業務フロー業務引継書テンプレートエクセル無料

業務引継ぎをスムーズに！Excel無料テンプレートと作り方ガイド

業務引継ぎ、きちんとできていますか？担当者が変わるたびに「あのファイルどこだっけ？」「この処理、誰に聞けばいいんだ…？」なんて事態、避けたいですよね。

そこで今回は、業務フローを把握しやすく、スムーズな引継ぎをサポートする業務フロー型業務引継書のエクセル無料テンプレートと、自分に合ったテンプレートの作り方をご紹介します！

なぜ業務フロー型の引継書が重要なのか？

従来の引継書は、タスクリスト形式で「〇〇処理」「〇〇業務」と羅列されていることが多く、全体像が見えにくいというデメリットがありました。しかし、業務フロー型は、業務の流れを図で示すことで、どの工程で何が必要なのか、誰が担当なのかが一目でわかるため、理解が深まりやすく、引継ぎ後の混乱を最小限に抑えることができます。

業務フロー型引継書テンプレートの作り方

必要な要素

業務フロー型引継書に必要な要素は以下の通りです。

業務全体の流れを図示: フローチャートやフロー図で、業務の開始から終了までを可視化します。
各工程の説明: 各工程で何を行うのか、具体的な作業内容を記述します。
担当者: 各工程の担当者を明記します。
使用するツール・システム: 各工程で使用するツールやシステム名を記載します。
関連ファイル: 各工程に必要なファイルやドキュメントへのリンクを記載します。
注意点・ポイント: 各工程における注意点やポイントを記載します。
緊急連絡先: 担当者の連絡先を記載します。
FAQ: よくある質問とその回答を記載します。

デザインのポイント

シンプルで見やすい: 色数を抑え、フォントサイズを統一するなど、シンプルで見やすいデザインを心がけましょう。
図を効果的に活用: 業務の流れを図で示すことで、理解度を高めます。
重要な情報は強調: 太字や色分けなどを使って、重要な情報を強調しましょう。

書き方の流れ

業務範囲を明確にする: 引継ぎ対象となる業務範囲を明確にします。
業務フローを作成する: 業務全体の流れを図示します。
各工程の詳細を記述する: 各工程で何を行うのか、担当者、使用ツールなどを記述します。
注意点・ポイントを記述する: 各工程における注意点やポイントを記述します。
完成した引継書をレビューする: 関係者でレビューを行い、不足点や改善点がないか確認します。

使う場面

担当者変更時: 退職や異動などで担当者が変更になる場合。
業務内容変更時: 業務内容が大幅に変更になる場合。
標準化: 業務を標準化し、誰でも同じように業務を行えるようにする場合。

注意点

情報漏洩に注意: 機密情報を含む場合は、アクセス制限をかけるなど、情報漏洩対策を徹底しましょう。
最新情報を維持: 引継ぎ後も定期的に内容を見直し、最新情報に更新しましょう。
引き継ぎ期間を設ける: 十分な引き継ぎ期間を設け、不明点を解消する時間を確保しましょう。

実践的な手順：Excelで業務フロー型引継書テンプレートを作る

Excelを起動し、新規シートを開く。
1行目にタイトルとヘッダーを入力する。 例：タイトル「〇〇業務引継書」、ヘッダー「工程」「作業内容」「担当者」「使用ツール」「関連ファイル」「注意点」
「挿入」タブから「図形」を選択し、業務フロー図を作成する。 基本的な図形（四角形、矢印など）を組み合わせて、業務の流れを視覚的に表現する。
各工程の詳細情報を入力する。 作成した図形に合わせて、各工程の作業内容、担当者、使用ツール、関連ファイル、注意点などを入力する。
必要に応じて、書式設定を変更する。 フォントの種類、サイズ、色などを変更し、見やすいように調整する。
完成したテンプレートを保存する。 ファイル形式を「Excelテンプレート（.xltx）」で保存する。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（業務フロー業務引継書テンプレートエクセル無料の例）

【タイトル】〇〇業務フロー引継書

【項目1：工程】企画立案

【項目2：作業内容】

市場調査
ターゲット設定
企画書作成

【項目3：担当者】〇〇部〇〇

【項目4：使用ツール】

Excel
PowerPoint
インターネット

【項目5：関連ファイル】

市場調査データ（Excel）
企画書テンプレート（PowerPoint）

【項目6：注意点】

最新の市場動向を把握する
ターゲットに合わせた企画内容にする

【項目7：緊急連絡先】〇〇部〇〇 (電話番号)

【備考】このテンプレートは〇〇業務の引継ぎ用です。必要に応じて項目を追加・修正してください。関連ファイルのパスは実際のファイルに合わせて修正してください。

まとめ

業務フロー型引継書は、担当者が変わっても業務をスムーズに継続するための強力なツールです。今回ご紹介したテンプレートと作り方を参考に、ぜひ自社に合った引継書を作成し、業務の属人化を防ぎ、効率的な業務運営を実現してください。