解雇通知書テンプレート

解雇通知書のテンプレート作成ガイド：必要な要素と作り方を徹底解説

解雇通知書は、従業員にとって人生を左右する重要な書類です。だからこそ、企業としては法的に問題なく、かつ相手への配慮も行き届いたものを作成する必要があります。今回は、解雇通知書のテンプレート作成に必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れを徹底的に解説します。この記事を読めば、自社に適した解雇通知書を自信を持って作成できるようになります。

1. 解雇通知書テンプレート作成の重要性

解雇は、企業と従業員双方にとって大きな転換点となります。適切な解雇通知書を作成することは、法的リスクを回避するだけでなく、従業員への誠意を示すことにも繋がります。テンプレートを使用することで、必要な情報が漏れることなく、一貫性のある通知書を作成できます。

2. 解雇通知書テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント

効果的な解雇通知書を作成するためには、いくつかの重要な要素とデザインのポイントを押さえておく必要があります。

2.1. 必要な要素一覧

解雇通知書には、以下の要素を必ず含める必要があります。

宛名: 解雇される従業員の氏名
解雇の通知: 解雇を通知する旨を明記
解雇理由: 具体的な解雇理由（法律上の要件を満たす必要あり）
解雇日: 解雇が有効となる日付
最終出勤日: 実際に勤務する最後の日
退職金・未払い賃金: 退職金や未払い賃金の支払いに関する情報
社会保険・雇用保険: 社会保険や雇用保険の手続きに関する情報
会社の連絡先: 問い合わせ先となる連絡先
発行日: 解雇通知書の発行日
会社名・代表者名: 会社名と代表者名を記載

2.2. デザインのポイント

解雇通知書は重要な書類であるため、丁寧で読みやすいデザインを心がけましょう。

フォント: 読みやすいゴシック体や明朝体を使用
文字サイズ: 適切な文字サイズ（10.5pt〜12pt程度）を使用
余白: 十分な余白を確保し、見やすいレイアウトにする
書体・装飾: 過度な装飾は避け、シンプルで落ち着いたデザインにする

3. 解雇通知書の書き方の流れ：ステップ形式で解説

実際に解雇通知書を作成する手順を、ステップ形式で解説します。

ステップ1：テンプレートの準備

この記事で紹介するサンプルテンプレートを参考に、Wordなどの文書作成ソフトでテンプレートを作成します。
自社の状況に合わせて、必要な項目を追加・修正します。

ステップ2：宛名・日付の入力

解雇する従業員の氏名、解雇通知書の発行日を入力します。

ステップ3：解雇理由の記載

解雇理由を具体的に記載します。客観的な事実に基づき、誤解を招かないように注意しましょう。
就業規則の根拠条文も記載すると、より丁寧な印象になります。

ステップ4：解雇日・最終出勤日の記載

解雇が有効となる日付（解雇日）と、実際に勤務する最後の日（最終出勤日）を記載します。

ステップ5：退職金・未払い賃金に関する情報の記載

退職金の有無、支払い方法、支払い時期などを具体的に記載します。
未払い賃金についても、同様に詳細を記載します。

ステップ6：社会保険・雇用保険に関する情報の記載

社会保険や雇用保険の手続きに必要な書類、手続き方法などを記載します。

ステップ7：会社の連絡先の記載

問い合わせ先となる部署名、担当者名、電話番号、メールアドレスなどを記載します。

ステップ8：内容の確認・修正

記載内容に誤りがないか、法的に問題がないか、複数人で確認します。
必要に応じて修正を行います。

ステップ9：印刷・捺印

印刷後、会社代表者の印鑑を押印します。

4. 解雇通知書を使う場面と注意点

解雇通知書は、以下の場面で使用します。

普通解雇
整理解雇
懲戒解雇（一部）

解雇通知書を作成する際の注意点は以下の通りです。

解雇理由の明確化: 解雇理由を具体的に記載することで、後々のトラブルを避けることができます。
法的手続きの遵守: 解雇に関する法的手続きを遵守する必要があります。弁護士や社会保険労務士に相談することをおすすめします。
従業員への配慮: 解雇は従業員にとって大きな出来事です。感情的な表現は避け、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

5. サンプルテンプレート

以下に、解雇通知書のサンプルテンプレートを掲載します。

■ サンプルテンプレート（解雇通知書の例）

【タイトル】解雇通知書

【宛名】 ○○○○ 様

【本文】貴殿に対し、下記の理由により、株式会社△△△（以下、「当社」という）を解雇することを通告いたします。

【解雇理由】貴殿は、度重なる業務指示に従わず、著しく業務を遅延させました。これは就業規則第〇条に定める解雇事由に該当します。

【解雇日】 2024年〇月〇日

【最終出勤日】 2024年〇月〇日

【退職金について】退職金は、当社規定に基づき、〇〇〇〇円を〇月〇日に貴殿指定の銀行口座にお振込みいたします。

【未払い賃金について】未払い賃金は、〇〇〇〇円を〇月〇日に貴殿指定の銀行口座にお振込みいたします。

【社会保険・雇用保険について】社会保険・雇用保険の手続きに必要な書類は、別途お渡しいたします。詳細については、総務部（電話番号：〇〇〇〇）までお問い合わせください。

【問い合わせ先】株式会社△△△　総務部　担当：〇〇〇〇電話番号：〇〇〇〇メールアドレス：〇〇〇〇

【発行日】 2024年〇月〇日

【会社名・代表者名】株式会社△△△ 代表取締役　〇〇〇〇

【備考】本通知書の内容についてご不明な点がございましたら、上記問い合わせ先までご連絡ください。

※ このテンプレートはあくまでサンプルです。解雇理由や退職金、社会保険・雇用保険に関する情報は、個々の状況に合わせて変更してください。また、法的な問題がないか、必ず専門家にご確認ください。

まとめ

解雇通知書の作成は、企業にとって重要な業務の一つです。今回の記事を参考に、法的に問題なく、かつ従業員への配慮も行き届いた解雇通知書を作成してください。テンプレートを活用することで、効率的に、かつ正確な通知書を作成することができます。不安な場合は、弁護士や社会保険労務士に相談することをおすすめします。