業務フロー図テンプレート

業務フロー図テンプレート作成ガイド：初心者でも簡単！見やすい図で業務効率UP

業務フロー図は、業務の流れを可視化し、改善点を見つけ出すための強力なツールです。しかし、いざ作ろうと思っても「何から始めればいいのかわからない…」と感じる方も多いのではないでしょうか？

この記事では、そんなあなたのために、業務フロー図テンプレートの作り方をステップごとに解説します。必要な要素からデザインのポイント、具体的な書き方まで、初心者でも理解しやすいように丁寧に説明しますので、ぜひ参考にしてください。

1. 業務フロー図とは？なぜテンプレートが必要なのか？

業務フロー図とは、業務の一連の流れを、記号や線を使ってわかりやすく図式化したものです。例えば、商品の受注から発送までの流れ、顧客からの問い合わせ対応の流れなどを可視化できます。

業務フロー図を作成するメリット

業務の可視化: 複雑な業務プロセス全体を把握しやすくなります。
問題点の発見: 無駄な工程やボトルネックとなっている箇所を特定できます。
改善策の検討: より効率的な業務フローを検討するための基礎資料となります。
情報共有の円滑化: チーム内での共通認識を深め、連携を強化できます。
標準化の促進: 業務手順を明確にし、標準化を進めることができます。

なぜテンプレートが必要なのか？

毎回ゼロから業務フロー図を作成するのは大変な手間です。テンプレートを使用することで、共通のフォーマットで図を作成でき、作成時間の短縮や、属人化の防止に繋がります。また、テンプレートを活用することで、業務フロー図の品質を一定に保つことができます。

2. テンプレート作成に必要な要素

業務フロー図テンプレートを作成する上で、必要な要素を整理しておきましょう。

タイトル: 業務フロー図の目的や範囲を示すタイトル
開始/終了: 業務の開始点と終了点を示す記号（楕円など）
処理: 業務における具体的な作業内容を示す記号（四角形など）
判断: 条件によって処理が変わる場合を示す記号（ひし形など）
入力/出力: データや情報の入出力を示す記号（平行四辺形など）
承認: 上長や担当者の承認が必要な場合を示す記号（波線など）
接続線: 業務の流れを示す矢印
担当者: 各作業を担当する部署や担当者名
日付: 作成日または更新日
備考: 特記事項や補足情報

3. テンプレートのデザインポイント

見やすい業務フロー図テンプレートを作成するためのデザインポイントは以下の通りです。

シンプルでわかりやすい記号の選択: 一般的な記号を使用し、誰が見ても理解しやすいように心がけましょう。
色の統一感: 色を使いすぎると見づらくなるため、基本的には2～3色程度に絞りましょう。
適切なフォントサイズ: 小さすぎると読みにくいため、適切なフォントサイズを選択しましょう。
余白の確保: 要素同士が密集しないように、十分な余白を設けましょう。
一貫性のあるレイアウト: 各要素の配置や記号の大きさなどを統一しましょう。
優先順位を意識: 特に重要な部分を強調するなど、視覚的な誘導を意識しましょう。

4. テンプレートの書き方の流れ（ステップ形式）

テンプレート作成の手順をステップ形式で解説します。

ステップ1：目的の明確化

まず、どのような業務プロセスを可視化したいのか、テンプレートの目的を明確にします。例：顧客からの問い合わせ対応の流れ、商品の受注から発送までの流れ

ステップ2：必要な要素の洗い出し

ステップ1で明確にした目的に合わせて、必要な要素をリストアップします。

ステップ3：記号とレイアウトの決定

使用する記号と全体のレイアウトを決定します。PowerPointなどの図形描画ソフトを使うと便利です。

ステップ4：テンプレートの作成

ステップ3で決定した記号とレイアウトに基づいて、テンプレートを作成します。

ステップ5：テストと改善

実際にテンプレートを使用してみて、使いやすさや見やすさを評価し、必要に応じて修正します。

5. テンプレートを使う場面

業務フロー図テンプレートは、様々な場面で活用できます。

業務改善: 無駄な工程やボトルネックを特定し、業務効率を改善する。
新人教育: 新しい従業員に業務の流れを理解してもらう。
業務マニュアル作成: 標準化された業務手順を文書化する。
システム開発: 新しいシステムの要件定義を行う。
内部統制: 業務プロセスを明確にし、リスクを管理する。

6. テンプレート作成時の注意点

テンプレート作成時には、以下の点に注意しましょう。

目的を明確にする: 何のために業務フロー図を作成するのか、目的を明確にすることが重要です。
現場の意見を取り入れる: 現場担当者の意見を取り入れ、実態に即した図を作成しましょう。
定期的な見直しを行う: 業務プロセスは常に変化するため、定期的に見直しを行い、最新の状態に保ちましょう。
関係者への共有を徹底する: 作成した業務フロー図は、関係者全員に共有し、理解を深めてもらいましょう。

7. サンプルテンプレート：問い合わせ対応業務フロー図

■ サンプルテンプレート（業務フロー図テンプレートの例）【タイトル】問い合わせ対応業務フロー図

【項目1】開始（楕円）：顧客からの問い合わせ受付

【項目2】処理（四角形）：問い合わせ内容の確認

【項目3】判断（ひし形）：FAQで解決可能か？

【項目4】処理（四角形）：FAQで解決できない場合、担当者へエスカレーション

【項目5】処理（四角形）：担当者が回答

【項目6】処理（四角形）：回答内容を顧客へ連絡

【項目7】終了（楕円）：問い合わせ対応完了

【備考】各処理には担当部署と所要時間を記載する。FAQで解決可能な場合の対応フローも別途記載する。

このテンプレートを参考に、ぜひあなた自身の業務に合った業務フロー図テンプレートを作成してみてください。業務フロー図を活用することで、業務効率の向上や問題解決に大きく貢献できるはずです。