伝言メモテンプレートを無料エクセルで作ろう！簡単ステップで業務効率アップ！
「あれ？〇〇さんからの伝言、どこに書いたっけ…？」
仕事中にこんな経験、ありませんか？ 伝言メモは、誰かに何かを伝えるための重要なツールですが、紙のメモだと紛失したり、内容が曖昧になったりすることも。そんな悩みを解決してくれるのが、エクセルで作る伝言メモテンプレートです！
今回は、エクセルで簡単に作れる伝言メモテンプレートの作り方を、初心者さんにもわかりやすく解説します。無料のエクセルテンプレートを活用すれば、誰でもすぐに業務効率をアップできますよ！
なぜエクセルで伝言メモテンプレートを作るのが良いの？
エクセルで伝言メモテンプレートを作るメリットはたくさんあります。
- 整理しやすい: デジタルデータなので、検索や管理が簡単です。
- 共有しやすい: メールや社内ネットワークで簡単に共有できます。
- カスタマイズしやすい: 自分の仕事に合わせて項目を自由に追加・変更できます。
- 無料: エクセルがあれば、無料で作成できます。
伝言メモテンプレートに必要な要素
伝言メモテンプレートに必要な要素は、以下の通りです。
- 日付: いつ伝言を受けたのかを記録します。
- 時間: 伝言を受けた時間を記録します。
- 宛先: 誰に伝言を伝えるのかを記録します。
- 発信者: 誰からの伝言なのかを記録します。
- 伝言内容: 伝言の具体的な内容を記録します。
- 伝言を受けた人: 誰が伝言を受けたのかを記録します。
- 緊急度: 伝言の緊急度を記録します（例：至急、本日中、後で）。
- 折り返し連絡の要否: 折り返し連絡が必要かどうかを記録します。
デザインのポイント：見やすさが重要！
伝言メモは、内容を正確に伝えることが重要です。そのため、見やすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 読みやすいフォントを選びましょう（例：メイリオ、游ゴシック）。
- 文字サイズ: 大きすぎず、小さすぎない、適切なサイズに設定しましょう。
- 罫線: 罫線を使って、項目を区切りましょう。
- 色: 目立ちすぎない、落ち着いた色を使いましょう。
- 重要な箇所は強調: 太字や色を使って、重要な箇所を強調しましょう。
書き方の流れ：簡潔に、正確に！
伝言メモは、簡潔かつ正確に書くことが大切です。
- 日付と時間: 伝言を受けた日付と時間を正確に記入します。
- 宛先と発信者: 誰に、誰からの伝言かを明確に記入します。
- 伝言内容: 要件を簡潔にまとめ、誤解のないように丁寧に記述します。
- 伝言を受けた人: 誰が伝言を受け取ったのかを明記します。
- 緊急度と折り返し連絡: 緊急度と折り返し連絡の要否を記入します。
伝言メモテンプレートを使う場面
伝言メモテンプレートは、オフィスだけでなく、様々な場面で活用できます。
- 電話対応: 電話を取り次ぐ際に、相手への伝言を記録します。
- 会議: 会議中に伝えたいことを、参加者に伝言として残します。
- 外出時: 外出中に連絡があったことを、同僚に伝えます。
- 部署内連絡: 部署内で情報を共有するために使用します。
伝言メモテンプレート作成時の注意点
伝言メモテンプレートを作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- シンプルさを保つ: 複雑なデザインは避け、必要な情報を効率的に記録できるようにしましょう。
- 自社の状況に合わせてカスタマイズ: 部署や業務内容に合わせて、必要な項目を追加・変更しましょう。
- 定期的な見直し: テンプレートは定期的に見直し、使いにくい点や改善点があれば修正しましょう。
エクセルで伝言メモテンプレートを作る実践的な手順
それでは、実際にエクセルで伝言メモテンプレートを作ってみましょう。
ステップ1: エクセルを起動する
まず、エクセルを起動し、新しいブックを開きます。
ステップ2: 項目を入力する
以下の項目をセルに入力します。
- A1: 日付
- B1: 時間
- C1: 宛先
- D1: 発信者
- E1: 伝言内容
- F1: 伝言を受けた人
- G1: 緊急度
- H1: 折り返し連絡
ステップ3: セルの書式を設定する
各セルの書式を設定します。
- 日付: 日付形式に設定します。
- 時間: 時刻形式に設定します。
- 伝言内容: セルの高さを調整して、長い文章でも表示できるようにします。
ステップ4: 罫線を引く
表全体に罫線を引いて、見やすくします。
ステップ5: デザインを整える
フォントの種類やサイズ、色などを変更して、デザインを整えます。
ステップ6: テンプレートとして保存する
作成したシートをテンプレートとして保存します。
ステップ7: 必要に応じて印刷する
必要に応じて印刷して、紙の伝言メモとしても使用できます。
サンプルテンプレート：伝言メモテンプレート（無料エクセル）
■ サンプルテンプレート（伝言 メモ テンプレート 無料 エクセル の例） 【タイトル】 伝言メモ
【項目1】 日付：○○○○年○○月○○日
【項目2】 時間：○○時○○分
【項目3】 宛先：○○○○様
【項目4】 発信者：○○○○様
【項目5】 伝言内容：○○○○
【項目6】 伝言を受けた人：○○○○
【項目7】 緊急度：[ ] 至急 [ ] 本日中 [ ] 後で
【項目8】 折り返し連絡：[ ] 要 [ ] 不要
【備考】 ○○○○様より、○○○○の件でご連絡がありました。至急ご対応ください。
※ このテンプレートは、記事の種類に合わせて自然に内容を変えて書くこと。
まとめ：伝言メモテンプレートでスムーズな情報伝達を実現！
エクセルで作る伝言メモテンプレートは、業務効率を向上させるための強力なツールです。今回ご紹介した手順を参考に、ぜひオリジナルの伝言メモテンプレートを作成してみてください。無料のエクセルを活用して、スムーズな情報伝達を実現しましょう！
