザイン、書き方の流れ、注意点まで、ステップ形式で詳しく解説します。

1. 訃報FAXテンプレートが必要な理由

FAXでの訃報連絡は、相手が確実に情報を受け取れる手段として有効です。特に、以下のような場合に役立ちます。

電話連絡が困難な場合: 担当者が不在の場合や、大人数の社員に連絡する必要がある場合など。
記録を残したい場合: 後々の確認のためにも、FAXで記録を残しておくことは重要です。
緊急性が高い場合: メールよりも早く、確実に情報を伝えられる可能性があります。

社外向けのFAXは、会社の代表として送るものですので、丁寧で正確な情報を伝えることが求められます。予めテンプレートを用意しておくことで、万が一の事態に迅速かつ適切に対応できます。

2. 訃報FAXテンプレートの作り方

社外向けの訃報FAXテンプレートを作成するにあたっては、以下の要素を盛り込むことが重要です。

2.1 必要な要素一覧

送信日: FAXを送信する日付を記載します。
送信先: 送信先の会社名、部署名、担当者名を記載します。
送信元: 送信元の会社名、部署名、担当者名、連絡先（電話番号、FAX番号）を記載します。
件名: 「訃報のご連絡」と明記します。
本文:
- 誰が亡くなったのか（故人の氏名、役職）
- いつ亡くなったのか（死亡日時）
- 葬儀・告別式の日時、場所
- 喪主の氏名
- 連絡先（問い合わせ先）
- 弔問・香典に関する情報
- 故人の略歴（必要に応じて）
- 参列辞退の案内（必要に応じて）
罫線: 各項目の区切りを明確にするために、罫線を使用します。
記: 最後に「記」と書き、箇条書きで葬儀の詳細を記載します。
以上: 最後に「以上」と記載します。

2.2 デザインのポイント

シンプルで落ち着いたデザイン: 訃報ですので、派手な装飾は避け、白黒を基調としたシンプルなデザインにします。
フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びます。
文字サイズ: 大きすぎず、小さすぎない適切なサイズにします。高齢者にも読みやすいよう、やや大きめが良いでしょう。
余白: 適度な余白を設けることで、見やすさを向上させます。
罫線: 細めの線を使用し、項目ごとに区切ることで、整理された印象を与えます。

2.3 書き方の流れ

件名: 冒頭に「訃報のご連絡」と記載します。
故人の情報: 故人の氏名、役職、死亡日時を正確に記載します。
葬儀の情報: 葬儀・告別式の日時、場所、喪主の氏名を記載します。
連絡先: 問い合わせ先となる部署名、担当者名、電話番号を記載します。
弔問・香典: 弔問や香典に関する方針を明確に伝えます。辞退する場合は、その旨を丁寧に記載します。
締めの言葉: 挨拶は不要ですが、感謝の気持ちや今後のことを述べる場合は、簡潔に記載します。

2.4 使う場面

社外向けの訃報FAXは、主に以下のような場面で使用します。

取引先: 取引先の担当者や関係者への訃報連絡。
関連会社: グループ会社や提携会社への訃報連絡。
その他関係者: 故人と関係のあった社外の関係者への訃報連絡。

2.5 注意点

正確な情報: 誤った情報を伝えないよう、正確な情報を記載することを心がけてください。
丁寧な言葉遣い: 丁寧な言葉遣いを心がけ、失礼のない文章を作成してください。
迅速な対応: できるだけ早く連絡することが重要です。
誤字脱字のチェック: 送信する前に、必ず誤字脱字がないか確認してください。
社内確認: 上長や関係部署に確認を取り、承認を得てから送信するようにしましょう。
個人情報: 故人の情報や葬儀の情報を記載する際は、個人情報保護に配慮してください。

3. 実践的な手順（ステップ形式）

ここでは、実際に社外向けの訃報FAXテンプレートを作成する手順を、ステップ形式で解説します。

ステップ1: テンプレートの作成ツール（Word、Excelなど）を開きます。

ステップ2: ページ設定を行い、余白を調整します。

ステップ3: ヘッダー部分に、送信日、送信先、送信元を記載します。

ステップ4: 件名として「訃報のご連絡」と記載します。

ステップ5: 本文を作成します。以下の情報を盛り込みます。

故人の氏名、役職、死亡日時
葬儀・告別式の日時、場所、喪主の氏名
連絡先（問い合わせ先）
弔問・香典に関する情報
参列辞退の案内（必要に応じて）

ステップ6: 罫線を使用し、各項目を区切ります。

ステップ7: 最後に「記」と書き、箇条書きで葬儀の詳細を記載し、「以上」と記載します。

ステップ8: フォントや文字サイズ、余白などを調整し、見やすいレイアウトにします。

ステップ9: 誤字脱字がないか確認し、上長や関係部署に確認を取り、承認を得ます。

ステップ10: テンプレートを保存し、必要に応じて印刷して使用します。

4. 根拠や理由を添えた解説

なぜ、上記のような要素やデザインが重要なのでしょうか？

正確な情報伝達: 訃報は、故人の尊厳を守り、関係者に混乱を招かないためにも、正確な情報伝達が不可欠です。日付や場所、連絡先などの情報は、間違いがないように何度も確認する必要があります。
相手への配慮: 訃報を受け取る側は、深い悲しみの中にいます。失礼のない言葉遣いや、簡潔で分かりやすい文章は、相手への配慮を示す上で重要です。
会社の信頼性: 社外向けのFAXは、会社の代表として送るものです。丁寧な対応は、会社の信頼性向上にも繋がります。
迅速な対応: 訃報は、できるだけ早く関係者に伝える必要があります。テンプレートを活用することで、迅速な対応が可能になります。

5. サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（訃報 fax テンプレート社外の例）

【タイトル】訃報のご連絡

【項目1】送信日： 2024年5月8日

【項目2】送信先：株式会社〇〇〇〇様

【項目3】送信元：株式会社△△ 経理部担当：□□ 電話番号：03-XXXX-XXXX FAX番号：03-YYYY-YYYY

【項目4】本文：この度、弊社代表取締役社長〇〇〇〇儀かねてより病気療養中のところ〇〇年〇月〇日〇〇歳にて永眠いたしました。ここに生前のご厚情を深謝し、謹んでご通知申し上げます。つきましては、下記の通り葬儀・告別式を執り行います。

【項目5】記

通夜：〇〇年〇月〇日(〇) 午後6時より
告別式：〇〇年〇月〇日(〇) 午前10時より
場所：〇〇斎場東京都〇〇区〇〇町〇-〇-〇
喪主：〇〇〇〇（故人配偶者）
お問い合わせ先：株式会社△△ 経理部 □□ 電話番号：03-YYYY-YYYY

【項目6】誠に勝手ながら、ご香典ご供花ご供物は固くご辞退申し上げます。

【項目7】以上

【備考】上記はあくまで例文です。故人の情報、葬儀の詳細、会社の規定などに合わせて、適宜修正してご使用ください。参列辞退の案内は、状況に応じて追記してください。

まとめ

社外向けの訃報FAXテンプレートは、万が一の事態に備え、迅速かつ適切に対応するための重要なツールです。今回ご紹介したテンプレートの作り方を参考に、貴社に合ったテンプレートを作成し、いざという時に備えてください。丁寧な対応は、故人の尊厳を守り、会社の信頼性向上にも繋がります。