社内規定テンプレート

社内規定テンプレート作成ガイド：今日から使える！見やすく、わかりやすい社内規定を自分で作ろう！

社内規定、ちゃんと整備していますか？「難しそう…」「何を書けばいいかわからない…」そんな風に思っている方も多いのではないでしょうか。でも大丈夫！この記事を読めば、誰でも簡単に、自社に合った社内規定テンプレートを作成できるようになります。見やすく、わかりやすい社内規定は、従業員の行動指針となり、組織の円滑な運営に不可欠です。さあ、一緒に社内規定を見直して、働きやすい環境を作りましょう！

なぜ社内規定テンプレートが必要なの？

社内規定は、会社のルールブックのようなものです。従業員が守るべきルールや、会社の方針を明確にすることで、以下のような効果が期待できます。

業務効率の向上: 迷いがなくなり、スムーズな業務遂行が可能になります。
リスク管理: トラブルを未然に防ぎ、会社を守ります。
従業員満足度の向上: 公平な評価基準や福利厚生が明確になり、安心して働ける環境を作ります。

社内規定テンプレートの作り方：５つのステップ

テンプレートを作るのは難しそう？いえいえ、ポイントさえ押さえれば簡単です！以下の５つのステップで、自社にぴったりのテンプレートを作成しましょう。

ステップ１：必要な要素の一覧

まずは、どんな項目が必要か洗い出しましょう。会社規模、業種、従業員数によって必要な項目は異なります。以下は、一般的な社内規定に含まれることが多い項目です。

就業規則: 労働時間、休憩時間、休日、休暇など、労働条件に関する規定
給与規定: 給与体系、昇給、賞与など、給与に関する規定
出張規定: 出張旅費、宿泊費など、出張に関する規定
慶弔規定: 結婚、出産、弔慰金など、慶弔に関する規定
情報セキュリティ規定: 情報漏洩対策、個人情報保護など、情報セキュリティに関する規定
ハラスメント防止規定: セクハラ、パワハラなど、ハラスメントに関する規定
SNS利用規定: 会社に関する情報発信のルールなど、SNS利用に関する規定

ステップ２：デザインのポイント

見やすいテンプレートは、内容を理解しやすく、従業員の遵守を促します。以下のポイントを意識してデザインしましょう。

シンプルな構成: 複雑なレイアウトは避け、シンプルで見やすい構成に。
適切なフォントサイズ: 小さすぎず、大きすぎない、読みやすいフォントサイズを選択。
余白の活用: 適度な余白を設けることで、文章が読みやすくなります。
統一感のあるデザイン: フォント、色、レイアウトなど、全体を通して統一感を出す。
重要箇所の強調: 太字、下線、色などを使い、特に重要な箇所を目立たせる。

ステップ３：書き方の流れ

テンプレートに項目を書き込む際の流れを意識しましょう。

目的の明確化: その規定は何のために必要なのか、目的を明確にする。
対象者の明確化: 誰を対象とした規定なのかを明確にする。
具体的な記述: 具体的な行動や判断基準を記述する。
例外事項の明記: 状況によっては例外が必要な場合、その条件を明記する。
用語の定義: 専門用語や曖昧な表現は避け、誰にでも理解できる言葉で記述する。

ステップ４：使う場面

社内規定は、以下のような場面で活用されます。

新入社員研修: 入社時に、会社のルールを理解してもらう。
人事評価: 評価基準の一つとして、従業員の行動を評価する。
トラブル発生時: 問題解決の判断基準として活用する。
業務改善: 現状の規定を見直し、より効率的な業務フローを構築する。

ステップ５：注意点

社内規定を作成・運用する際には、以下の点に注意しましょう。

法令遵守: 労働基準法などの関連法規に違反していないか確認する。
現状との整合性: 現状の業務フローや実態と乖離していないか確認する。
従業員の意見反映: 従業員の意見を聞き、できる限り反映させる。
定期的な見直し: 社会情勢の変化や会社の状況に合わせて、定期的に見直す。
周知徹底: 作成した規定は、全従業員に周知徹底する。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成！

それでは、実際にテンプレートを作成してみましょう！

ステップ１：雛形の準備

まずは、WordやExcelなどのソフトで、基本的な雛形を作成します。以下のような項目を設けてみましょう。

規定名
適用範囲
目的
定義
具体的な内容
罰則（必要な場合）
改定履歴

ステップ２：項目を埋める

ステップ１で作成した雛形に、必要な情報を書き込んでいきます。上記の「書き方の流れ」を参考に、具体的に記述しましょう。

ステップ３：レビューと修正

作成した規定を、人事担当者や法務担当者など、複数人でレビューします。誤字脱字、表現の曖昧さ、法令違反がないかなどをチェックし、修正します。

ステップ４：周知と運用

完成した規定は、全従業員に周知徹底します。社内イントラネットに掲載したり、説明会を開催したりするのも効果的です。

ステップ５：定期的な見直し

社会情勢の変化や会社の状況に合わせて、定期的に規定を見直します。最低でも年に一度は見直しを行い、常に最新の状態を保ちましょう。

サンプルテンプレート：出張規定の例

■ サンプルテンプレート（社内規定テンプレートの例）【タイトル】出張規定

【目的】本規定は、従業員の出張に関する費用負担及び手続きを明確にし、円滑な業務遂行を支援することを目的とする。

【適用範囲】本規定は、正社員、契約社員、パートタイマーなど、全ての従業員に適用される。

【出張旅費】

交通費: 公共交通機関の利用を原則とし、実費を支給する。
宿泊費: 会社が指定するホテル、または同等のグレードのホテルを利用した場合、実費を支給する。
日当: 出張日数に応じて、日当を支給する。（金額は別途定める）
その他: 業務に必要な費用（通信費、資料代など）は、事前に申請し、承認を得た場合に限り、実費を支給する。

【出張手続き】

出張申請: 出張前に、所定の申請書を提出し、上長の承認を得る。
旅費精算: 出張後、所定の精算書を提出し、経費を精算する。

【備考】

本規定に定めのない事項については、上長の指示に従うこと。
出張旅費に関する詳細は、経理担当までお問い合わせください。
本規定は、状況に応じて改定される場合があります。

まとめ

社内規定は、会社を運営していく上で非常に重要なものです。今回ご紹介したテンプレートの作り方を参考に、自社に合った社内規定を作成し、より良い職場環境を作り上げていきましょう！難しく考えずに、まずは簡単なものから始めてみることが大切です。