伝言メモテンプレート無料！誰でも簡単！自分だけのオリジナルテンプレート作成術
ビジネスシーンや家庭内で、ちょっとした伝言やメモを残したい時、ありませんか？ そんな時に役立つのが「伝言メモ」です。でも、毎回同じようなメモ用紙を使うのは味気ない… そう思ったことはありませんか？ そこで今回は、伝言メモテンプレートを無料で手に入れる方法と、自分だけのオリジナルテンプレートの作り方をわかりやすく解説します！
なぜ伝言メモテンプレートが必要なの？
伝言メモは、相手に確実に情報を伝えるための重要なツールです。テンプレートを使うことで、以下のメリットがあります。
- 情報の抜け漏れを防ぐ: 必要な項目が予め決まっているため、伝え忘れを防ぎます。
- 伝達効率の向上: 用件が整理されているため、相手が内容を理解しやすくなります。
- 時間の節約: 毎回フォーマットを考える手間が省けます。
- 統一感のある印象: 同じテンプレートを使うことで、組織全体の伝達品質を向上させます。
伝言メモテンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント
オリジナルテンプレートを作る前に、必要な要素とデザインのポイントを把握しておきましょう。
必要な要素一覧
- 日付: いつ伝言があったかを記録します。
- 宛先: 誰宛の伝言かを明確にします。
- 発信者: 誰からの伝言かを記載します。
- 用件: 伝言の内容を簡潔に記述します。
- 連絡先: 発信者の連絡先を記載します。
- 返信の要否: 返信が必要かどうかを示します。
- 確認: 伝言を受けた人が確認したことを示す欄を設けます。
- 時間: 伝言を受けた時間を記録します。
デザインのポイント
- シンプルで見やすい: 色使いは控えめに、フォントは読みやすいものを選びましょう。
- 必要最低限の装飾: 情報が埋もれないように、装飾は控えめに。
- 項目の配置: 重要な情報を目立つ場所に配置しましょう。
- 余白: 適度な余白を設けることで、見やすさが向上します。
- 会社のロゴやテーマカラー: 個性を出すために、会社のロゴやテーマカラーを取り入れるのも良いでしょう。
伝言メモテンプレートの書き方の流れ
- テンプレートを開く/作成する: 既存のテンプレートを利用するか、新しいテンプレートを作成します。
- 日付を記入する: 伝言があった日付を記入します。
- 宛先を記入する: 誰宛の伝言かを記入します。
- 発信者を記入する: 誰からの伝言かを記入します。
- 用件を簡潔に記入する: 要点を絞って、わかりやすく記述します。
- 連絡先を記入する: 必要に応じて、発信者の連絡先を記入します。
- 返信の要否を示す: 返信が必要かどうかを明確に示します。
- 伝言を渡す: 宛先に伝言メモを渡します。
- 確認欄にチェックを入れる: 伝言を受けた人が確認したことを示すために、確認欄にチェックを入れます。
伝言メモテンプレートを使う場面
伝言メモテンプレートは、様々な場面で活用できます。
- オフィスでの伝言: 電話応対後や、会議中に席を外している人への伝言。
- 家庭内での連絡: 家族への伝言や、留守番中の子供への指示。
- 医療現場: 患者への連絡事項や、医師・看護師間の情報共有。
- 工場・倉庫: 作業指示や、資材の入荷・出荷連絡。
伝言メモテンプレート作成の注意点
- 個人情報の保護: 連絡先などの個人情報は、適切に管理しましょう。
- 機密情報の扱い: 社内情報や顧客情報など、機密情報が含まれる場合は、取り扱いに注意が必要です。
- 誤字脱字のチェック: 誤字脱字があると、伝言内容が誤って伝わる可能性があります。
- テンプレートの更新: 定期的にテンプレートを見直し、必要に応じて修正しましょう。
実践！ステップ形式でオリジナル伝言メモテンプレートを作成してみよう！
ここでは、Microsoft Wordを使って、簡単に伝言メモテンプレートを作成する手順を解説します。
ステップ1：Wordを起動し、新規文書を作成する
Wordを起動し、新しい白紙の文書を開きます。
ステップ2：ヘッダーにタイトルを入力する
「挿入」タブから「ヘッダー」を選択し、お好みのスタイルを選びます。ヘッダーに「伝言メモ」と入力します。フォントサイズや色を調整して、見やすくしましょう。
ステップ3：表を作成する
「挿入」タブから「表」を選択し、必要な項目数に合わせて表を作成します。例えば、「日付」「宛先」「発信者」「用件」「連絡先」「返信要否」「確認」の7項目であれば、7行の表を作成します。
ステップ4：項目名を入力する
作成した表の各行に、項目名を入力します。フォントの種類やサイズを調整して、見やすくしましょう。
ステップ5：罫線を調整する
表の罫線を調整して、見やすいようにします。罫線の種類や色を変更したり、不要な罫線を削除したりすることも可能です。
ステップ6：デザインを調整する
必要に応じて、色や画像を追加してデザインを調整します。ただし、シンプルで見やすいデザインを心掛けましょう。
ステップ7：テンプレートとして保存する
「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Wordテンプレート(*.dotx)」として保存します。これで、いつでもオリジナルの伝言メモテンプレートを使用できます。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（伝言 メモ テンプレート 無料 の例）
【タイトル】 伝言メモ
【日付】 ○○○○年○○月○○日
【宛先】 ○○○○様
【発信者】 ○○○○
【用件】 ○○○○について、○○○○が必要です。
【連絡先】 電話：○○○○-○○○○-○○○○ メール：○○○○@○○○○.com
【返信要否】 □ 要 □ 不要
【確認】 □ 確認済み
【備考】 ○○○○にご連絡ください。
まとめ：オリジナル伝言メモで業務効率UP！
今回は、伝言メモテンプレートの作り方について解説しました。テンプレートを活用することで、情報の伝達ミスを防ぎ、業務効率を向上させることができます。ぜひ、自分だけのオリジナルテンプレートを作成して、日々の業務に役立ててみてください！
