業務フロー excel テンプレート

業務効率化の第一歩！Excel業務フローテンプレートで仕事を見える化しよう！

仕事がスムーズに進まない、どこで滞っているか分からない…そんな悩みを抱えていませんか？そんなあなたにオススメなのが、Excelで作成する業務フローテンプレートです。

業務フローを可視化することで、ボトルネックの発見や改善点の洗い出しが容易になり、チーム全体の生産性向上に繋がります。今回は、Excelを使った業務フローテンプレートの作り方から、すぐに使えるサンプルテンプレートまで、分かりやすく解説していきます！

なぜ業務フローをExcelで作るべきなのか？

業務フローを作成するツールは数多くありますが、Excelには以下のメリットがあります。

導入のしやすさ: 多くの企業で既に導入されており、特別なソフトウェアを購入する必要がありません。
カスタマイズ性: 自由度が高く、自社の業務に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
共有のしやすさ: ファイル形式で簡単に共有できるため、チーム全体で情報を共有しやすいです。

業務フローExcelテンプレートの作り方

ここでは、実際に業務フローテンプレートを作成する手順を解説します。

必要な要素の一覧

まずは、業務フローに必要な要素を洗い出しましょう。一般的には、以下の要素が含まれます。

ステップ: 業務の各工程
担当者: 各ステップの担当者
開始日: 各ステップの開始日
終了日: 各ステップの終了日
所要時間: 各ステップにかかる時間
入力: 各ステップに必要な情報
出力: 各ステップで生成される情報
判断: 各ステップで行われる判断
備考: その他の補足情報

デザインのポイント

見やすいテンプレートにするために、以下の点に注意しましょう。

シンプルさ: 情報量を詰め込みすぎず、必要な情報だけを記載する。
視覚的な分かりやすさ: 色分けや罫線を利用して、ステップの流れを分かりやすく表現する。
統一感: フォントや色、レイアウトなどを統一し、見やすいデザインにする。

書き方の流れ

テンプレートを作成する際の流れは以下の通りです。

Excelシートの準備: 新しいExcelシートを作成し、必要な項目を入力する列を準備します。（ステップ、担当者、開始日、終了日など）
項目の入力: 洗い出した必要な要素をそれぞれの列に入力していきます。
デザインの調整: 罫線や色分けなどを利用して、見やすいデザインに調整します。
数式の追加: 所要時間などを自動計算できるように、必要に応じて数式を追加します。
テスト入力: 実際に業務データを入力し、動作を確認します。

使う場面

業務フローテンプレートは、以下のような場面で活用できます。

業務改善: ボトルネックの発見、ムダの排除
業務標準化: 手順の統一、品質の安定化
新人教育: 業務の流れの理解促進
引継ぎ: スムーズな業務引継ぎ

注意点

テンプレートを作成する際には、以下の点に注意しましょう。

現状に即した内容にする: 理想論ではなく、実際の業務内容に沿ったテンプレートにする。
定期的な見直し: 業務内容の変化に合わせて、定期的にテンプレートを見直す。
チームでの共有: 作成したテンプレートはチーム全体で共有し、共通認識を持つ。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作ってみよう！

ここでは、具体的な例として、請求書発行業務のフローをExcelでテンプレート化する手順を解説します。

ステップ1: Excelシートの準備

新しいExcelシートを開き、以下の項目を入力する列を作成します。

ステップ	担当者	開始日	終了日	所要時間	入力	出力	判断	備考

ステップ2: 項目の入力

請求書発行業務の各ステップを、それぞれの列に入力していきます。

ステップ	担当者	開始日	終了日	所要時間	入力	出力	判断	備考
1. 請求データの確認	経理担当	2023/10/26	2023/10/26	0.5時間	売上データ、顧客情報	確認済みの請求データ	データに誤りがないか
2. 請求書の作成	経理担当	2023/10/26	2023/10/26	1時間	確認済みの請求データ	請求書PDF		請求書発行システムを使用
3. 請求書の送付	経理担当	2023/10/26	2023/10/26	0.25時間	請求書PDF	請求書 (メール or 郵送)
4. 入金確認	経理担当	2023/10/31	2023/10/31	0.5時間	入金データ、請求データ	入金確認済みデータ	入金が確認できたか

ステップ3: デザインの調整

罫線を引き、各項目の区切りを明確にする。
必要に応じて、色分けをして、ステップの流れを分かりやすくする。
フォントの種類やサイズを統一し、見やすいデザインにする。

ステップ4: 数式の追加

所要時間の合計を自動計算する数式を追加する。
開始日から終了日までの日数を計算する数式を追加する。

ステップ5: テスト入力

架空の請求データを入力し、動作を確認する。
数式が正しく計算されているか確認する。

サンプルテンプレート：請求書発行業務フロー（Excelテンプレート）

■ サンプルテンプレート（業務フロー excel テンプレートの例）【タイトル】請求書発行業務フロー

【項目1】ステップ：請求データの確認、請求書の作成、請求書の送付、入金確認

【項目2】担当者：経理担当

【項目3】入力：売上データ、顧客情報、請求書PDF、入金データ

【出力】確認済みの請求データ、請求書PDF、請求書 (メール or 郵送)、入金確認済みデータ

【備考】各ステップの詳細な手順や判断基準を備考欄に記載することで、より分かりやすいテンプレートになります。

まとめ

Excelを使った業務フローテンプレートは、業務効率化のための強力なツールです。今回ご紹介した手順を参考に、ぜひ自社の業務に合ったテンプレートを作成し、業務改善に役立ててください。業務フローを見える化することで、チーム全体の生産性が向上し、よりスムーズな業務遂行が可能になります。