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面談シートテンプレート：効果的な面談を実現するための作り方とサンプル
面談は、従業員の成長を促し、組織全体のパフォーマンスを向上させるための重要な機会です。しかし、準備不足や記録の不備によって、せっかくの面談が形骸化してしまうことも少なくありません。そこで、本記事では、効果的な面談を実現するための面談シートテンプレートの作り方を詳しく解説します。
1. なぜ面談シートが必要なのか？
面談シートは、面談の目的を明確にし、議論の焦点を絞り、記録を残すことで、面談の効果を最大化するためのツールです。
- 目的の明確化: 面談の目的やテーマを事前に設定することで、参加者双方が準備を整え、より建設的な議論ができます。
- 議論の焦点絞り: 面談シートに沿って議論を進めることで、話が逸れるのを防ぎ、効率的な時間活用ができます。
- 記録の蓄積: 面談内容や決定事項を記録することで、進捗状況の確認や今後の改善に役立ちます。
2. 面談シートテンプレートの作り方：必要な要素とデザインのポイント
面談シートは、目的や対象者によって内容をカスタマイズすることが重要です。ここでは、一般的な面談シートに必要な要素と、デザインのポイントを紹介します。
2.1 必要な要素の一覧
- 基本情報:
- 面談対象者名
- 所属部署
- 面談実施日
- 面談者名
- 面談の目的:
- 今回の面談の目的・テーマ
- 自己評価:
- 過去の目標達成度
- 自己評価 (強み・弱み)
- 業務における課題や改善点
- 面談者の評価:
- 業務遂行能力
- チームへの貢献度
- 成長度合い
- 目標設定:
- 今後の目標 (具体的、測定可能、達成可能、関連性、時間制約の5つの要素を満たすSMART目標)
- アクションプラン:
- 目標達成のための具体的な行動計画
- 必要なサポート
- 自由記述欄:
- その他、伝えたいことや意見
2.2 デザインのポイント
- 見やすさ:
- フォントサイズや行間を適切に調整し、読みやすいレイアウトを心がける。
- 必要に応じて罫線や色分けを使用し、情報を整理する。
- 書きやすさ:
- 記入欄のスペースを十分に確保する。
- 選択肢形式やチェックボックスを活用し、記入の手間を省く。
- 目的との整合性:
- 面談の目的に合わせて、必要な情報を過不足なく盛り込む。
- デジタル化への対応:
- 必要に応じて、デジタルで記入できるフォーマット（Word、Excelなど）で作成する。
3. 面談シートの書き方の流れと使う場面
面談シートは、面談前に記入するものと、面談中に記入するものがあります。
- 面談前:
- 面談対象者は、自己評価や目標設定など、事前に記入できる項目を埋めておく。
- 面談者は、事前に面談対象者の業務状況や実績などを確認し、評価の準備をする。
- 面談中:
- 面談シートを参考に、議論を進める。
- 議論の結果、目標設定やアクションプランを修正・追記する。
- 面談者・面談対象者双方が、面談内容を理解し、合意したことを確認する。
- 面談後:
- 面談シートの内容を関係者で共有する (必要に応じて)。
- アクションプランの進捗状況を定期的に確認する。
面談シートは、以下のような場面で活用できます。
- 人事評価面談: 個人の業績評価やキャリア開発に関する面談。
- 目標設定面談: 今後の目標設定や行動計画に関する面談。
- 育成面談: 個人の成長を促すための課題解決やスキルアップに関する面談。
- キャリア面談: 将来のキャリアプランや希望に関する面談。
- 1on1ミーティング: 上司と部下が定期的に行う、コミュニケーションや課題解決を目的とした面談。
4. 面談シート作成時の注意点
- 個人情報の保護: 面談シートには、個人情報が含まれるため、適切な管理を行う必要があります。
- 目的外利用の禁止: 面談シートは、面談の目的以外で使用してはなりません。
- フィードバックの徹底: 面談シートの結果を、必ず本人にフィードバックし、改善に繋げるようにしましょう。
- 定期的な見直し: 面談シートの内容は、定期的に見直し、必要に応じて修正を加えるようにしましょう。
5. 実践的な手順：テンプレートを自分で作る
- 面談の目的を明確にする: どのような面談で、何を達成したいのかを明確にします。
- 必要な要素をリストアップする: 目的を達成するために必要な情報を洗い出します。
- テンプレートの形式を選択する: 紙媒体、Word、Excelなど、使いやすい形式を選択します。
- レイアウトをデザインする: 見やすく、書きやすいレイアウトを心がけます。
- 項目を作成する: リストアップした要素を項目として配置します。
- サンプルを参考に調整する: 既存のテンプレートを参考にしながら、項目やレイアウトを調整します。
- テスト運用する: 実際に面談で使用してみて、使い勝手を検証します。
- 改善を繰り返す: テスト運用の結果を基に、項目やレイアウトを改善します。
6. サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（目標設定面談 シート テンプレート の例）
【タイトル】 目標設定面談 シート テンプレート
【氏名】 ○○○○
【所属】 ○○○○
【日付】 20XX年X月X日
【目標設定期間】 20XX年X月～20XX年X月
【前回目標の達成度】
- 目標1: ○○％達成
- 目標2: ○○％達成
- 目標3: ○○％達成
【自己評価】
- 強み: ○○○○
- 弱み: ○○○○
- 改善点: ○○○○
【今回の目標】
- 目標1: ○○○○ (SMART目標)
- 目標2: ○○○○ (SMART目標)
- 目標3: ○○○○ (SMART目標)
【アクションプラン】
- 目標1達成のための行動: ○○○○
- 必要なサポート: ○○○○
- 目標2達成のための行動: ○○○○
- 必要なサポート: ○○○○
- 目標3達成のための行動: ○○○○
- 必要なサポート: ○○○○
【面談者からのフィードバック】 ○○○○
【署名】 （面談対象者） （面談者）
【備考】 目標は3つまでとしていますが、必要に応じて項目数を増減してください。SMART目標を意識して、具体的な目標設定を行いましょう。
まとめ
面談シートは、効果的な面談を実現するための強力なツールです。本記事で紹介した要素や手順を参考に、自社に合った面談シートを作成し、従業員の成長と組織の発展に役立ててください。
