社内送付状テンプレート

社内送付状テンプレート：作り方完全ガイド！迷わず使える例文付き

社内で書類や物品を送る際、送付状は単なる添え状以上の役割を果たします。相手に「何を」「誰が」「なぜ」送るのかを明確に伝え、スムーズなコミュニケーションを促す重要なツールです。本記事では、社内送付状のテンプレート作成方法から、実際に使える例文まで詳しく解説します。これを読めば、誰でも簡単に、しかも効果的な送付状を作成できるようになります！

なぜ社内送付状が必要なの？

社内送付状は、以下の点で非常に役立ちます。

情報伝達の確実性: 口頭での伝達ミスを防ぎ、送付物の内容を明確に伝えられます。
相手への配慮: 誰が、何のために送ってきたのかがすぐに分かり、受け取った側の手間を省きます。
記録の保管: 送付記録として残るため、後で確認する際に役立ちます。
会社のイメージ向上: 丁寧な送付状は、企業全体の印象を良くします。

社内送付状テンプレートの作り方：5つの要素

効果的な社内送付状を作成するためには、以下の要素を盛り込みましょう。

日付: 送付日を記載します。
宛先: 送付先の部署名、役職、氏名を記載します。
差出人: 自分の部署名、役職、氏名を記載します。
件名: 送付物の内容を簡潔にまとめます。
本文:
- 挨拶
- 送付物の説明
- 送付理由
- 連絡先
- 結びの言葉

デザインのポイント：シンプルで見やすく

デザインはシンプルで見やすいものを心がけましょう。

フォントはゴシック体や明朝体など、読みやすいものを選びます。
フォントサイズは10.5pt〜12pt程度がおすすめです。
罫線や装飾は控えめにし、情報を整理することを優先します。
会社ロゴを配置する場合は、控えめなサイズにしましょう。

書き方の流れ：スムーズな情報伝達

日付、宛先、差出人、件名を記載する
挨拶から始める（例：「お疲れ様です。」「いつもお世話になっております。」）
送付物の内容を具体的に説明する（例：「〇〇の報告書を同封いたしました。」）
送付理由を説明する（例：「〇〇の件につきまして、ご検討いただきたく送付いたします。」）
連絡先を記載する（例：「ご不明な点がございましたら、〇〇までご連絡ください。」）
結びの言葉で締めくくる（例：「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」）

使う場面：様々なシーンで活躍

社内送付状は、以下のような様々な場面で活躍します。

書類の送付: 報告書、企画書、会議資料など
物品の送付: サンプル品、備品、販促物など
回覧: 社内回覧文書、アンケートなど

注意点：丁寧な言葉遣いを心がけて

言葉遣いは丁寧語、謙譲語、尊敬語を適切に使い分けましょう。
誤字脱字がないか、必ず確認しましょう。
送付物の内容に合わせて、適切な表現を選びましょう。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレート作成

ここでは、Wordを使って社内送付状テンプレートを作成する手順を解説します。

ステップ1：Wordを起動し、新しい文書を作成する

ステップ2：ヘッダーに日付、宛先、差出人を入力する

「挿入」タブから「ヘッダー」を選択し、適切なデザインを選びます。
日付、宛先、差出人を入力します。

ステップ3：本文を入力する

上記「書き方の流れ」を参考に、本文を入力します。
フォントやフォントサイズを調整し、読みやすくします。

ステップ4：フッターに連絡先を入力する

「挿入」タブから「フッター」を選択し、適切なデザインを選びます。
連絡先（電話番号、メールアドレスなど）を入力します。

ステップ5：テンプレートとして保存する

「ファイル」タブから「名前を付けて保存」を選択します。
ファイルの種類を「Wordテンプレート（*.dotx）」に変更し、保存します。

これで、いつでも簡単に使える社内送付状テンプレートが完成しました！

サンプルテンプレート：社内回覧の送付状

■ サンプルテンプレート（社内回覧の送付状テンプレートの例）

【タイトル】社内回覧送付状

【日付】 2023年12月08日

【宛先】社員各位

【差出人】人事部　田中　一郎

【件名】年末調整に関する社内回覧

【本文】お疲れ様です。平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。

さて、年末調整に関する社内回覧を同封いたしました。つきましては、内容をご確認いただき、必要書類をご提出いただきますようお願い申し上げます。提出期限は2023年12月22日（金）とさせていただきます。

ご不明な点がございましたら、人事部までお気軽にお問い合わせください。

お忙しいところ恐縮ですが、ご協力よろしくお願いいたします。

【備考】添付書類：年末調整に関する社内回覧

まとめ：社内送付状でスムーズなコミュニケーションを

社内送付状は、情報を正確に伝え、相手への配慮を示すための重要なツールです。本記事で紹介したテンプレート作成方法や例文を参考に、ぜひ効果的な社内送付状を作成し、社内コミュニケーションを円滑に進めてください。