給与証明書テンプレート作成ガイド：すぐに使えるサンプル付き！
給与証明書は、住宅ローンの審査や保育園の入園申請など、様々な場面で必要になる書類です。会社に発行してもらうのが一般的ですが、個人事業主の方や、急ぎで必要な場合など、自分で作成する必要が出てくることもありますよね。
この記事では、そんな時に役立つ給与証明書のテンプレートの作り方を、わかりやすく解説していきます。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れ、注意点まで、丁寧にステップ形式でご紹介します。記事の最後には、すぐに使えるサンプルテンプレートも掲載しているので、ぜひ参考にしてください。
なぜ自分で給与証明書を作る必要があるの？
通常、給与証明書は勤務先が発行するものですが、以下のようなケースで自分で作成する必要が出てきます。
- 個人事業主の場合: 自分で自分の給与証明書を作成する必要があります。
- 退職後、すぐに給与証明書が必要になった場合: 勤務先に連絡を取る手間を省けます。
- 急ぎで提出する必要がある場合: 勤務先の対応を待つ時間がない場合に便利です。
給与証明書テンプレートの作り方：必要な要素とデザイン
給与証明書には、記載すべき必須項目があります。これらの項目を漏れなく記載し、見やすく、信頼性のある書面を作成しましょう。
1. 必要な要素一覧
- 発行日: 証明書を作成した日付を記載します。
- 宛名: 証明書の提出先（例：○○銀行 御中）を記載します。
- 証明対象者の情報: 氏名、生年月日、住所、電話番号を記載します。
- 勤務先の情報: 会社名、所在地、電話番号、代表者名を記載します。
- 在籍期間: 入社年月日と、証明書発行時点での在籍状況（在籍中、退職日など）を記載します。
- 給与額: 直近の給与額、過去数ヶ月の給与額（月平均など）、年収見込みなどを記載します。
- 給与の内訳: 基本給、手当、残業代など、給与の内訳を記載すると、より詳細な情報を提供できます。
- 署名・捺印: 勤務先の代表者印または個人事業主の印鑑を押印します。
2. デザインのポイント
- シンプルで見やすいレイアウト: ごちゃごちゃしたデザインは避け、シンプルで情報が整理されたレイアウトにしましょう。
- フォントの選択: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びましょう。
- 余白: 適度な余白を設けることで、見やすさが向上します。
- 重要な情報を強調: 太字や下線などを使用して、重要な情報を強調しましょう。
給与証明書の書き方の流れ：ステップ形式で解説
- テンプレートの準備: ワードやエクセルなどのソフトを使って、テンプレートを作成します。インターネットで無料のテンプレートをダウンロードして利用することも可能です。
- 必要項目の入力: 上記の「必要な要素一覧」を参考に、必要な項目を入力していきます。
- 金額の入力: 給与額や内訳を正確に入力します。金額は改ざん防止のため、漢数字で記載することも検討しましょう。（例：金 壱拾万円也）
- 最終確認: 入力ミスがないか、記載漏れがないか、必ず最終確認を行いましょう。
- 印刷・署名・捺印: 印刷後、勤務先の代表者印または個人事業主の印鑑を押印します。
使う場面
給与証明書は、以下のような場面で必要になります。
- 住宅ローン、自動車ローンなどの各種ローンの審査
- クレジットカードの申し込み
- 保育園、幼稚園などの入園申請
- 賃貸契約
- 転職時の年収証明
- ビザの申請
注意点
- 正確な情報を記載する: 虚偽の記載は絶対に避けましょう。
- 会社の代表者印または個人の印鑑を押印する: 押印がない場合、正式な書類として認められない場合があります。
- 提出先の指定された形式がある場合は、それに従う: 提出先によっては、指定された書式や記載項目がある場合があります。事前に確認しておきましょう。
- 源泉徴収票の代わりにはならない: 給与証明書はあくまで給与額を証明する書類であり、税金の申告には源泉徴収票が必要です。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（給与証明書の例）
【タイトル】 給与証明書
【発行日】 2024年10月27日
【宛名】 ○○銀行 御中
【証明対象者】 氏名：山田 太郎 生年月日：1985年4月1日 住所：東京都○○区○○ 電話番号：03-1234-5678
【勤務先】 会社名：株式会社△△ 所在地：東京都○○区○○ 電話番号：03-9876-5432 代表者名：鈴木 一郎
【在籍期間】 入社年月日：2010年4月1日 在籍状況：在籍中
【給与額】 直近の給与額：金 参拾万円也 過去3ヶ月の給与額（月平均）：金 参拾万円也 年収見込み：金 参百六拾万円也
【給与の内訳】 基本給：金 弐拾伍万円也 役職手当：金 伍万円也
【備考】 上記は、証明日現在の給与額を証明するものです。
株式会社△△ 代表取締役 鈴木 一郎 ㊞
※ このテンプレートはあくまで一例です。必要に応じて項目を追加・修正してください。
まとめ
この記事では、給与証明書のテンプレートの作り方について解説しました。必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、注意点などを参考に、自分で給与証明書を作成してみてください。サンプルテンプレートもぜひ活用してください。
