伺い書テンプレートで業務効率アップ！作り方と活用例を徹底解説
ビジネスシーンで頻繁に使われる「伺い書」。承認を得るため、情報共有のため、様々な目的で作成されますが、毎回ゼロから書くのは大変ですよね。そこで今回は、伺い書テンプレートの作り方を徹底解説！必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、使う場面、注意点まで、わかりやすくご紹介します。さらに、すぐに使えるサンプルテンプレートも掲載！この記事を読めば、あなたも簡単に伺い書テンプレートを作成し、業務効率を大幅に向上させることができます。
なぜ伺い書テンプレートが必要なの？
伺い書は、上司や関係者に何かを依頼したり、承認を得たりする際に使用する重要な書類です。しかし、毎回フォーマットを作成するのは時間と労力がかかります。テンプレートを活用することで、以下のメリットがあります。
- 業務効率の向上: 毎回ゼロから作成する手間が省け、時間を有効活用できます。
- 記載漏れの防止: 必要な項目がテンプレートに予め記載されているため、記載漏れを防ぐことができます。
- 質の均一化: 誰が作成しても一定の品質を保て、組織全体のコミュニケーションの質を高めます。
- 見やすさの向上: テンプレートを使用することで、書類の形式が統一され、読みやすくなります。
伺い書テンプレートの作り方：５つのステップ
ここでは、読者自身が簡単に伺い書テンプレートを作成できるように、5つのステップで解説していきます。
ステップ１：必要な要素を洗い出す
まず、どのような情報を伺い書に含める必要があるのかを明確にしましょう。一般的に必要な要素は以下の通りです。
- 日付: 伺い書を作成した日付
- 宛名: 伺い書を提出する相手の名前（役職名も含む）
- 差出人: 自分の名前（所属部署名も含む）
- 件名: 伺い書の概要を示す簡潔なタイトル
- 本文: 依頼や確認したい内容を具体的に記述
- 添付資料: 必要に応じて資料を添付
- 承認欄: 承認者の署名・捺印欄
- 備考: 特記事項や補足事項があれば記載
上記はあくまで一般的な要素であり、部署や企業によって必要な項目は異なります。過去の伺い書を参考にしたり、上司や同僚に相談したりして、自社に必要な要素を洗い出しましょう。
ステップ２：デザインのポイント
テンプレートのデザインは、見やすさ、使いやすさに大きく影響します。以下のポイントを意識して、デザインを検討しましょう。
- シンプルなデザイン: 色数を抑え、フォントも統一するなど、シンプルで見やすいデザインを心がけましょう。
- フォントの選択: ビジネスシーンにふさわしい、読みやすいフォントを選びましょう。（例：MSゴシック、MS明朝、游ゴシック体など）
- 余白の確保: 文字が詰まりすぎないように、適度な余白を設けることで、視認性を高めます。
- 罫線の活用: 項目ごとに罫線で区切ることで、整理された印象を与えます。
ステップ３：書き方の流れ
伺い書は、相手に失礼なく、かつスムーズに内容を伝える必要があります。以下の流れを意識して記述しましょう。
- 丁寧な挨拶: 宛先に対して、丁寧な挨拶で始めましょう。（例：〇〇部長殿、〇〇様）
- 件名の明記: 伺い書の概要を簡潔に伝え、相手に内容を理解してもらいやすくします。
- 背景の説明: 依頼や確認事項の背景を説明し、なぜ伺い書が必要なのかを明確にします。
- 具体的な内容: 具体的に依頼内容や確認事項を記述します。数字や固有名詞は正確に記載しましょう。
- 結論: 最終的に何を求めているのかを明確に伝えます。（例：ご承認をお願いいたします、ご確認をお願いいたします）
- 感謝の言葉: 最後に、感謝の言葉を添えることで、相手に好印象を与えます。（例：お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。）
ステップ４：使う場面を想定する
どんな場面で伺い書を使用するのかを具体的に想定することで、より使いやすいテンプレートを作成できます。例えば、以下のような場面が考えられます。
- 出張申請: 出張の目的、期間、費用などを記載
- 休暇申請: 休暇の理由、期間、業務の引継ぎなどを記載
- 備品購入申請: 購入する備品名、数量、金額などを記載
- 稟議書: 新規プロジェクトの提案、予算申請などを記載
それぞれの場面に合わせて、必要な項目や記載内容を調整しましょう。
ステップ５：注意点を確認する
伺い書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 正確な情報: 誤った情報を記載しないように、事前に確認を徹底しましょう。
- 簡潔な表現: ダラダラと長い文章にならないように、簡潔でわかりやすい表現を心がけましょう。
- 敬語の使い方: 相手に失礼のないように、正しい敬語を使いましょう。
- 誤字脱字のチェック: 提出前に必ず誤字脱字がないかを確認しましょう。
- 承認フローの確認: 承認ルートを事前に確認し、適切な相手に提出しましょう。
実践的な手順：Wordで伺い書テンプレートを作成してみよう！
ここでは、Microsoft Wordを使って実際に伺い書テンプレートを作成する手順を説明します。
- Wordを起動し、新規文書を作成します。
- ページ設定で、余白や用紙サイズを調整します。（A4推奨）
- ヘッダーに、会社名やロゴを挿入します。（必要に応じて）
- 表ツールを使用して、必要な項目を配置します。
- 各項目に、適切なフォントや文字サイズを設定します。
- 罫線や塗りつぶしを使用して、デザインを調整します。
- 必要に応じて、入力規則を設定します。（例：日付は日付形式で入力するように設定）
- テンプレートとして保存します。（ファイル形式は「.dotx」推奨）
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（出張伺い書 の例）
【タイトル】 出張伺い書
【項目1】 日付：○○○○年○○月○○日
【項目2】 宛名：○○部長殿
【項目3】 差出人：○○部 ○○ ○○
【項目4】 件名：○○出張の件
【項目5】 出張期間：○○○○年○○月○○日～○○○○年○○月○○日（○日間）
【項目6】 出張先：○○県○○市
【項目7】 出張目的：○○○○に関する打ち合わせ
【項目8】 概算費用：交通費：○○円、宿泊費：○○円、その他：○○円 合計：○○円
【項目9】 添付資料：見積書、行程表
【項目10】 承認：
【備考】 詳細につきましては、添付資料をご確認ください。 お忙しいところ恐縮ですが、ご承認の程よろしくお願いいたします。
※ このテンプレートは、あくまで一例です。必要に応じて項目を追加・修正してください。
まとめ
今回は、伺い書テンプレートの作り方について解説しました。テンプレートを活用することで、業務効率を向上させ、組織全体のコミュニケーションの質を高めることができます。ぜひこの記事を参考に、自社に合った伺い書テンプレートを作成し、業務効率アップを実現してください。
