社内通達テンプレート：もう迷わない！必要な要素、作り方、場面別の例文を徹底解説
社内通達って、いざ書こうとすると「何を書けばいいんだっけ？」「どんな形式で書けばいいんだ？」と迷ってしまいますよね。この記事では、そんなお悩みを解決するために、社内通達テンプレートの作り方を徹底的に解説します。必要な要素からデザインのポイント、書き方の流れまで、ステップ形式でわかりやすく説明しますので、ぜひ参考にしてください。
なぜ社内通達テンプレートが必要なの？
社内通達は、会社から従業員への大切な情報伝達手段です。テンプレートを使うことで、以下のメリットがあります。
- 情報の抜け漏れを防ぐ： 必要な要素がテンプレートに網羅されているため、重要な情報を伝え忘れる心配がありません。
- 作成時間の短縮： 毎回ゼロから書く手間が省け、効率的に作成できます。
- 形式の統一： 誰が書いても同じ形式になるため、見やすく、理解しやすい通達を作成できます。
- 誤解を防ぐ： テンプレートを使うことで、曖昧な表現や誤解を招く表現を減らし、正確な情報を伝えられます。
テンプレートを作る前に：必要な要素をチェック！
社内通達テンプレートを作成する前に、どんな要素が必要なのかを確認しましょう。
- タイトル： 通達の内容を簡潔に表すタイトル
- 宛先： 通達を受け取る対象者（全社員、部署名など）
- 発信日： 通達が発行された日付
- 発信者： 通達を発行した部署や担当者名
- 本文： 通達の内容を具体的に記載
- 連絡先： 問い合わせ先となる担当者名と連絡先
- 備考： 必要に応じて補足情報や注意事項を記載
テンプレートのデザイン：見やすさのポイント
テンプレートのデザインも重要です。以下のポイントを意識して、見やすいテンプレートを作成しましょう。
- フォント： 読みやすいフォント（例：メイリオ、游ゴシック）を使用する
- 文字サイズ： 適切な文字サイズ（11pt〜12pt程度）にする
- 行間： 適度な行間（1.5行〜2行程度）を空ける
- 余白： 周囲に十分な余白を設ける
- 強調： 重要箇所は太字や下線で強調する
- 色： 重要な部分にアクセントカラーを使用する（ただし、使いすぎに注意）
テンプレートの書き方：スムーズに進めるための流れ
テンプレートの作成は、以下の流れで進めるとスムーズです。
- 目的を明確にする： 何を伝えたいのか、通達の目的を明確にする
- 構成を考える： タイトル、宛先、日付、発信者、本文、連絡先、備考などの要素を整理する
- 本文を作成する： 目的を達成するために必要な情報を、わかりやすく具体的に記載する
- デザインを整える： フォント、文字サイズ、行間、余白などを調整し、見やすいデザインにする
- 校正する： 誤字脱字がないか、内容に間違いがないかを確認する
テンプレートを使う場面：様々なケースに対応
社内通達テンプレートは、様々な場面で活用できます。
- 人事異動： 新しい役職や部署の発表
- 組織変更： 部署の再編や統合
- 慶弔： 社員の結婚や出産、訃報
- 制度変更： 給与制度や福利厚生制度の変更
- 設備導入： 新しい設備の導入やシステム変更
- 緊急時： 災害や事故などの緊急事態
テンプレート作成時の注意点
テンプレートを作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 専門用語を避ける： 誰にでも理解できる言葉を使う
- 簡潔に書く： 長文にならないように、要点を絞って書く
- 客観的に書く： 個人的な感情や意見を挟まない
- 正確な情報を書く： 間違った情報を伝えないように注意する
- 読みやすい文章にする： 長文にならないように、適度に改行を入れる
実践！テンプレート作成ステップ
実際にテンプレートを作成してみましょう。ここでは、人事異動の社内通達テンプレートを例に、ステップ形式で説明します。
ステップ1：目的の明確化
今回の目的は、「人事異動について全社員に周知すること」です。
ステップ2：構成の検討
以下の要素で構成します。
- タイトル：人事異動のお知らせ
- 宛先：全社員
- 発信日：2024年〇月〇日
- 発信者：人事部
- 本文：人事異動の内容（異動者名、新役職、異動日など）
- 連絡先：人事部 〇〇
ステップ3：本文の作成
本文の内容を具体的に記載します。
ステップ4：デザインの調整
フォントや文字サイズ、行間などを調整します。
ステップ5：校正
誤字脱字や内容の誤りがないか確認します。
サンプルテンプレート：人事異動のお知らせ
■ サンプルテンプレート（社内 通達 テンプレート の例）
【タイトル】 人事異動のお知らせ
【宛先】 全社員
【発信日】 2024年〇月〇日
【発信者】 人事部
【本文】 社員各位
下記の通り、人事異動がありましたので、お知らせいたします。
氏名：〇〇 〇〇 新役職：〇〇部 〇〇課長 異動日：2024年〇月〇日
〇〇さんは、〇〇の経験と知識を活かし、今後〇〇部を牽引してくれるものと期待しております。 皆様におかれましても、ご理解ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。
【連絡先】 人事部 〇〇 電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
【備考】 異動者の挨拶は、〇月〇日の全体朝礼で行います。
※ このテンプレートは、人事異動の内容に合わせて自然に内容を変えて書くこと。
まとめ
社内通達テンプレートを作成することで、情報の伝達効率を向上させることができます。この記事で紹介した要素やデザイン、書き方の流れを参考に、自社に合ったテンプレートを作成してみてください。
