会議録テンプレート作成ガイド：もう会議で困らない！簡単作成術と無料サンプル付き
「会議、長かった割に何も決まってない…」「議事録、結局誰が書くの？」
こんな経験、ありませんか？会議の効率を上げ、後々の混乱を避けるためには、しっかりとした会議録テンプレートが不可欠です。
この記事では、初心者でも簡単に作成できる会議録テンプレートの作り方を徹底解説します！必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式で分かりやすく説明していきます。さらに、すぐに使える無料サンプルテンプレートもご用意しました。
さあ、あなたも今日から会議をスムーズに進め、生産性を向上させましょう！
なぜ会議録テンプレートが必要なのか？
会議録テンプレートがあれば、会議の内容を構造的に記録し、重要なポイントを逃さず、参加者全員で共有できます。
- 情報共有の円滑化： 決定事項や議論の内容を明確に記録し、参加者全員が同じ認識を持つことができます。
- 意思決定の根拠： 後から会議の内容を振り返り、意思決定の根拠を確認できます。
- タスク管理の効率化： 決定されたタスクや担当者を明確に記録し、進捗状況を管理できます。
- 責任の所在の明確化： 発言者や担当者を記録することで、責任の所在を明確にできます。
会議録テンプレートの作り方：5つのステップ
会議録テンプレートを自作する上で、以下の5つのステップを踏むことで、効果的なテンプレートを作成できます。
ステップ1：必要な要素を洗い出す
まずは、あなたの会議で必要な要素をリストアップしましょう。一般的な会議録テンプレートには、以下の要素が含まれます。
- 会議名： 会議の正式名称
- 日時： 会議の開催日時
- 場所： 会議の開催場所
- 参加者： 出席者の氏名（役職も含むと便利）
- 欠席者： 欠席者の氏名
- 議題： 会議のテーマ、議論する内容
- 決定事項： 会議で決定された内容、結論
- タスク： 実行すべき具体的な行動、担当者、期限
- 保留事項： 今後の検討課題
- 備考： その他の重要な情報
ステップ2：デザインのポイントを押さえる
見やすく、使いやすいテンプレートにするためには、デザインも重要です。
- シンプルなレイアウト： 複雑なデザインは避け、情報を整理して見やすくしましょう。
- 適切なフォントサイズ： 文字が小さすぎると読みにくいので、適切なサイズを選びましょう。
- 罫線や色の活用： 情報を区切ったり、強調したりするために、罫線や色を活用しましょう。ただし、使いすぎは逆効果になるので注意。
- 余白の確保： 適度な余白を設けることで、情報を読みやすくすることができます。
ステップ3：書き方の流れを意識する
会議録の書き方にも、一定の流れがあります。
- 会議概要の記載： 会議名、日時、場所、参加者、欠席者などを正確に記載します。
- 議題の整理： 議題を簡潔に記載し、議論の流れを把握できるようにします。
- 決定事項の明確化： 会議で決定された内容を明確に記載します。誰が、何を、いつまでに、どのように行うのかを具体的に記載しましょう。
- タスクの割り当て： 決定事項に基づいて、タスクを割り当てます。担当者と期限を明確に記載しましょう。
- 保留事項の記録： 今後の検討課題や、議論が不十分だった事項などを記録します。
ステップ4：使う場面を想定する
どんな会議で使うテンプレートなのかを具体的に想定することで、より使いやすいテンプレートを作ることができます。
- 定例会議用： 毎回同じ議題を扱う場合は、フォーマットを固定化すると効率的です。
- プロジェクト会議用： プロジェクトの進捗状況や課題を記録できる項目を追加しましょう。
- ブレインストーミング用： 自由な発想を記録できるように、記述スペースを広くとりましょう。
ステップ5：注意点を確認する
- 客観的な記述： 個人的な意見や感情は避け、客観的な事実のみを記載しましょう。
- 正確な情報： 誤字脱字や間違いがないように、注意深く確認しましょう。
- 簡潔な表現： 長文は避け、簡潔で分かりやすい表現を心がけましょう。
- 秘密保持： 機密情報が含まれる場合は、適切な管理を行いましょう。
実践的な手順：テンプレート作成例（Word）
ここでは、Wordを使ったテンプレート作成例をご紹介します。
- Wordを起動し、新規文書を作成します。
- 「挿入」タブから「表」を選択し、必要な行数と列数の表を作成します。（例：会議名、日時、参加者、議題、決定事項、タスクなど）
- 各セルに項目名を入力します。
- 罫線やフォントサイズなどを調整し、見やすいデザインにします。
- 必要に応じて、色や網掛けなどを追加します。
- 作成したテンプレートを保存します。
サンプルテンプレート：定例会議議事録
■ サンプルテンプレート（定例会議議事録の例）
【タイトル】 定例会議議事録（〇〇部）
【日付】 2024年〇月〇日
【時間】 〇〇：〇〇～〇〇：〇〇
【場所】 〇〇会議室
【参加者】 〇〇、〇〇、〇〇
【欠席者】 〇〇
【議題】
- 〇〇プロジェクト進捗報告
- 〇〇問題に関する協議
- その他
【決定事項】
- 〇〇プロジェクトの進捗状況は良好。次回の会議で詳細な報告を行う。
- 〇〇問題に関しては、〇〇部が主体となって解決策を検討する。
【タスク】
- 〇〇：〇〇プロジェクト詳細報告資料作成（期限：〇〇日）
- 〇〇：〇〇問題解決策検討（期限：〇〇日）
【備考】 特になし
※ このテンプレートは、あくまで例です。あなたの会議に合わせて項目を調整してください。
まとめ：テンプレートを活用して、効率的な会議を実現しよう！
会議録テンプレートは、会議の効率を上げ、生産性を向上させるための強力なツールです。この記事で紹介した手順を参考に、あなただけのオリジナルテンプレートを作成し、会議を有意義なものにしましょう！
