業務フローチャートテンプレート作成ガイド：業務改善に役立つ！
業務効率化、見える化に欠かせない業務フローチャート。でも、自分で作るとなると「何から始めればいいの？」と戸惑う方も多いのではないでしょうか。この記事では、誰でも簡単に業務フローチャートテンプレートを作成できるように、必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れなどをステップ形式で解説します。サンプルテンプレートも掲載しているので、ぜひ参考にしてくださいね！
なぜ業務フローチャートが必要なの？
業務フローチャートは、業務の流れを視覚的に表現したものです。これを作成することで、以下のようなメリットが得られます。
- 業務の見える化: 複雑な業務プロセスも一目で理解できるようになります。
- ボトルネックの発見: 無駄な工程や改善点を見つけやすくなります。
- コミュニケーションの円滑化: 関係者間で共通認識を持つことができ、誤解を防ぎます。
- 業務効率の改善: プロセスを最適化し、効率的な業務遂行を可能にします。
- 標準化の促進: 業務手順を標準化し、品質を向上させます。
業務フローチャートテンプレートの作り方：５つのステップ
ここからは、実際に業務フローチャートテンプレートを作成する手順を解説します。
ステップ１：必要な要素を洗い出す
まずは、業務フローチャートに含めるべき要素を洗い出します。最低限必要な要素は以下の通りです。
- 開始と終了: 業務の開始点と終了点を明確にします。
- プロセス: 具体的な作業内容を記述します。
- 判断: 条件分岐や意思決定が必要な箇所を記述します。
- 入力と出力: 各プロセスで使用する情報や生成される情報を記述します。
- 担当者: 各プロセスを担当する人を明記します。
- 矢印: プロセスの流れを示す矢印を記述します。
ステップ２：デザインのポイントを押さえる
見やすく、わかりやすいフローチャートを作成するために、デザインのポイントを押さえましょう。
- 記号の統一: フローチャートで用いる記号（四角、ひし形など）の意味を統一し、混乱を防ぎます。
- 色の活用: 重要なプロセスや担当者ごとに色分けすることで、視覚的に分かりやすくします。ただし、色数を使いすぎると逆効果になるので注意しましょう。
- レイアウト: プロセスがスムーズに流れるように、レイアウトを工夫します。左から右へ、または上から下へという基本的な流れを守りましょう。
- フォント: 読みやすいフォントを選び、文字サイズを統一します。
- シンプルさ: 情報量を絞り、シンプルで見やすいフローチャートを心がけましょう。複雑すぎるフローチャートは、かえって理解を妨げる可能性があります。
ステップ３：書き方の流れを意識する
テンプレートに具体的な情報を書き込む際の流れを意識しましょう。
- 業務範囲の明確化: フローチャートを作成する業務範囲を明確にします。どこからどこまでを対象とするかを最初に定義することで、無駄な作業を防ぎます。
- 関係者へのヒアリング: 関係者から業務の流れや手順についてヒアリングを行います。現場の声を聞くことで、より正確なフローチャートを作成できます。
- プロセスの洗い出し: ヒアリング結果をもとに、業務プロセスを洗い出します。一つ一つの作業を細かく分解することで、改善点を見つけやすくなります。
- 記号の配置と接続: 洗い出したプロセスを、適切な記号を用いて配置し、矢印で接続します。各記号には、具体的な作業内容を記述します。
- レビューと修正: 作成したフローチャートを関係者でレビューし、修正を行います。複数人で確認することで、抜け漏れや誤りを防ぎます。
ステップ４：使う場面を想定する
どんな場面でテンプレートを使用するのかを想定することで、より実用的なテンプレートを作成できます。
- 新人研修: 新入社員に業務の流れを理解させるために使用する。
- 業務改善: 業務のボトルネックを発見し、改善策を検討するために使用する。
- マニュアル作成: 業務手順を標準化し、マニュアルを作成するために使用する。
- システム導入: 新しいシステムを導入する際に、業務プロセスを可視化するために使用する。
ステップ５：注意点を確認する
テンプレートを使用する際の注意点を確認しておきましょう。
- 定期的な見直し: 業務プロセスは常に変化するため、定期的にフローチャートを見直し、最新の状態に保つ必要があります。
- 現場との乖離: フローチャートが現場の状況と乖離していないか、定期的に確認する必要があります。乖離がある場合は、速やかに修正しましょう。
- 専門用語の多用: 専門用語を多用すると、関係者間で誤解が生じる可能性があります。できるだけ平易な言葉を使うように心がけましょう。
- 情報漏洩のリスク: 業務フローチャートには、機密情報が含まれる場合があります。情報漏洩のリスクを考慮し、適切な管理を行いましょう。
■ サンプルテンプレート（業務フローチャートテンプレートの例）
【タイトル】 顧客対応業務フローチャート
【開始】 顧客からの問い合わせ
【項目1：問い合わせ受付】 顧客からの問い合わせ内容を確認（電話、メールなど）
【担当者】 カスタマーサポート
【項目2：一次対応】 FAQやマニュアルを参照し、顧客の疑問に回答。解決できない場合は、技術部門へエスカレーション。
【担当者】 カスタマーサポート
【判断：解決できたか？】 解決できた → 終了 解決できなかった → 次の項目へ
【項目3：技術部門へエスカレーション】 技術部門へ問い合わせ内容を詳細に伝え、対応を依頼。
【担当者】 カスタマーサポート
【項目4：技術部門による調査・対応】 技術部門が問題を調査し、解決策を検討。
【担当者】 技術部門
【項目5：顧客への回答】 解決策を顧客に伝え、状況を確認。
【担当者】 技術部門
【判断：解決できたか？】 解決できた → 終了 解決できなかった → 項目4へ（再度調査）
【終了】 顧客の問い合わせが解決
【備考】 上記のフローはあくまで一例です。実際の業務に合わせて項目を調整してください。また、各項目の詳細な手順や注意点を追記することで、より実用的なフローチャートになります。
まとめ
業務フローチャートテンプレートの作成は、業務改善の第一歩です。この記事で紹介した手順を参考に、ぜひオリジナルのテンプレートを作成し、業務効率化に役立ててください。継続的に見直し、改善することで、より効果的なツールとして活用できます。
