発注依頼書テンプレート

発注依頼書テンプレート作成記事を開始します。

発注依頼書テンプレートで業務効率UP！簡単作成ガイドとサンプル付き

日々の業務で欠かせない発注依頼書。毎回同じ情報を手入力していませんか？テンプレートを活用すれば、時間と手間を大幅に削減できます。この記事では、発注依頼書テンプレートの作り方を徹底解説！必要な要素からデザインのポイント、実践的な手順まで、分かりやすくご紹介します。さらに、すぐに使えるサンプルテンプレートもご用意しました。

発注依頼書テンプレートの重要性

なぜ発注依頼書にテンプレートが必要なのでしょうか？

業務効率の向上: 毎回同じ情報を入力する手間を省き、作業時間を短縮できます。
ミスの削減: 記載漏れや誤字脱字を防ぎ、正確な発注業務を実現します。
情報共有の円滑化: 発注内容を関係者間で共有しやすくなり、コミュニケーションを円滑にします。
コスト削減: 時間短縮やミス削減により、間接的なコストを削減できます。

発注依頼書テンプレートの作り方

発注依頼書テンプレートを作成する上で、重要なポイントを解説します。

必要な要素の一覧

発注依頼書に記載すべき主な要素は以下の通りです。

発注日: 発注を依頼する日付
発注番号: 発注を管理するための番号（連番など）
発注元情報: 会社名、部署名、担当者名、連絡先
発注先情報: 会社名、担当者名、連絡先
件名: 発注内容を簡潔に表すタイトル
発注内容: 品名、数量、単価、金額
納期: 希望する納期
支払い条件: 支払い方法、支払い期日
備考: 特記事項や注意事項

デザインのポイント

見やすく、使いやすいテンプレートを作成するためのデザインのポイントは以下の通りです。

フォント: 読みやすいフォント（例：メイリオ、游ゴシック）を使用する。
レイアウト: 情報を整理し、見やすいレイアウトを心がける。
色: 必要に応じて色を使用するが、使いすぎに注意する。
罫線: 罫線を使って項目を区切り、視認性を高める。
余白: 適度な余白を設けることで、見やすさを向上させる。

書き方の流れ

テンプレートを作成する際の流れは以下の通りです。

使用するソフトの決定: Word、Excel、Googleドキュメントなど、使い慣れたソフトを選択します。
レイアウトの作成: 上記のデザインのポイントを参考に、レイアウトを作成します。
項目の配置: 必要な項目をレイアウトに合わせて配置します。
入力形式の設定: 入力規則やプルダウンリストを設定し、入力ミスを防止します。
テスト入力: 実際に値を入力し、動作確認を行います。

使う場面

発注依頼書テンプレートは、様々な場面で活用できます。

物品購入: 文房具、備品、消耗品などの購入
サービス依頼: 印刷、デザイン、翻訳などのサービス依頼
システム開発: システム開発、保守などの依頼
調査依頼: 市場調査、アンケート調査などの依頼

注意点

発注依頼書テンプレートを使用する際の注意点は以下の通りです。

情報の正確性: 発注内容、納期、支払い条件などの情報を正確に記載する。
最新情報の維持: 発注先情報や支払い条件など、変更があった場合は速やかに更新する。
社内規定の遵守: 社内の発注に関する規定を遵守する。
保管: 作成した発注依頼書は、適切に保管する。

実践的な手順：ステップ形式で解説

実際に発注依頼書テンプレートを作成してみましょう。ここでは、Excelを使用した例で解説します。

ステップ1：Excelを開き、新規シートを作成する

ステップ2：タイトルと会社情報を入力する

A1セルに「発注依頼書」と入力。フォントサイズを大きく設定する。
A3～A6セルに、自社の会社名、部署名、担当者名、連絡先を入力する。

ステップ3：発注先情報を入力する

D3～D5セルに、発注先の会社名、担当者名、連絡先を入力する。

ステップ4：発注日、発注番号、件名を入力する

A8セルに「発注日」、B8セルに日付を入力するセルを作成する。
D8セルに「発注番号」、E8セルに番号を入力するセルを作成する。
A9セルに「件名」、B9セルに件名を入力するセルを作成する。

ステップ5：発注内容を入力する

A11～F11セルに見出しを入力する（例：品名、数量、単位、単価、金額、備考）。
A12以降に、発注内容を入力するためのセルを作成する。
金額は、数量と単価を掛け算する数式を設定する（例：=B12*D12）。

ステップ6：合計金額を計算する

F列の金額の合計を計算するセルを作成する（例：=SUM(F12:F20)）。

ステップ7：納期、支払い条件、備考を入力する

A22セルに「納期」、B22セルに納期を入力するセルを作成する。
A23セルに「支払い条件」、B23セルに支払い条件を入力するセルを作成する。
A24セルに「備考」、B24セルに備考を入力するセルを作成する。

ステップ8：書式設定を行う

フォント、罫線、色などを調整し、見やすい書式に設定する。
必要に応じて、セルの書式設定（日付、通貨など）を行う。

ステップ9：テンプレートとして保存する

「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Excelテンプレート (*.xltx)」として保存する。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（発注依頼書テンプレートの例）

【タイトル】発注依頼書

【項目1】発注日：2024年10月27日

【項目2】発注番号：20241027-001

【項目3】件名：事務用品の発注

【備考】納品は、指定場所までお願いします。請求書は、月末締め翌月末払いでお願いします。

※ このテンプレートはあくまで一例です。自社の業務内容に合わせて自由にカスタマイズしてください。

まとめ

発注依頼書テンプレートを活用することで、業務効率を大幅に向上させることができます。この記事で紹介した手順やサンプルテンプレートを参考に、ぜひ自社に合ったテンプレートを作成してみてください。そして、日々の発注業務を効率化し、より生産性の高い業務に集中しましょう。