業務引継書テンプレート（Excel・無料）：作り方ガイド＆サンプル付き！
「業務引継書、どうやって作ればいいの…？」そんなお悩み、解決します！ この記事では、Excelで簡単に作れる業務引継書テンプレートの作り方を、必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、わかりやすく解説します。無料テンプレートのサンプルもご用意したので、ぜひ参考にしてくださいね。
なぜ業務引継書が必要なの？
業務引継書は、担当者が変わる際に、スムーズに業務を引き継ぐための大切なツールです。
- 業務の停滞を防ぐ: 引継ぎがうまくいかないと、業務がストップしたり、品質が低下したりする可能性があります。
- 新担当者の負担を軽減: 業務内容を詳しく記載することで、新担当者がスムーズに業務を理解し、早期に戦力になることができます。
- 担当者間の認識のズレを解消: 口頭だけでは伝わりにくい情報も、文書化することで正確に伝えることができます。
業務引継書テンプレートを作る前に：必要な要素一覧
効果的な業務引継書を作成するために、以下の要素を盛り込むことをおすすめします。
- 基本情報:
- 引継ぎ対象業務名
- 引継ぎ元担当者名
- 引継ぎ先担当者名
- 作成日
- 引継ぎ完了日
- 業務概要:
- 業務の目的・目標
- 業務の頻度・スケジュール
- 関連部署・担当者
- 業務詳細:
- 具体的な作業手順（ステップバイステップ）
- 使用するツール・システム
- 関連ファイル・ドキュメントの場所
- 重要な設定・ルール
- トラブルシューティング（よくある質問とその解決策）
- 補足情報:
- 引継ぎ期間中のサポート体制
- 今後の改善点・課題
- その他特記事項
デザインのポイント：見やすさが重要！
Excelでテンプレートを作成する際は、以下の点に注意して見やすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 読みやすいフォント（例：MSゴシック、游ゴシック）を使用する。
- 文字サイズ: 見やすい文字サイズ（10〜12pt）を使用する。
- 罫線: 適切な罫線を使用し、項目を区切る。
- 色: 必要に応じて背景色や文字色を使用するが、使いすぎに注意する。
- 余白: 適度な余白を設け、情報を詰め込みすぎない。
- レイアウト: 項目を整理し、論理的なレイアウトにする。
書き方の流れ：抜け漏れを防ぐために
業務引継書を作成する際は、以下の流れで進めることをおすすめします。
- 業務の洗い出し: 担当業務をすべて洗い出す。
- 情報の整理: 各業務について、必要な情報を整理する（目的、手順、ツールなど）。
- テンプレートの作成: Excelでテンプレートを作成する（または既存のテンプレートをダウンロードして利用する）。
- 情報の入力: 整理した情報をテンプレートに入力する。
- レビュー: 上司や同僚にレビューしてもらい、修正する。
- 引継ぎ: 新担当者に引継ぎ、質問に答える。
使う場面：担当者が変わる時だけじゃない！
業務引継書は、担当者が変わる時だけでなく、以下のような場面でも活用できます。
- 休職・退職: 担当者が長期休職や退職する際に、業務を引き継ぐ。
- 異動: 担当者が異動する際に、業務を引き継ぐ。
- 業務の標準化: 業務手順を標準化し、誰でも同じ品質で業務を行えるようにする。
- マニュアル作成: 業務引継書を元に、より詳細なマニュアルを作成する。
注意点：正確さと具体性が重要！
業務引継書を作成する際は、以下の点に注意しましょう。
- 正確性: 誤った情報や古い情報がないように、正確な情報を記載する。
- 具体性: 曖昧な表現を避け、具体的な表現で記載する。
- 網羅性: 必要な情報が抜け漏れなく記載されているか確認する。
- 更新性: 業務内容が変更された場合は、速やかに更新する。
- 秘密保持: 機密情報が含まれている場合は、取り扱いに注意する。
実践的な手順：Excelで業務引継書テンプレートを作ってみよう！
それでは、実際にExcelで業務引継書テンプレートを作成してみましょう。
ステップ1: Excelを起動し、新規ワークシートを開く
ステップ2: 見出しを入力する
- A1セル：業務引継書
- A3セル：引継ぎ対象業務名
- A4セル：引継ぎ元担当者名
- A5セル：引継ぎ先担当者名
- A6セル：作成日
- A7セル：引継ぎ完了日
- A9セル：業務概要
- A11セル：業務詳細
- A13セル：作業手順
- A15セル：使用ツール・システム
- A17セル：関連ファイル・ドキュメントの場所
- A19セル：重要な設定・ルール
- A21セル：トラブルシューティング
- A23セル：補足情報
ステップ3: 罫線を設定する
各項目の周囲に罫線を設定し、見やすくする。
ステップ4: セルの結合と調整
必要に応じて、セルを結合したり、列幅や行の高さを調整したりする。
ステップ5: テンプレートを保存する
テンプレートとして保存することで、繰り返し利用できる。
サンプルテンプレート：業務引継書テンプレート（Excel・無料）
■ サンプルテンプレート（業務 引継 書 テンプレート エクセル 無料 の例）
【タイトル】 業務引継書テンプレート（営業部 顧客管理業務）
【項目1】 引継ぎ対象業務名：顧客管理業務
【項目2】 業務概要：顧客情報の登録・更新、顧客リストの作成、営業活動の進捗管理
【項目3】 作業手順：
- 顧客情報登録：顧客からの情報提供に基づき、顧客管理システムに情報を入力する。
- 顧客情報更新：顧客からの情報変更に基づき、顧客管理システム内の情報を更新する。
- 顧客リスト作成：営業担当者からの依頼に基づき、顧客リストを作成する。
- 営業活動進捗管理：営業担当者からの報告に基づき、営業活動の進捗状況を顧客管理システムに入力する。
【備考】 顧客管理システムへのログインID・パスワードは別途、情報システム部から連絡します。
まとめ：業務引継書を効果的に活用しよう！
業務引継書は、業務の円滑な引き継ぎをサポートする強力なツールです。今回紹介したテンプレートの作り方やサンプルを参考に、ぜひ効果的な業務引継書を作成し、業務の効率化につなげてくださいね！
