はい、承知いたしました。発注書テンプレートに関する記事を作成します。
発注書テンプレート無料ダウンロード！誰でも簡単作成＆テンプレートの作り方
「発注書ってどうやって作ればいいの？」 「無料で使えるテンプレートってないかな？」
そんな疑問をお持ちではありませんか？ 発注書は、取引をスムーズに進めるための大切な書類。今回は、初心者さんでも簡単に発注書が作成できるよう、無料テンプレートの紹介から、自分で作る際のポイントまで、丁寧に解説していきます。
なぜ発注書が必要なの？メリットを解説
発注書は、発注側と受注側双方にとって、以下のようなメリットがあります。
- 発注内容の明確化: 品名、数量、単価、納期などを明記することで、認識のズレを防ぎます。
- 証拠としての役割: 万が一トラブルが発生した場合、発注書が証拠となり、スムーズな解決に繋がります。
- 社内管理の効率化: 発注内容を記録することで、社内での情報共有や管理がしやすくなります。
発注書テンプレートの作り方：自分で作る際の５つのポイント
発注書は、市販のものやインターネットでダウンロードできるテンプレートを利用するのも良いですが、自社の状況に合わせて自分で作成することも可能です。ここでは、発注書テンプレートを作る際の５つのポイントをご紹介します。
1. 必要な要素の一覧：抜け漏れを防ぐために
発注書に必ず記載すべき項目は以下の通りです。
- 発注番号: 発注書を管理するための番号。
- 発注日: 発注書を作成した日付。
- 発注者情報: 会社名、住所、電話番号、担当者名。
- 受注者情報: 会社名、住所、電話番号、担当者名。
- 件名: 発注内容の概要。
- 発注内容: 品名、数量、単価、金額、納期。
- 合計金額: 発注金額の合計。
- 支払条件: 支払方法、支払期日。
- 備考: その他特記事項。
2. デザインのポイント：見やすさが重要！
発注書は、内容が見やすく、誤解が生じにくいデザインにすることが大切です。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを使用しましょう。
- フォントサイズ: 大きすぎず小さすぎず、適切なサイズに設定しましょう。
- 罫線: 項目ごとに罫線を引き、見やすく区切りましょう。
- 色使い: 重要な箇所は色を変えるなど、メリハリをつけましょう。
- 余白: 適度な余白を設けることで、すっきりとした印象になります。
3. 書き方の流れ：順番に沿って記入しよう
発注書は、以下の流れで記入するとスムーズです。
- 発注日、発注番号を記入。
- 発注者情報、受注者情報を記入。
- 件名、発注内容を記入。
- 合計金額、支払条件を記入。
- 備考欄に特記事項があれば記入。
- 発注者の署名または捺印。
4. 使う場面：どんな時に発注書が必要？
発注書は、物品の購入、サービスの依頼など、あらゆる取引で使用します。特に、金額が大きい取引や、納期が長い取引では、発注書を作成することで、後々のトラブルを防ぐことができます。
5. 注意点：ミスを防ぐために
- 金額の誤り: 金額の入力ミスは、大きなトラブルに繋がる可能性があります。必ず複数人で確認しましょう。
- 納期の確認: 納期は、受注者と十分に確認し、確実に守れる期日を記載しましょう。
- 誤字脱字: 誤字脱字がないか、最終確認を必ず行いましょう。
- 保管: 発注書は、一定期間保管する必要があります。紛失しないように、適切に管理しましょう。
発注書テンプレート作成：実践的な手順（ステップ形式）
ここでは、Microsoft Excelを使って、実際に発注書テンプレートを作成する手順を解説します。
ステップ１：Excelを起動し、新規ファイルを作成
Excelを起動し、「空白のブック」を選択して、新しいファイルを開きます。
ステップ２：必要な項目を入力
A1セルから順番に、必要な項目（発注番号、発注日、発注者情報、受注者情報、件名、発注内容、合計金額、支払条件、備考）を入力していきます。
ステップ３：罫線を引く
入力した項目を囲むように、罫線を引きます。罫線は、「ホーム」タブの「フォント」グループにある「罫線」ボタンから設定できます。
ステップ４：フォント、フォントサイズ、色などを調整
フォントの種類、フォントサイズ、文字の色、背景色などを調整し、見やすいデザインにしていきます。
ステップ５：計算式を設定
合計金額を自動計算するための計算式を設定します。例えば、D列に単価、E列に数量が入力されている場合、F列に「=D1*E1」と入力し、オートフィル機能を使って、他の行にも計算式をコピーします。
ステップ６：テンプレートとして保存
完成した発注書を、テンプレートとして保存します。「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、「ファイルの種類」で「Excelテンプレート (*.xltx)」を選択して保存します。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（発注 書 テンプレート 無料 の例）
【タイトル】 発注書
【項目1】 発注番号：○○○○
【項目2】 発注日：○○○○年○○月○○日
【項目3】 発注者：○○株式会社 ○○部 ○○様
【項目4】 受注者：△△株式会社 △△部 △△様
【項目5】 件名：○○○○
【項目6】 発注内容： 品名：○○○○ 数量：○○個 単価：○○円 金額：○○円
【項目7】 合計金額：○○○○円
【項目8】 支払条件：○○○○
【備考】 納品場所：○○○○ 納品方法：○○○○
※ このテンプレートは、あくまで一例です。必要に応じて項目を追加・変更してください。
まとめ：発注書をマスターして、スムーズな取引を！
今回は、発注書テンプレートの作り方について解説しました。 発注書は、取引を円滑に進めるために非常に重要な書類です。今回ご紹介した内容を参考に、ぜひ自社に合った発注書を作成してみてください。 無料で使えるテンプレートも活用しながら、効率的な業務を目指しましょう！
