確認書テンプレート作成ガイド：場面別テンプレートと作り方のステップ
ビジネスや日常生活で、内容の確認や合意を記録するために欠かせない確認書。毎回ゼロから作成するのは手間がかかりますよね。そこで今回は、確認書テンプレートの作り方から、実際のサンプルまで、詳しく解説します。この記事を読めば、あなたもすぐに目的に合った確認書テンプレートを作成できるようになります！
確認書テンプレートの必要性と作り方の重要性
なぜ確認書テンプレートが必要なのでしょうか？
- 効率化: 毎回同じ内容を記述する手間を省き、時間を有効活用できます。
- ミスの防止: 必要な項目が網羅されているため、記載漏れや誤りを減らせます。
- 標準化: 確認書の品質を一定に保ち、社内または関係者間での認識のずれを防ぎます。
- 証拠としての価値: 後々のトラブルを未然に防ぎ、証拠として役立ちます。
確認書テンプレートを自分で作れるようになれば、用途に合わせて柔軟に対応でき、より効果的なコミュニケーションを実現できます。
確認書テンプレートの作り方：５つのステップ
確認書テンプレート作成のステップを、具体的に見ていきましょう。
1. 必要な要素の一覧
まず、確認書に記載すべき要素を洗い出します。確認する内容によって必要な要素は異なりますが、一般的に以下の項目は必須となります。
- タイトル: 確認書の種類を明確にする（例：発注確認書、納品確認書、作業確認書など）
- 日付: 確認書を作成した日付
- 宛名: 確認書の送付先（会社名、部署名、担当者名）
- 差出人: 確認書の発行元（会社名、部署名、担当者名）
- 件名: 確認内容の概要
- 本文: 確認する内容の詳細（項目を箇条書きにするなど、分かりやすく記述）
- 確認事項: 確認が必要な項目（チェックボックス形式にすると便利）
- 署名欄: 確認者の署名または捺印欄
2. デザインのポイント：見やすさが重要！
確認書は内容を正確に伝えることが重要です。以下の点に注意して、見やすいデザインを心がけましょう。
- フォント: 読みやすいフォント（例：MSゴシック、メイリオなど）を使用する
- 文字サイズ: 本文は10.5pt～12pt程度が適切
- 行間: 適度な行間を設けることで、読みやすさを向上させる
- 余白: 十分な余白を設けることで、圧迫感を軽減する
- 罫線: 項目を区切る罫線を使用することで、整理された印象を与える
3. 書き方の流れ：論理的かつ具体的に
確認書は、論理的かつ具体的に記述することが重要です。
- 冒頭: 確認書の目的と概要を簡潔に説明する
- 本文: 確認事項を詳細に記述する（箇条書きを使用すると分かりやすい）
- 結論: 確認結果を踏まえた今後の対応について記述する
- 結び: 感謝の言葉や協力依頼などを添える
4. 使う場面：どんな時に必要？
確認書は、様々な場面で活用できます。
- 契約関連: 契約内容の確認、契約変更の確認
- 発注・納品: 発注内容の確認、納品物の確認
- 作業指示: 作業内容の確認、作業進捗の確認
- 会議・打ち合わせ: 議事録の確認、決定事項の確認
- その他: 情報共有の確認、合意事項の確認
5. 注意点：法的効力を持つことも
確認書は、場合によっては法的効力を持つことがあります。以下の点に注意して作成しましょう。
- 記載内容の正確性: 事実に基づき、正確に記述する
- 曖昧な表現の回避: 誤解を招く可能性のある曖昧な表現は避ける
- 署名・捺印の重要性: 確認者の署名または捺印を必ず行う
- 保管方法: 作成した確認書は、適切に保管する（電子データの場合はバックアップを取る）
実践的な手順：ステップ形式で確認書を作成しよう
それでは、実際に確認書を作成する手順をステップ形式で見ていきましょう。
ステップ1：目的を明確にする
まず、確認書を作成する目的を明確にします。 （例：発注内容の誤解を防ぐため、発注確認書を作成する）
ステップ2：必要な要素を洗い出す
目的に合わせて、確認書に必要な要素を洗い出します。 （例：発注確認書の場合、発注日、発注先、発注内容、数量、単価、金額、納期など）
ステップ3：テンプレートを作成する
洗い出した要素を基に、テンプレートを作成します。 WordやExcelなどのソフトを使用すると便利です。
ステップ4：内容を記述する
テンプレートに、具体的な内容を記述します。 正確かつ具体的に記述することを心がけましょう。
ステップ5：確認・署名
作成した確認書を関係者に確認してもらい、署名または捺印をもらいます。
サンプルテンプレート：発注確認書
■ サンプルテンプレート（発注確認書 の例）
【タイトル】 発注確認書
【発注日】 2024年10月27日
【発注先】 株式会社〇〇〇〇
【発注担当者】 △△ △△
【発注内容】 商品名：□□□□ 数量：10個 単価：1,000円 金額：10,000円
【納期】 2024年11月10日
【備考】 発注内容についてご不明な点がございましたら、ご連絡ください。
【署名欄】 上記内容を確認しました。
署名：
まとめ：確認書テンプレートで業務効率化！
確認書テンプレートを作成することで、業務効率化やミスの防止に繋がります。今回ご紹介した手順を参考に、ぜひあなた自身の目的に合った確認書テンプレートを作成してみてください。
