給与辞令テンプレート

給与辞令テンプレートの作り方：誰でも簡単に作成できる！

給与辞令って、なんだか難しそう…そう思っていませんか？実は、必要な項目さえ押さえれば、誰でも簡単に作成できるんです！この記事では、給与辞令テンプレートの作り方を、ステップ形式でわかりやすく解説します。デザインのポイントや書き方の流れ、使う場面、注意点も詳しく解説しているので、この記事を読めば、あなたもすぐに給与辞令を作成できますよ！

1. 給与辞令テンプレートとは？なぜ必要？

給与辞令とは、従業員の給与や役職などが変更になった際に、会社から従業員に交付される正式な書類です。昇給、降給、昇進、降格、転勤など、様々なケースで発行されます。

給与辞令は、従業員にとって自身の処遇を確認する重要な書類であると同時に、会社にとっても雇用条件を明確にするための重要な証拠となります。そのため、正確な内容で、漏れなく記載する必要があります。

2. 給与辞令に必要な要素とは？

給与辞令に記載すべき必須項目は以下の通りです。

発行日: 辞令が発行された日付
宛名: 従業員の氏名
発信者: 会社名、代表者名（または人事担当者名）
辞令の内容: 具体的な変更内容（例：昇給、役職変更、勤務地の変更など）
発令日: 変更が適用される日付
給与額: 変更後の給与額（基本給、手当など）
役職: 変更後の役職名
勤務地: 変更後の勤務地
備考: その他、特記事項（例：試用期間、昇給条件など）

これらの要素を漏れなく記載することで、誤解やトラブルを防ぎ、従業員との信頼関係を築くことができます。

3. 給与辞令テンプレートの作り方：ステップ形式で解説

ここでは、実際に給与辞令テンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。

ステップ1: 必要な項目をリストアップする

上記で挙げた必須項目を参考に、必要な項目をリストアップします。自社の状況に合わせて、必要な項目を追加したり、不要な項目を削除したりしても構いません。

ステップ2: デザインを決める

テンプレートのデザインを決めます。シンプルなデザインでも、会社のロゴを入れたり、色使いを工夫したりしても構いません。重要なのは、見やすく、分かりやすいデザインにすることです。

ステップ3: 各項目の書き方を決める

各項目の書き方を具体的に決めます。

日付: 「〇年〇月〇日」のように、年号、月、日を明記します。
宛名: 役職名がある場合は、役職名と氏名を記載します（例：〇〇部長　〇〇〇〇）。
発信者: 会社名、代表者名（または人事担当者名）を記載します。
辞令の内容: 具体的に変更内容を記載します。（例：〇〇の職務を命ずる、基本給を〇〇円に改定する）
発令日: 変更が適用される日付を記載します。
給与額: 基本給、手当など、内訳を明記すると分かりやすいでしょう。
役職: 変更後の役職名を記載します。
勤務地: 変更後の勤務地を記載します。
備考: 特記事項があれば記載します。

ステップ4: テンプレートを作成する

リストアップした項目、デザイン、書き方を元に、実際にテンプレートを作成します。WordやExcelなどのソフトウェアを使うと便利です。

ステップ5: テンプレートを保存する

作成したテンプレートを保存します。ファイル名は、「給与辞令テンプレート」など、分かりやすい名前にしておくと良いでしょう。

4. 給与辞令を書く際の注意点

給与辞令を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

正確な情報を記載する: 誤字脱字がないか、金額や日付が正しいかなど、記載内容を十分に確認しましょう。
従業員に分かりやすい表現を用いる: 専門用語を避け、誰にでも理解できる言葉で記載しましょう。
法令を遵守する: 労働基準法などの関連法規を遵守し、適切な内容で記載しましょう。
記録を残す: 作成した給与辞令のコピーを保管しておきましょう。

5. サンプルテンプレート：昇給の場合

■ サンプルテンプレート（給与辞令テンプレートの例）

【タイトル】 給与改定通知書

【宛名】 〇〇〇〇様

【発信者】 〇〇株式会社代表取締役〇〇〇〇

【本文】 〇〇殿

貴殿の平素の勤務状況を鑑み、下記のとおり給与を改定することとなりましたので、通知いたします。

【改定内容】

基本給：〇〇〇,〇〇〇円
発令日：〇〇年〇月〇日

【備考】 今後とも、ご活躍を期待しております。

【日付】 〇〇年〇月〇日

【署名】 〇〇株式会社人事部

【備考】 この通知書は、〇〇年〇月〇日より効力を発するものとします。

6. まとめ

給与辞令テンプレートの作り方について解説しました。ポイントを押さえれば、誰でも簡単に作成できます。この記事を参考に、ぜひオリジナルの給与辞令テンプレートを作成してみてください。