業務引継ぎ書テンプレート：スムーズな引継ぎを実現！作り方と活用法を徹底解説
業務引継ぎ、スムーズに進んでいますか？ 担当が変わる際、後任者が困らないように、しっかりと業務内容を引き継ぐことは非常に重要です。そこで今回は、業務引継ぎをスムーズにするための「業務引継ぎ書テンプレート」の作り方と活用法を徹底解説します。
なぜ業務引継ぎ書が必要なの？
業務引継ぎ書は、単に業務内容を伝えるだけでなく、以下のメリットがあります。
- 業務の属人化を防ぐ： 特定の人しか分からない状態を解消し、誰でも業務を遂行できるようにする。
- 後任者の負担軽減： 業務内容を理解する時間を短縮し、スムーズな業務開始をサポートする。
- 業務の標準化： 引継ぎを通して業務フローを見直し、改善点を見つける機会になる。
- ミスの防止： 口頭伝達だけでは抜け漏れが発生しやすい情報を、確実に伝える。
業務引継ぎ書テンプレートの作り方
効果的な業務引継ぎ書を作成するには、以下の要素を盛り込みましょう。
必要な要素の一覧
- 基本情報：
- タイトル（例：〇〇業務引継ぎ書）
- 作成日
- 担当者名（引継ぎ者、引継ぎ先）
- 部署名
- 業務概要：
- 業務の目的、目標
- 業務内容の詳細
- 業務スケジュール（頻度、期限）
- 具体的な手順：
- 業務の流れ（ステップごとに詳細を記述）
- 使用するツール、システム
- 関連資料、URL
- 注意点・課題：
- 過去のトラブル事例とその対応
- 業務上の注意点、リスク
- 今後の改善点
- 連絡先：
- 関連部署の担当者
- 外部関係者の連絡先
- その他：
- 特記事項
- 質問事項
デザインのポイント
- 見やすさ： シンプルなフォント、適切な行間、余白を意識する。
- 構造化： 箇条書き、表、図などを活用して情報を整理する。
- 重要箇所を目立たせる： 太字、色分け、アンダーラインなどを活用する。
- 統一感： 社内規定のフォーマットがあればそれに従う。なければ、テンプレート全体で統一感のあるデザインを心がける。
書き方の流れ
- 業務の洗い出し： 担当業務をすべてリストアップする。
- 情報の整理： 各業務について、上記の必須要素を整理する。
- テンプレートの作成： 整理した情報を基に、テンプレートを作成する。
- 情報の書き込み： テンプレートに具体的な情報を書き込む。
- レビュー： 他の担当者に見てもらい、誤りや不足がないか確認する。
- 修正・完成： レビュー結果を反映して修正し、完成させる。
使う場面
- 部署異動時
- 退職時
- 産休・育休時
- 業務分担の変更時
- プロジェクト担当者の変更時
注意点
- 専門用語を避ける： 後任者が理解しやすい言葉を使う。
- 具体的に記述する： あいまいな表現を避け、誰が見ても分かるように記述する。
- 最新情報を記述する： 古い情報や誤った情報を記述しないように注意する。
- 継続的に更新する： 業務内容が変わった場合は、適宜更新する。
実践的な手順：ステップ形式で解説
ステップ1：業務の洗い出しと整理
まずは、あなたが担当している業務をすべて洗い出します。 そして、それぞれの業務について、目的、手順、注意点などを具体的に整理しましょう。 ExcelやWordなどの表計算ソフトやワープロソフトを使うと、整理しやすいでしょう。
ステップ2：テンプレートの作成
次に、洗い出した情報を基に、テンプレートを作成します。 上記の「必要な要素の一覧」を参考に、必要な項目を盛り込みましょう。
ステップ3：情報の書き込み
作成したテンプレートに、具体的な情報を書き込んでいきます。 分かりやすく、具体的に記述することを心がけましょう。
ステップ4：レビュー
完成した引継ぎ書を、上司や同僚に見てもらい、誤りや不足がないか確認してもらいましょう。 客観的な視点からチェックしてもらうことで、より質の高い引継ぎ書を作成することができます。
ステップ5：修正・完成
レビュー結果を反映して修正し、完成させましょう。 完成した引継ぎ書は、後任者にしっかりと引き継ぎ、業務がスムーズに引き継がれるようにサポートしましょう。
根拠や理由を添えた解説
各項目の説明に、なぜそれが必要なのか、どのようなメリットがあるのかを添えることで、より理解が深まります。 例えば、「連絡先を記載することで、後任者がスムーズに情報収集できる」といったように、具体的な理由を添えましょう。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（業務 引継 書 テンプレート の例）
【タイトル】 広報部 SNS運用業務 引継 書
【項目1】 業務概要 Twitter、Instagram、Facebookによる情報発信。新商品情報、イベント情報、キャンペーン情報などを発信し、ブランドイメージ向上を図る。
【項目2】 具体的な手順
- 広報戦略会議にて発信内容決定
- コンテンツ作成（文章、画像、動画）
- 校正・承認
- 各SNSへ投稿
- 効果測定（エンゲージメント率、リーチ数など）
【項目3】 使用ツール
- Hootsuite（SNS管理ツール）
- Adobe Photoshop（画像編集ソフト）
- Google Analytics（アクセス解析ツール）
【備考】 HootsuiteのログインID、パスワードは別途共有。過去の投稿データは社内サーバーに保管。各SNSのガイドラインを遵守すること。
まとめ
業務引継ぎ書は、スムーズな業務遂行に不可欠なツールです。 今回ご紹介したテンプレートの作り方を参考に、自社に合った引継ぎ書を作成し、効果的な業務引継ぎを実現してください。
