業務手順書テンプレート作成術：誰でも簡単！見やすく、使いやすいテンプレートを作ろう！
「業務手順書、ちゃんと作って！」と言われて困った経験はありませんか？ 複雑な手順を分かりやすく伝え、業務の効率化に繋げる業務手順書は、実はテンプレートを活用すれば誰でも簡単に作成できるんです。
この記事では、業務手順書テンプレートを主要キーワードとして、テンプレートの作り方を丁寧に解説します。必要な要素からデザイン、書き方の流れまで、初心者でも迷わず作成できるよう、実践的な手順をステップ形式でご紹介。さらに、すぐに使えるテンプレートサンプルもご用意しました！
なぜ業務手順書にテンプレートが必要なの？
「手順なんて、文章で書けばいいんじゃない？」そう思う方もいるかもしれません。しかし、テンプレートを活用することで、以下のようなメリットがあります。
- 標準化: 誰が書いても同じ品質の手順書が作成できる
- 効率化: 作成時間を短縮できる
- 可読性向上: 項目が整理され、見やすく理解しやすい
- 抜け漏れ防止: 必要な項目が予め設定されているため、記載漏れを防げる
つまり、テンプレートを使うことで、業務の質を向上させ、属人化を防ぎ、組織全体の生産性を高めることができるのです。
業務手順書テンプレートの作り方：５つのポイント
それでは、実際に業務手順書テンプレートの作り方を見ていきましょう。重要なのは、以下の５つのポイントです。
- 必要な要素の一覧: 何を記載すべきか明確にする
- デザインのポイント: 見やすさを意識する
- 書き方の流れ: 効率的な作成方法を知る
- 使う場面: 誰が、いつ、どこで使うかを想定する
- 注意点: 間違いやすいポイントを把握する
1. 必要な要素の一覧：何を記載すべきか明確にする
業務手順書に記載すべき要素は、業務内容によって異なりますが、一般的には以下の要素が含まれます。
- タイトル: 業務内容を端的に表す
- 目的: その業務を行う目的
- 担当者: 誰が担当するのか
- 使用するもの: 必要な道具やソフトウェア
- 手順: 具体的な作業ステップ
- 注意事項: 作業上の注意点やトラブルシューティング
- 関連資料: 参照すべきマニュアルやリンク
- 完了条件: 業務完了の判断基準
- 更新履歴: 作成日と更新日、更新内容
2. デザインのポイント：見やすさを意識する
テンプレートのデザインは、可読性に大きく影響します。以下のポイントを意識しましょう。
- フォント: 読みやすいフォントを選ぶ（例：メイリオ、游ゴシック）
- フォントサイズ: 見やすいサイズにする（例：10.5pt〜12pt）
- 行間: 適度な行間を空ける
- 余白: 適切な余白を設ける
- 色: 多色使いを避け、強調したい部分のみ色を使う
- 罫線: 必要に応じて罫線を使う
- アイコン: 視覚的に分かりやすくする
- 箇条書き: 手順を分かりやすく示す
3. 書き方の流れ：効率的な作成方法を知る
効率的にテンプレートを作成するには、以下の流れで進めると良いでしょう。
- 目的の明確化: 誰のために、何のために作成するのか
- 必要な要素の洗い出し: 記載すべき項目をリストアップする
- レイアウトの決定: 要素の配置やデザインを決める
- テンプレートの作成: ワードやエクセルなどで作成する
- テスト: 実際に使用して改善点を見つける
- 修正: 改善点に基づいて修正する
4. 使う場面：誰が、いつ、どこで使うかを想定する
テンプレートを使う場面を想定することで、より実用的なテンプレートを作成できます。
- 誰が使うのか？: 新入社員、ベテラン社員など、対象者を明確にする
- いつ使うのか？: 研修時、業務遂行時など、使用時期を想定する
- どこで使うのか？: オフィス、現場など、使用場所を想定する
5. 注意点：間違いやすいポイントを把握する
テンプレート作成時に間違いやすいポイントを把握しておくことで、より質の高いテンプレートを作成できます。
- 専門用語の多用: 誰でも理解できる平易な言葉を使う
- 曖昧な表現: 具体的な表現を使う
- 情報不足: 必要な情報を網羅する
- 更新の怠り: 定期的に見直し、最新の情報に更新する
実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作る
それでは、実際に業務手順書テンプレートを作成してみましょう。今回は、**「顧客からの問い合わせ対応手順」**のテンプレートを作成する例でご紹介します。
ステップ1：目的の明確化
顧客からの問い合わせに迅速かつ正確に対応し、顧客満足度を向上させる。
ステップ2：必要な要素の洗い出し
- タイトル：顧客問い合わせ対応手順
- 目的：問い合わせに適切に対応するため
- 担当者：営業部、カスタマーサポート部
- 使用するもの：顧客管理システム、電話、メール
- 手順：
- 電話/メール受付
- 顧客情報の確認
- 問い合わせ内容の確認
- 回答の準備
- 回答
- 対応記録
- 注意事項：
- 顧客の状況を把握する
- 丁寧な言葉遣いを心がける
- 回答できない場合は、担当部署に連携する
- 関連資料：顧客管理システムマニュアル、FAQ
- 完了条件：顧客への回答、対応記録の入力
- 更新履歴：作成日、更新日、更新内容
ステップ3：レイアウトの決定
- フォント：メイリオ
- フォントサイズ：11pt
- 行間：1.5
- 余白：上下左右20mm
ステップ4：テンプレートの作成
ワードやエクセルで、洗い出した要素とレイアウトに基づいてテンプレートを作成します。
ステップ5：テスト
実際に問い合わせ対応を想定してテンプレートを使用し、改善点を見つけます。
ステップ6：修正
テスト結果に基づいて、テンプレートを修正します。
テンプレートサンプル：顧客問い合わせ対応手順
実際に作成したテンプレートサンプルをご紹介します。
■ サンプルテンプレート（業務 手順 書 テンプレート の例） 【タイトル】 顧客問い合わせ対応手順
【項目1】電話/メール受付 顧客からの電話またはメールを受け付けます。
【項目2】顧客情報の確認 顧客管理システムで顧客情報を確認します。
【項目3】問い合わせ内容の確認 顧客の問い合わせ内容を丁寧に聞き取ります。不明な点は質問して明確にします。
【項目4】回答の準備 顧客の問い合わせ内容に基づき、適切な回答を準備します。必要に応じて関連資料を参照します。
【項目5】回答 準備した回答を顧客に伝えます。分かりやすく丁寧な言葉遣いを心がけます。
【項目6】対応記録 顧客への対応内容を顧客管理システムに記録します。
【備考】
- 顧客の状況を把握し、適切な対応を心がけてください。
- 回答に困る場合は、上長または担当部署に相談してください。
- 対応後は必ず対応記録を入力してください。
まとめ：業務手順書テンプレートで業務効率化を実現しよう！
業務手順書テンプレートは、業務の標準化、効率化、可読性向上に役立ちます。この記事でご紹介した内容を参考に、自社に合ったテンプレートを作成し、業務効率化を実現しましょう！
