はい、承知いたしました。業務指示書テンプレートを主要キーワードとし、テンプレートの作り方を扱う長文の検索向け記事を作成します。
業務指示書テンプレート：スムーズな指示で効率アップ！作り方とサンプルをご紹介
「あれ？〇〇さん、この件ってどこまで進んでるんだっけ？」
仕事をしていると、指示がうまく伝わっていなくて、何度も確認したり、手戻りが発生したりすることってありますよね。そんな悩みを解決するのが「業務指示書」です！
業務指示書をきちんと作成することで、指示内容の誤解を防ぎ、スムーズな業務遂行をサポートできます。
この記事では、業務指示書の重要性から、テンプレートの作り方、すぐに使えるサンプルまで、わかりやすく解説します。ぜひ、業務効率アップのために、参考にしてみてくださいね！
なぜ業務指示書が必要なの？
業務指示書を作成することには、たくさんのメリットがあります。
- 指示内容の明確化: 口頭だけの指示では、聞き間違いや解釈の違いが生じる可能性があります。業務指示書があれば、指示内容が明確になり、誤解を防ぎます。
- 担当者の責任範囲の明確化: 誰が、何を、いつまでにやるのかを明確にすることで、担当者の責任範囲が明確になります。
- 進捗状況の把握: 業務指示書を元に、進捗状況を把握することができます。遅延や問題が発生した場合も、早期に対応することができます。
- 記録として残せる: 業務指示書は記録として残るので、後から内容を確認することができます。過去の指示内容を参考に、今後の業務に活かすことも可能です。
業務指示書テンプレートの作り方：5つのステップ
それでは、実際に業務指示書テンプレートを作ってみましょう。難しくありません！以下のステップに沿って進めれば、誰でも簡単に作成できます。
ステップ1：必要な要素を洗い出す
まずは、業務指示書に必要な要素を洗い出しましょう。一般的に、以下の要素は必須です。
- タイトル: 業務指示書であること、内容を表すタイトル
- 発行日: 指示書を発行した日付
- 担当者: 指示を受ける担当者の名前
- 指示者: 指示を出す人の名前
- 件名: 指示内容を簡潔に表す件名
- 指示内容: 具体的な指示内容を記載
- 期日: いつまでに完了させる必要があるか
- 備考: その他、必要な情報を記載
業種や業務内容によって、必要な要素は異なります。例えば、経費に関する指示であれば、「予算金額」や「領収書の提出方法」といった項目が必要になるでしょう。
ステップ2：デザインを決める
必要な要素が決まったら、次はデザインを決めましょう。
- 見やすさ: 文字の大きさ、フォント、余白など、見やすいデザインを心がけましょう。
- 統一感: 会社のロゴやカラーを使用するなど、統一感のあるデザインにしましょう。
- シンプルさ: 情報が整理されやすく、シンプルなデザインがおすすめです。
WordやExcelなどのソフトを使って、自由にデザインすることができます。
ステップ3：書き方の流れを決める
書き方の流れを決めておくと、毎回スムーズに業務指示書を作成できます。
- タイトルと発行日を記載
- 担当者と指示者を記載
- 件名を記載
- 具体的な指示内容を記載
- 期日を記載
- 備考を記載
ステップ4：使う場面を想定する
どんな場面で業務指示書を使うのかを想定しておくことも重要です。
- 新しいプロジェクトを始める時: プロジェクトの目的や目標、担当者の役割などを明確にする。
- 既存の業務に変更を加える時: 変更内容や変更理由、変更後の手順などを明確にする。
- 緊急の対応が必要な時: 何を、いつまでに、どのように対応する必要があるのかを明確にする。
ステップ5：注意点を盛り込む
業務指示書を作成する際の注意点を盛り込んでおきましょう。
- 曖昧な表現を避ける: 「できるだけ早く」「適宜」といった曖昧な表現は避け、具体的な表現を心がけましょう。
- 具体的な指示を出す: 「〇〇について調べてください」ではなく、「〇〇について、〇〇という観点から、〇〇までに調べてください」のように、具体的な指示を出しましょう。
- 進捗状況の報告を求める: 進捗状況の報告を求めることで、遅延や問題の早期発見につながります。
実践的な手順：テンプレート作成のステップバイステップ
ここでは、実際にテンプレートを作成する手順をステップバイステップで解説します。今回は、Wordを使って作成する例をご紹介します。
- Wordを起動し、新しい文書を作成します。
- ページ設定を行います。 用紙サイズ、余白などを調整します。
- 表を作成します。 「挿入」タブから「表」を選択し、必要な行数と列数を指定します。
- 項目名を入力します。 表の1行目に、タイトル、発行日、担当者、指示者、件名、指示内容、期日、備考などの項目名を入力します。
- フォントや文字サイズを調整します。 見やすいように、フォントや文字サイズを調整します。
- 罫線を調整します。 罫線の種類や太さを調整します。
- 会社のロゴやカラーを追加します。 必要に応じて、会社のロゴやカラーを追加します。
- テンプレートとして保存します。 「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Wordテンプレート（*.dotx）」として保存します。
これで、オリジナルの業務指示書テンプレートが完成しました！
サンプルテンプレート：すぐに使える業務指示書テンプレート
■ サンプルテンプレート（業務 指示 書 テンプレート の例）
【タイトル】 業務指示書
【発行日】 2024年〇月〇日
【担当者】 〇〇 〇〇
【指示者】 △△ △△
【件名】 〇〇プロジェクトに関する指示
【指示内容】
- 〇〇について、〇〇という観点から調査を行い、〇〇までに報告書を作成してください。
- 〇〇に関しては、〇〇さんと連携して、〇〇までに完了させてください。
- 進捗状況については、毎日〇〇時までにメールで報告してください。
【期日】 2024年〇月〇日
【備考】
- 調査に必要な資料は〇〇にあります。
- 不明な点があれば、いつでも〇〇までご連絡ください。
※ このテンプレートはあくまで一例です。必要に応じて項目を追加したり、内容を修正したりしてください。
まとめ：業務指示書でスムーズな業務遂行を！
業務指示書は、指示内容の明確化、担当者の責任範囲の明確化、進捗状況の把握など、様々なメリットがあります。
この記事で紹介したテンプレートの作り方を参考に、ぜひオリジナルの業務指示書テンプレートを作成してみてください。
業務指示書を効果的に活用して、スムーズな業務遂行を実現しましょう！
