破損報告書テンプレート：スムーズな報告で迅速な対応を！作り方とサンプルを徹底解説
仕事や日常生活で、物が壊れてしまうことってありますよね。そんな時、状況を正確に伝えるための「破損報告書」は、スムーズな対応に不可欠なツールです。今回は、誰でも簡単に作成できる破損報告書テンプレートの作り方と、すぐに使えるサンプルをご紹介します。
なぜ破損報告書が必要なの？
破損報告書は、単に「物が壊れた」という事実を伝えるだけでなく、以下の目的を達成するために重要です。
- 原因究明: 破損の原因を特定し、再発防止策を講じるための手がかりとなります。
- 責任の明確化: 誰が責任を負うべきかを明確にし、公平な対応を促します。
- 修理・交換の手配: 修理や交換の手続きを円滑に進めるための情報を提供します。
- 記録の保管: 破損に関する情報を記録として残し、将来の参考資料とします。
破損報告書テンプレートの作り方
自分でテンプレートを作成することで、より自社の状況や報告内容に合ったものが作れます。
必要な要素の一覧
まずは、破損報告書に含めるべき基本的な要素を確認しましょう。
- 報告日: 報告書を作成した日付
- 報告者: 報告者の氏名、所属部署
- 破損日時: 破損が発生した日時
- 破損場所: 破損が発生した場所
- 破損物: 破損した物の名称、型番、個数
- 破損状況: 具体的な破損状況（例：画面割れ、動作不良、欠損）
- 破損原因: 可能な範囲で原因を記載（例：落下、衝突、経年劣化）
- 処置内容: すでに行った処置（例：応急処置、修理依頼）
- 備考: その他、特記事項
デザインのポイント
見やすく、分かりやすいデザインを心がけましょう。
- シンプルさ: 余計な装飾を避け、必要な情報を分かりやすく配置します。
- フォント: 読みやすいフォントを選択します。（例：MSゴシック、メイリオ）
- 余白: 適度な余白を設け、視認性を高めます。
- 項目分け: グルーピングして項目を整理し、どこに何が書いてあるか分かりやすくします。
書き方の流れ
- 報告書の冒頭: 報告日、報告者を記入します。
- 破損物の特定: 破損日時、破損場所、破損物を特定します。
- 状況の説明: 破損状況、破損原因を具体的に記述します。
- 処置内容の記述: すでに行った処置があれば記載します。
- 備考: 特記事項があれば記入します。
使う場面
以下のような様々な場面で活用できます。
- 社内備品の破損: PC、プリンター、家具など
- 製品の初期不良: 購入した製品に欠陥がある場合
- 輸送中の破損: 配送中に商品が破損した場合
- 事故による破損: 事故によって物が破損した場合
注意点
- 正確な情報: 憶測や不確かな情報ではなく、正確な情報を記入しましょう。
- 客観的な記述: 主観的な意見や感情的な表現は避け、客観的な事実のみを記述しましょう。
- 写真の添付: 可能であれば、破損状況を撮影した写真を添付すると、より状況が伝わりやすくなります。
- 速やかな報告: 破損に気づいたら、速やかに報告することが重要です。
実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成
- 文書作成ソフトを起動: Microsoft Word、Googleドキュメントなど、使い慣れたソフトを起動します。
- 白紙の文書を作成: 新規文書を作成します。
- 表を作成: 「挿入」タブから「表」を選択し、必要な行数と列数で表を作成します。
- 項目名を記入: 作成した表の各セルに、上記の「必要な要素の一覧」で挙げた項目名を記入します。
- デザインを調整: フォント、フォントサイズ、罫線の種類などを調整し、見やすいデザインにします。
- テンプレートとして保存: 作成した文書をテンプレートとして保存します。
根拠や理由を添えた解説
各項目を設ける理由を理解することで、より適切な報告書を作成できます。例えば、破損原因を記載することで、再発防止策を検討する上で重要な情報源となります。また、処置内容を記載することで、修理担当者がスムーズに対応できます。
サンプルテンプレート：今すぐ使える！
■ サンプルテンプレート（破損 報告 書 テンプレート の例）
【タイトル】 破損 報告 書
【報告日】 2024年5月15日
【報告者】 山田 太郎（営業部）
【破損日時】 2024年5月14日 15時30分頃
【破損場所】 営業部 会議室
【破損物】 会議用テーブル（型番：KT-123）
【破損状況】 天板に直径10cm程度の傷
【破損原因】 会議中に重い物を落とした
【処置内容】 該当箇所にテープで応急処置
【備考】 早急な修理をお願いします。
※ このテンプレートはあくまで一例です。必要に応じて項目を追加したり、内容を修正したりしてください。
破損報告書は、迅速な対応と再発防止に繋がる重要なツールです。今回ご紹介したテンプレートの作り方を参考に、自社に合った破損報告書を作成し、スムーズな業務運営を目指しましょう。
