社内送付状テンプレート無料！すぐに使える雛形と作り方を徹底解説
「社内送付状って毎回書くのが面倒…」「どんな風に書けばいいのかわからない…」そんな悩みを抱えていませんか？
社内送付状は、書類や物品を社内で送る際に添える大切な書類です。しかし、毎回イチから作成するのは時間も手間もかかりますよね。
そこで今回は、無料で使える社内送付状テンプレートをご紹介！さらに、自分だけのオリジナルテンプレートを作る方法も、わかりやすく解説します。この記事を読めば、もう社内送付状で悩むことはありません！
なぜ社内送付状が必要なの？
社内送付状は、ただの添え状ではありません。以下のような重要な役割を担っています。
- 内容物の明示: 何を送ったのか、誰に送ったのかを明確にする
- 情報伝達: 伝達事項や注意点を伝える
- 記録: 送付した記録を残すことで、後々のトラブルを防止する
特に、複数の書類をまとめて送る場合や、口頭では伝えにくい情報を伝える際に、社内送付状は非常に有効です。
社内送付状テンプレートの作り方：必要な要素とポイント
テンプレートを作る前に、まずは必要な要素とデザインのポイントを確認しましょう。
必要な要素一覧
社内送付状には、以下の要素を必ず含めるようにしましょう。
- 日付: 送付日を記載します。
- 宛先: 送付先の部署名・役職・氏名を記載します。（部署宛の場合、「御担当者様」でも可）
- 差出人: 自分の部署名・役職・氏名を記載します。
- 件名: 送付内容を簡潔に記載します。（例：「〇〇報告書送付の件」「〇〇資料送付のお願い」）
- 本文: 送付物の説明や依頼事項を記載します。
- 同封物: 同封されている書類や物品を記載します。
- 備考: 必要に応じて、連絡先や補足事項を記載します。
デザインのポイント
- シンプルで見やすいデザイン: ゴチャゴチャしたデザインは避け、シンプルで見やすいレイアウトを心がけましょう。
- フォントの統一: 使用するフォントは統一し、読みやすいフォントを選びましょう。（例：MSゴシック、メイリオ）
- 余白の確保: 適度な余白を設けることで、見やすさが向上します。
- ロゴの挿入: 必要に応じて、会社のロゴを挿入しても良いでしょう。
書き方の流れ
- 日付、宛先、差出人を記載
- 件名を記載
- 本文を記載:
- 送付物の概要を説明
- 送付理由や目的を説明
- 依頼事項や注意点を記載
- 結びの言葉（例：「お忙しいところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。」）
- 同封物を記載
- 備考を記載（必要に応じて）
使う場面
- 書類の送付: 報告書、企画書、請求書など
- 物品の送付: サンプル、備品、書類など
- 回覧: 稟議書、通達など
注意点
- 誤字脱字のチェック: 送付前に必ず誤字脱字がないか確認しましょう。
- 丁寧な言葉遣い: 社内向けとはいえ、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 送付物の内容に合わせた調整: 送付物の内容に合わせて、テンプレートを適宜修正しましょう。
実践！オリジナルテンプレート作成ステップ
以下のステップで、あなただけの社内送付状テンプレートを作成してみましょう。
ステップ1: ワープロソフト（Word、Googleドキュメントなど）を開き、新規文書を作成します。
ステップ2: 必要な要素（日付、宛先、差出人、件名、本文、同封物、備考）を記載する欄を作ります。
ステップ3: フォントやレイアウトを調整し、見やすいデザインに仕上げます。
ステップ4: 作成したテンプレートを保存します。（例：「社内送付状テンプレート.docx」）
ステップ5: 実際に送付状を作成する際は、保存したテンプレートを開き、必要な情報を入力して印刷します。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（社内 送付 状 テンプレート 無料 の例）
【タイトル】 社内送付状
【項目1】 日付： 2023年10月27日
【項目2】 宛先： 〇〇部 〇〇様
【項目3】 差出人： △△部 □□
【項目4】 件名： 〇〇報告書送付の件
【項目5】 本文： いつもお世話になっております。 〇〇報告書を同封いたしましたので、ご査収ください。 ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。 よろしくお願いいたします。
【項目6】 同封物： 〇〇報告書 1部
【備考】 連絡先：□□ 内線○○
※ このテンプレートは、状況に合わせて自由に修正してご利用ください。
まとめ
今回は、無料で使える社内送付状テンプレートの作り方について解説しました。テンプレートを活用することで、毎回送付状を作成する手間を省き、業務効率を向上させることができます。ぜひ、この記事を参考に、あなただけのオリジナルテンプレートを作成してみてください。
