面談記録テンプレートで面談をもっとスムーズに！作り方から活用方法まで徹底解説
面談って、準備も記録も意外と大変ですよね。参加者の意見をしっかり記録し、今後のアクションプランに繋げるためには、効果的な面談記録が不可欠です。でも、毎回ゼロから書くのは時間も手間もかかります。
そこで今回は、面談記録を効率化する面談記録テンプレートの作り方と活用方法を徹底解説します！テンプレートがあれば、毎回同じフォーマットで記録できるので、情報の整理がしやすく、振り返りも簡単になります。ぜひ、この記事を参考に、あなたにとって最適な面談記録テンプレートを作成し、面談をより有意義なものにしてくださいね。
なぜ面談記録テンプレートが必要なの？
面談記録テンプレートを使うことで、以下のようなメリットがあります。
- 効率化： 毎回同じ項目を記入するので、時間短縮に繋がります。
- 網羅性： 必要な情報を漏れなく記録できます。
- 比較可能性： 過去の面談記録と比較しやすく、進捗状況の把握に役立ちます。
- 客観性： 個人的な感情に左右されず、客観的な記録を残せます。
- 共有性： 関係者間で情報を共有しやすくなります。
面談記録テンプレートの作り方：5つのステップ
効果的な面談記録テンプレートを作成するために、以下の5つのステップで進めていきましょう。
ステップ1：必要な要素を洗い出す
まず、どのような情報を記録したいのかを明確にします。面談の種類や目的に合わせて、必要な要素をリストアップしましょう。
一般的な要素としては、以下のようなものが挙げられます。
- 基本情報：
- 面談日時
- 面談場所
- 参加者（氏名、役職）
- 面談の目的
- 面談内容：
- 議題
- 議論内容
- 決定事項
- 参加者の意見
- アクションプラン：
- 担当者
- 期限
- 具体的なアクション内容
- その他：
- 特記事項
- 次回の面談予定
ステップ2：デザインのポイント
見やすく、使いやすいテンプレートにするために、デザインにもこだわりましょう。
- フォント： 読みやすいフォントを選択しましょう。明朝体よりもゴシック体が見やすいことが多いです。
- レイアウト： 情報を整理しやすく、視覚的に分かりやすいレイアウトにしましょう。表形式や箇条書きを活用すると効果的です。
- 色： 必要に応じて、色分けや強調表示を行い、重要な情報を分かりやすくしましょう。ただし、使いすぎには注意が必要です。
- 余白： 適度な余白を設けることで、読みやすさを向上させましょう。
ステップ3：書き方の流れ
テンプレートの項目を埋める際の書き方の流れを事前に決めておくことで、一貫性のある記録を残すことができます。
- 事実に基づいて記述する： 個人的な解釈や感情を排除し、客観的な事実のみを記述するように心がけましょう。
- 具体的に記述する： 曖昧な表現を避け、具体的な内容を記述しましょう。
- 簡潔に記述する： 長文にならないように、要点を絞って簡潔に記述しましょう。
- 誤字脱字に注意する： 記録内容の信頼性を高めるために、誤字脱字がないか確認しましょう。
ステップ4：使う場面を想定する
どのような場面でテンプレートを使用するのかを具体的に想定することで、より実用的なテンプレートを作成できます。
- 1on1ミーティング： 部下の成長をサポートするための面談
- 人事評価面談： 従業員の評価やキャリアプランに関する面談
- プロジェクト会議： プロジェクトの進捗状況や課題を共有する会議
- 顧客との打ち合わせ： 顧客のニーズをヒアリングする打ち合わせ
ステップ5：注意点
テンプレートを使用する際には、以下の点に注意しましょう。
- 個人情報の保護： 個人情報を取り扱う場合は、適切な管理体制を構築しましょう。
- 機密情報の保護： 社内秘情報や顧客情報などの機密情報を取り扱う場合は、情報漏洩のリスクに注意しましょう。
- 改ざん防止： 記録内容を改ざんされないように、適切な対策を講じましょう。
- 定期的な見直し： テンプレートは、必要に応じて定期的に見直し、改善を行いましょう。
実践的な手順：ステップ形式で解説
- 紙とペンを用意する、またはPCでドキュメントを開く
- ステップ1で洗い出した「必要な要素」を項目として書き出す
- ステップ2で考えた「デザインのポイント」を参考に、レイアウトを調整する
- ステップ3で決めた「書き方の流れ」を意識しながら、項目を埋めていく
- ステップ4で想定した「使う場面」をイメージしながら、テンプレートを実際に使用してみる
- ステップ5の「注意点」を確認し、テンプレートの運用ルールを定める
- 改善点があれば修正し、定期的に見直しを行う
サンプルテンプレート：1on1ミーティング記録
■ サンプルテンプレート（面談記録テンプレートの例）
【タイトル】 1on1ミーティング記録
【日付】 ○○○○年○○月○○日
【参加者】
- 上長：○○○○
- 部下：○○○○
【今回のテーマ】 ○○○○
【目標/成果】 ○○○○
【課題/改善点】 ○○○○
【アクションプラン】
- 内容：○○○○
- 担当：○○○○
- 期限：○○○○
【次回のテーマ】 ○○○○
【備考】 必要に応じて文章や注意点を追加
まとめ
面談記録テンプレートは、面談を効率化し、より有意義なものにするための強力なツールです。今回の記事で紹介した作り方を参考に、あなたにとって最適なテンプレートを作成し、ぜひ活用してみてください。きっと、面談がもっとスムーズになり、成果に繋がるはずです！
