業務完了報告書テンプレート

業務完了報告書テンプレート作成ガイド：スムーズな報告で仕事の効率アップ！

仕事の効率化に欠かせないのが、報告業務の効率化。毎回同じような内容をイチから書くのは時間と労力の無駄ですよね。そこで今回は、業務完了報告書テンプレートの作り方を解説します。テンプレートを活用すれば、報告時間を短縮し、内容の抜け漏れを防ぐことができます。

なぜ業務完了報告書テンプレートが必要なの？

業務完了報告書は、プロジェクトやタスクの完了を上司や関係者に報告するための重要な書類です。テンプレートを使うことで、以下のメリットがあります。

時間の節約: 毎回同じ情報を入力する手間が省けます。
内容の標準化: 報告内容の質を一定に保ち、抜け漏れを防ぎます。
情報共有の促進: 関係者間で情報共有がスムーズになります。
業務効率の向上: 報告業務にかかる時間を短縮し、他の業務に集中できます。

業務完了報告書テンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント

テンプレートを作る前に、どんな要素が必要か、どんなデザインにすれば使いやすいかを考えましょう。

必要な要素の一覧

業務完了報告書に含めるべき要素は、報告する内容やプロジェクトによって異なりますが、一般的には以下の要素を含めることが推奨されます。

報告日: 報告書を作成した日付。
報告者: 報告者の氏名と所属部署。
プロジェクト名/タスク名: 報告対象のプロジェクトまたはタスク名。
完了日: プロジェクトまたはタスクが完了した日付。
概要: プロジェクトまたはタスクの簡単な説明。
実施内容: 具体的に何を行ったかの詳細。
成果: 達成できた成果や結果。数値で示せる場合は、数値で示す。
課題: 発生した課題や問題点。
改善点/反省点: 今後改善すべき点や反省点。
今後の計画: 今後の計画や予定。
所感: プロジェクトやタスクを通じて感じたこと。
添付資料: 必要に応じて、関連資料を添付。

デザインのポイント

テンプレートのデザインは、シンプルで見やすく、使いやすいものが理想的です。

フォント: 読みやすいフォントを使用する。（例：Meiryo, Yu Gothic）
フォントサイズ: 適切なフォントサイズを設定する。（例：10.5pt～12pt）
レイアウト: シンプルで整理されたレイアウトにする。
色: 重要な情報を強調するために、色を使用する。（ただし、使いすぎに注意）
余白: 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上させる。

業務完了報告書の書き方の流れ

テンプレートを使って報告書を作成する際の流れを解説します。

テンプレートを開く: 作成したテンプレートを開きます。
必要事項を入力: 各項目に沿って、必要な情報を入力します。
内容を確認: 入力した内容に誤りがないか確認します。特に、日付や数値などの情報は注意して確認しましょう。
上司/関係者に提出: 完成した報告書を上司や関係者に提出します。

業務完了報告書を使う場面

業務完了報告書は、以下のような場面で活用できます。

プロジェクト完了時: プロジェクトの完了を報告する際に使用します。
タスク完了時: 個々のタスクの完了を報告する際に使用します。
定期報告: 定期的に進捗状況を報告する際に使用します。
業務改善: 業務の改善点を報告する際に使用します。

業務完了報告書を作成する際の注意点

正確な情報を記載する: 誤った情報や不確かな情報を記載しないように注意しましょう。
具体的に記載する: 抽象的な表現を避け、具体的に記載するように心がけましょう。
簡潔に記載する: 長文にならないように、簡潔に記載するように心がけましょう。
客観的に記載する: 個人的な感情や主観的な意見は避け、客観的に記載するように心がけましょう。
添付資料を活用する: 必要に応じて、関連資料を添付することで、報告内容を補強することができます。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成！

具体的な手順を見ていきましょう。今回は、Wordを使ったテンプレート作成を例に説明します。

ステップ1：Wordを開き、新規文書を作成する

Wordを起動し、「新しい文書」を選択します。

ステップ2：基本的な項目を入力する

以下の項目を文書に入力します。

報告日
報告者
プロジェクト名/タスク名
完了日
概要
実施内容
成果
課題
改善点/反省点
今後の計画
所感

ステップ3：表形式で整理する（オプション）

項目を見やすくするために、表形式で整理することもできます。「挿入」タブから「表」を選択し、必要な行数と列数を選択します。

ステップ4：書式設定を行う

フォントの種類、サイズ、色などを調整し、見やすいように書式設定を行います。

ステップ5：テンプレートとして保存する

「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Wordテンプレート(*.dotx)」として保存します。

これで、オリジナルの業務完了報告書テンプレートが完成しました。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（業務完了報告書テンプレートの例）

【タイトル】業務完了報告書テンプレート

【報告日】 2024年5月8日

【報告者】〇〇部〇〇課〇〇〇〇

【プロジェクト名/タスク名】〇〇システム改修プロジェクト

【完了日】 2024年5月7日

【概要】〇〇システムの〇〇機能の改修

【実施内容】

〇〇機能の設計
〇〇機能の実装
〇〇機能のテスト

【成果】〇〇機能の改修が完了し、〇〇の処理速度が〇〇%向上した。

【課題】〇〇機能のテストにおいて、〇〇の問題が発生した。

【改善点/反省点】〇〇の問題に対して、テスト計画をより詳細に検討する必要がある。

【今後の計画】〇〇システムの運用状況をモニタリングし、必要に応じて改善を行う。

【所感】今回の改修を通じて、〇〇の知識が深まった。

【備考】添付資料：〇〇システムのテスト結果報告書

※ このテンプレートはあくまで一例です。報告する内容に合わせて自由にカスタマイズしてください。

まとめ

業務完了報告書テンプレートを作成し、日々の報告業務を効率化しましょう。テンプレートを活用することで、報告時間を短縮し、質の高い報告書を作成することができます。今回の記事を参考に、ぜひ自分だけのオリジナルテンプレートを作成してみてください。