発注請書テンプレート

発注請書テンプレートの作り方：誰でも簡単！必要な要素から書き方、注意点まで徹底解説

発注業務をスムーズに進める上で欠かせない「発注請書」。毎回同じ内容を記載するのは手間ですよね。そこで今回は、誰でも簡単に発注請書テンプレートを作成できるように、必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで徹底解説します。これを読めば、あなたも今日から効率的な発注業務を実現できます！

なぜ発注請書テンプレートが必要なの？

発注請書は、発注内容を明確にし、発注者と受注者の間で合意を形成するための重要な書類です。テンプレートを利用することで、以下のメリットがあります。

業務効率化: 毎回同じ内容を記載する手間を省き、時間短縮につながります。
ミスの防止: 記載漏れや誤記を防ぎ、発注内容の正確性を高めます。
統一感のある書類作成: 企業全体の書類の品質を向上させ、信頼性を高めます。

発注請書テンプレートの作り方：５つのステップ

それでは、実際に発注請書テンプレートを作成していきましょう。以下のステップに沿って進めれば、誰でも簡単に作成できます。

ステップ１：必要な要素を洗い出す

まずは、発注請書に記載すべき必要項目を洗い出します。一般的には以下の項目が含まれます。

発注日: 発注を行った日付
発注番号: 発注を特定するための番号（連番など）
発注者情報: 会社名、部署名、担当者名、住所、連絡先
受注者情報: 会社名、担当者名、住所、連絡先
件名: 発注内容の概要
発注内容: 品名、数量、単価、金額、摘要
納品期日: 納品を希望する期日
納品場所: 納品を希望する場所
支払条件: 支払期日、支払方法など
備考: 特記事項や注意事項など

これらの項目を基本として、自社の業務内容に合わせて必要な項目を追加・修正しましょう。

ステップ２：デザインのポイントを押さえる

発注請書は、取引先とのコミュニケーションツールでもあります。見やすく、分かりやすいデザインを心がけましょう。

フォント: 読みやすいフォント（ゴシック体や明朝体）を使用しましょう。
文字サイズ: 大きすぎず、小さすぎない適切なサイズを選びましょう。
罫線: 表形式で記載する際は、罫線を適切に使い、項目を区切りましょう。
色: 必要に応じて色を使用しても構いませんが、多色使いは避け、見やすさを重視しましょう。
余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさが向上します。

ステップ３：書き方の流れを把握する

発注請書を作成する際は、以下の流れを意識しましょう。

発注日、発注番号を記入する
発注者情報、受注者情報を正確に記入する
件名で発注内容の概要を伝える
発注内容を詳細に記入する（品名、数量、単価、金額など）
納品期日、納品場所を明確に記載する
支払条件を具体的に記載する（支払期日、支払方法など）
備考欄に特記事項や注意事項を記入する

ステップ４：使う場面を想定する

発注請書は、様々な場面で使用されます。

新規取引先への発注: 信頼関係を築く上で、丁寧な記載を心がけましょう。
リピート取引先への発注: 簡略化されたテンプレートを使用しても良いでしょう。
緊急性の高い発注: 納期を明確に記載し、双方で確認しましょう。

ステップ５：注意点を確認する

発注請書を作成する上で、以下の点に注意しましょう。

記載内容の正確性: 誤記や記載漏れがないように、十分に確認しましょう。
法律や税務に関する知識: 消費税の計算や、印紙税の課税対象に注意しましょう。
社内規定との整合性: 社内規定に沿った形式で作成しましょう。
保存期間: 法令で定められた保存期間を守りましょう。
電子署名・電子印鑑: 必要に応じて、電子署名や電子印鑑を利用しましょう。

実践的な手順：発注請書テンプレートの作り方（ステップ形式）

エクセルやワードなどのソフトを起動する
表を作成する（必要な項目数に合わせて、行と列の数を調整）
各セルに項目名を入力する（発注日、発注番号、発注者情報など）
フォントや文字サイズを調整する
罫線を引く
背景色や色を調整する（必要に応じて）
テンプレートとして保存する（ファイル形式は、エクセルなら.xlsx、ワードなら.docx）

根拠や理由を添えた解説：なぜこれらの要素が必要なのか？

各項目を設ける理由は、発注内容の誤解を防ぎ、スムーズな取引を促進するためです。例えば、納品期日を明確に記載することで、納品遅延を防ぐことができます。また、支払条件を具体的に記載することで、支払に関するトラブルを回避することができます。

サンプルテンプレート：発注請書テンプレートの例

■ サンプルテンプレート（発注請書テンプレートの例）

【タイトル】発注請書

【発注日】 2023年10月27日

【発注番号】 20231027-001

【発注者情報】会社名：株式会社〇〇部署名：営業部担当者名：山田太郎住所：東京都〇〇区〇〇連絡先：03-XXXX-XXXX

【受注者情報】会社名：株式会社△△ 担当者名：鈴木花子住所：大阪府〇〇市〇〇連絡先：06-XXXX-XXXX

【件名】〇〇製品発注の件

【発注内容】

品名	数量	単価	金額	摘要
〇〇製品	100	1,000円	100,000円

【納品期日】 2023年11月10日

【納品場所】株式会社〇〇〇〇倉庫

【支払条件】月末締め、翌月末払い

【備考】納品時に検品を行います。

※ このテンプレートは、あくまで一例です。自社の業務内容に合わせて、項目や内容を修正してください。

まとめ

発注請書テンプレートを作成することで、業務効率化、ミスの防止、統一感のある書類作成を実現できます。今回ご紹介した手順を参考に、自社に最適な発注請書テンプレートを作成し、よりスムーズな発注業務を実現しましょう！