会議進行表テンプレート

会議をスムーズに進める！会議進行表テンプレートの作り方と活用術

会議、ちゃんと進んでいますか？時間内に終わらず、結局何が決まったのかわからない…なんて経験、ありませんか？そんな悩みを解決してくれるのが、会議進行表テンプレートです！今回は、会議進行表テンプレートの作り方から、実際に使えるサンプルまで、わかりやすく解説していきます。これを読めば、あなたの会議もきっと変わるはず！

なぜ会議進行表が必要なの？

会議進行表は、会議をスムーズに進めるための羅針盤のようなもの。参加者全員が目的を共有し、議論の方向性を定めることで、無駄な時間を減らし、建設的な意見交換を促します。会議進行表があれば、

時間配分が明確になる: 各議題にどれくらいの時間をかけるかがわかるので、時間内に終わらせやすくなります。
議題から脱線しにくくなる: 議論の焦点を定め、参加者が目的意識を持って発言できるようになります。
決定事項が明確になる: 会議の成果が記録されるので、後から振り返りやすくなります。

会議進行表テンプレートの作り方

それでは、実際に会議進行表テンプレートを作ってみましょう。難しく考える必要はありません。必要な要素を盛り込み、見やすく、使いやすいテンプレートを目指しましょう！

必要な要素一覧

まずは、会議進行表に必要な要素をリストアップしましょう。

会議名: 会議のテーマを明確にする
開催日時: いつ会議を行うのか
開催場所: どこで会議を行うのか（オンライン会議の場合はURL）
参加者: 誰が参加するのか
目的: 会議のゴールは何か
議題: 具体的に何を話し合うのか
時間配分: 各議題にどれくらいの時間をかけるのか
担当者: 各議題の責任者は誰か
資料: 必要な資料は何か
決定事項: 会議で決まったことは何か
アクションアイテム: 誰が何をいつまでに実行するのか
備考: その他、特記事項

デザインのポイント

デザインは、見やすさが重要です。表形式で見やすく整理し、フォントや色使いにも工夫しましょう。

シンプルなデザイン: ごちゃごちゃせず、必要な情報がすぐに目に入るように。
フォントの統一: 複数のフォントを使わず、読みやすいフォントを選びましょう。
色の活用: 重要箇所を強調するために、色を効果的に使いましょう。（ただし、使いすぎには注意！）
余白の確保: 情報が詰まりすぎないように、適度な余白を設けることが大切です。

書き方の流れ

会議の目的を明確にする: 何を達成したいのかを具体的に書き出す。
議題をリストアップする: 目的を達成するために話し合うべきことを洗い出す。
時間配分を決める: 各議題にどれくらいの時間をかけるか見積もる。
担当者を決める: 各議題の責任者を明確にする。
資料を準備する: 会議に必要な資料を事前に準備する。
テンプレートに入力する: 必要な情報をテンプレートに入力する。
参加者に事前に共有する: 会議前に参加者に共有し、目を通してもらう。

使う場面

会議進行表は、あらゆる種類の会議で活用できます。

定例会議: 進捗報告や情報共有
プロジェクト会議: プロジェクトの進捗管理や課題解決
意思決定会議: 重要な決定を行う
ブレインストーミング会議: 新しいアイデアを生み出す

注意点

柔軟性を持たせる: 予定通りに進まないこともあります。状況に応じて柔軟に対応しましょう。
参加者の意見を聞く: 会議進行表はあくまで目安。参加者の意見を聞きながら、より良い会議を目指しましょう。
定期的に見直す: より使いやすいテンプレートにするために、定期的に見直しましょう。

実践的な手順（ステップ形式）

それでは、実際にテンプレートを作成する手順をステップ形式で見ていきましょう。

ステップ1: テンプレートのフォーマットを決める

まずは、ExcelやWordなど、使い慣れたツールでテンプレートのフォーマットを作成します。表形式で必要な項目を配置しましょう。

ステップ2: 必要な要素を入力する

先ほどリストアップした要素を、テンプレートに入力していきます。

会議名、開催日時、開催場所、参加者、目的などを入力
議題、時間配分、担当者、資料などを入力
決定事項、アクションアイテム、備考欄を設ける

ステップ3: デザインを調整する

フォント、色、余白などを調整し、見やすいデザインに仕上げます。

ステップ4: テスト利用する

実際に会議でテンプレートを使用し、使い勝手を試してみましょう。

ステップ5: 改善する

テスト利用の結果をもとに、改善点を見つけて修正します。

サンプルテンプレート：定例会議用

それでは、実際に使える会議進行表テンプレートのサンプルをご紹介します。今回は、定例会議を想定したテンプレートです。

■ サンプルテンプレート（会議進行表テンプレートの例）【タイトル】定例会議進行表

【項目1】 会議名: ○○部定例会議

【項目2】 開催日時: 2024年○月○日 ○曜日 ○時～○時

【項目3】 開催場所: ○○会議室

【項目4】 参加者: ○○部長、○○課長、○○

【項目5】 目的: 各プロジェクトの進捗状況の確認と課題の共有

【項目6】 議題1: プロジェクトA 進捗報告（15分）担当: ○○ 【項目7】 議題2: プロジェクトB 進捗報告（15分）担当: ○○ 【項目8】 議題3: 課題共有と解決策の検討（30分）担当: 全員

【項目9】 決定事項:

○○について、○○と決定
○○について、○○と決定

【項目10】 アクションアイテム:

○○: ○○までに○○を行う
○○: ○○までに○○を行う

【備考】

議題に関する資料は事前に配布すること。
時間配分はあくまで目安。議論の状況に応じて調整すること。

まとめ

会議進行表テンプレートは、会議を成功に導くための強力なツールです。ぜひ今回の記事を参考に、あなたの会議に合ったテンプレートを作成し、活用してみてください。きっと、より効率的で、より実りある会議を実現できるはずです！