業務日報テンプレート（Excel）：ゼロから作る！あなただけの使いやすい日報を
毎日書く業務日報、手間だと感じていませんか？ テンプレートをうまく活用すれば、記入時間を大幅に短縮できます。この記事では、Excelを使った業務日報テンプレートの作り方をステップバイステップで解説します。必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、注意点まで、初心者の方にもわかりやすく説明しますので、ぜひ自分だけのオリジナルテンプレートを作成してみてください。
業務日報テンプレートを作るメリット
業務日報テンプレートを使うことで、以下のメリットがあります。
- 時間短縮: 記入項目があらかじめ決まっているので、迷うことなくスムーズに書けます。
- 情報共有の効率化: 形式が統一されるため、上司や同僚が内容を理解しやすくなります。
- 業務の可視化: 日々の業務内容を記録することで、自分の仕事の進捗や課題を把握しやすくなります。
- 振り返り: 過去の日報を見返すことで、改善点や成長を実感できます。
業務日報テンプレートの作り方：5つのステップ
自分でテンプレートを作るのは難しそう…と感じるかもしれませんが、ご安心ください！ 以下のステップに従って進めれば、簡単に作成できます。
ステップ1：必要な要素を洗い出す
まずは、日報にどんな情報を記録したいかを考えましょう。以下の項目は、基本的な業務日報に必要な要素です。
- 日付: 記入日
- 氏名: 記入者名
- 所属: 所属部署
- 業務内容: その日に行った具体的な業務内容
- 進捗状況: 業務の進捗度合い（完了、遅延など）
- 課題・問題点: 業務中に発生した問題点や課題
- 改善策: 課題に対する改善策や提案
- 所感: その日の業務に関する感想や反省点
- 翌日の予定: 次の日の予定業務
これらの項目を参考に、あなたの業務内容に合わせて必要な要素を追加・修正しましょう。例えば、営業職の方であれば「訪問先」「商談内容」などを追加すると良いでしょう。
ステップ2：Excelでレイアウトを作成する
Excelを開き、洗い出した要素を元にレイアウトを作成します。
- 項目名の入力: 1行目に「日付」「氏名」「業務内容」など、必要な項目名を入力します。
- 入力欄の作成: 2行目以降に、各項目に対応する入力欄を作成します。セルの幅や高さを調整して、見やすいようにしましょう。
- 罫線の追加: 表全体に罫線を追加することで、見やすさが向上します。
- セルの書式設定: 日付は日付形式、数字は数値形式など、各セルに適切な書式を設定します。
ステップ3：デザインを整える
デザインを整えることで、日報の使いやすさが向上します。
- フォント: 見やすいフォントを選び、フォントサイズを調整します。
- 色: 必要に応じて、背景色や文字色を変更します。ただし、色数を増やしすぎると見づらくなるので、注意しましょう。
- セルの結合: 複数のセルを結合して、大きな入力欄を作成できます。
- コメント機能: 各項目にコメントを追加することで、説明や注意書きを記載できます。
ステップ4：関数や書式設定を活用する
Excelの関数や書式設定を活用することで、日報の入力作業を効率化できます。
- 日付の自動入力:
=TODAY()関数を使うと、今日の日付が自動で入力されます。 - ドロップダウンリスト: 入力する選択肢が決まっている場合は、ドロップダウンリストを作成すると便利です。
- 条件付き書式: 特定の条件を満たすセルを強調表示できます。例えば、「遅延」と入力されたセルを赤色で表示するなど。
ステップ5：テンプレートとして保存する
作成した日報をテンプレートとして保存することで、毎回同じフォーマットで日報を作成できます。
- [ファイル] → [名前を付けて保存] をクリックします。
- [ファイルの種類] で [Excelテンプレート (*.xltx)] を選択します。
- ファイル名を付けて保存します。
業務日報テンプレートの書き方の流れ
テンプレートが完成したら、実際に日報を書いてみましょう。
- テンプレートファイルを開き、新しいファイルとして保存します。（テンプレートを上書きしないように！）
- 各項目に沿って、その日の業務内容を具体的に記述します。
- 課題や改善策は、できるだけ具体的に記述しましょう。
- 所感では、その日の業務で感じたことや学んだことを自由に記述します。
- 翌日の予定を立て、記入します。
業務日報テンプレートを使う場面
業務日報テンプレートは、様々な場面で活用できます。
- 日々の業務報告: 毎日の業務内容を記録し、上司や同僚に報告します。
- プロジェクトの進捗管理: プロジェクトの進捗状況を記録し、チームで共有します。
- 個人のスキルアップ: 日報を振り返ることで、自分の成長や課題を把握し、スキルアップに繋げます。
業務日報テンプレート作成の注意点
- シンプルで見やすいデザインにする: 複雑なデザインは避け、シンプルで見やすいデザインを心がけましょう。
- 必要な項目を過不足なく含める: 業務内容に合わせて、必要な項目を過不足なく含めるようにしましょう。
- 定期的に見直す: 業務内容の変化に合わせて、テンプレートを定期的に見直しましょう。
■ サンプルテンプレート（業務 日報 テンプレート excel の例）
【タイトル】 業務日報テンプレート（基本）
【項目1】 日付：[日付] （例：2023年12月08日）
【項目2】 氏名：[氏名] （例：山田 太郎） 所属：[所属部署] （例：営業部）
【項目3】 業務内容： [具体的な業務内容を記述] （例：午前：顧客A社訪問、資料作成。午後：社内会議、営業戦略立案。）
【項目4】 進捗状況： [各業務の進捗状況を記述] （例：顧客A社訪問：新規案件獲得見込み。資料作成：80%完了。）
【項目5】 課題・問題点： [業務中に発生した課題や問題点を記述] （例：顧客B社とのアポイントが取れなかった。）
【項目6】 改善策： [課題に対する改善策や提案を記述] （例：顧客B社に再度電話をかけ、別の日程でアポイントを依頼する。）
【項目7】 所感： [その日の業務に関する感想や反省点を記述] （例：顧客A社との良好な関係を築けた。資料作成のスピードを上げる必要がある。）
【項目8】 翌日の予定： [次の日の予定業務を記述] （例：顧客C社訪問、資料作成の完了。）
【備考】 上記項目以外にも、必要に応じて項目を追加してください。業務内容に合わせて、テンプレートをカスタマイズしましょう。
さあ、あなたも自分だけのオリジナル業務日報テンプレートを作成して、日々の業務を効率化しましょう！
