支払通知書テンプレート（無料エクセル版）：簡単作成ガイドとサンプル
支払通知書は、取引先への支払いを事前に知らせる大切な書類です。エクセルで簡単に作成できるテンプレートがあれば、業務効率が格段にアップしますよね。この記事では、無料のエクセルテンプレートを利用するメリットから、オリジナルのテンプレートの作り方まで、初心者の方にもわかりやすく解説します。
支払通知書テンプレートを使うメリット
- 時間短縮: 雛形があるため、毎回ゼロから作成する手間が省けます。
- ミス防止: 記載漏れや計算ミスを防ぎやすくなります。
- 統一感: フォーマットを統一することで、取引先からの信頼を得やすくなります。
- コスト削減: 市販の用紙を購入する必要がなく、印刷代も抑えられます。
エクセル支払通知書テンプレートの作り方
無料のエクセルテンプレートも便利ですが、自社のビジネスに合わせたオリジナルのテンプレートを作成すれば、さらに使い勝手が向上します。
必要な要素の一覧
支払通知書に記載すべき基本的な要素は以下の通りです。
- 発行日: 通知書の発行日。
- 通知書番号: 支払通知書を管理するための番号（連番などが一般的）。
- 支払先: 支払い先の会社名、担当者名、住所など。
- 支払元: 自社の会社名、担当者名、住所など。
- 支払金額: 支払う合計金額。
- 内訳: 請求書番号、請求日、金額など、支払金額の内訳を明記。
- 振込先情報: 銀行名、支店名、口座番号、口座名義。
- 備考: 特記事項があれば記載（例：分割払いの場合など）。
デザインのポイント
- シンプルで見やすいデザイン: 文字の大きさやフォント、罫線などを工夫して、情報を整理しましょう。
- 会社のロゴを入れる: 会社のブランディングに繋がります。
- 色使いを控えめにする: 多くの色を使うと見づらくなるため、白黒を基調とし、アクセントに1〜2色程度使用するのがおすすめです。
- 重要な情報は強調する: 太字や背景色などを利用して、金額や振込先情報を目立たせましょう。
書き方の流れ
- テンプレートを開く、または新規作成する: エクセルを起動し、既存のテンプレートを開くか、新規シートを開いて作成を開始します。
- 必要な要素を配置する: 上記の「必要な要素の一覧」を参考に、各項目を配置します。
- フォントや罫線を調整する: 見やすいようにフォントの種類やサイズ、罫線の太さなどを調整します。
- 計算式を設定する: 支払金額の合計を自動計算できるように、SUM関数などを設定します。
- 会社のロゴを挿入する: 必要に応じて、会社のロゴ画像を挿入します。
- テスト入力を行う: 架空のデータでテスト入力を行い、動作を確認します。
- 保存する: テンプレートとして保存しておけば、次回からすぐに利用できます。
使う場面
- 支払い予定を事前に通知したい場合: 支払いの数日前までに通知することで、取引先に安心感を与えられます。
- 複数の請求書をまとめて支払う場合: 内訳を明記することで、取引先との誤解を防ぎます。
- 支払条件が通常と異なる場合: 分割払いや支払い延期など、特記事項を伝える際に利用します。
注意点
- 金額の誤りがないか確認する: 支払金額や内訳に誤りがないか、必ずダブルチェックを行いましょう。
- 振込先情報を正しく記載する: 振込先情報に誤りがあると、支払いが遅れる原因となります。
- 保存場所を明確にする: テンプレートを誤って削除しないように、保存場所を明確にしておきましょう。
- 定期的に見直す: 法律改正や会社の規定変更など、必要に応じてテンプレートを見直しましょう。
実践的な手順（ステップ形式）
- エクセルを起動し、新規シートを開く。
- セルA1に「支払通知書」と入力し、フォントサイズを大きくする（例：16ポイント）。
- A3に「発行日」、B3に日付を入力するセルを作成（例：
=TODAY()で今日の日付を表示）。 - C3に「通知書番号」、D3に番号を入力するセルを作成。
- A5に「支払先」、B5に会社名を入力するセルを作成。
- A6に「担当者名」、B6に担当者名を入力するセルを作成。
- A7に「支払元」、B7に自社の会社名を入力するセルを作成。
- A9に「内訳」、B9に「請求書番号」、C9に「請求日」、D9に「金額」と入力。
- B10以降に請求書番号、C10以降に請求日、D10以降に金額を入力するセルを複数行作成。
- D列の金額を入力するセル範囲を選択し、通貨形式（¥）に設定。
- 最終行の下に「合計」と入力し、その右側のセルにSUM関数を使って合計金額を計算する（例：
=SUM(D10:D20)）。 - 振込先情報を入力する欄を作成（銀行名、支店名、口座番号、口座名義）。
- 備考欄を作成。
- 罫線やフォントを調整し、見やすいように体裁を整える。
- 名前を付けて保存する（例：支払通知書テンプレート.xlsx）。
■ サンプルテンプレート（支払 通知 書 テンプレート 無料 エクセル の例）
【タイトル】 支払通知書
【項目1】発行日 2024年10月27日
【項目2】通知書番号 20241027-001
【項目3】支払先 株式会社〇〇商事 経理部御担当者様
【項目4】支払元 株式会社△△ 経理部
【項目5】内訳
| 請求書番号 | 請求日 | 金額 |
|---|---|---|
| No.123 | 2024/10/15 | ¥50,000 |
| No.124 | 2024/10/20 | ¥30,000 |
| No.125 | 2024/10/25 | ¥20,000 |
| 合計 | ¥100,000 |
【項目6】振込先
- 銀行名：〇〇銀行
- 支店名：△△支店
- 口座番号：1234567
- 口座名義：株式会社△△
【備考】 上記金額を〇〇年〇〇月〇〇日までにお振込みくださいますようお願い申し上げます。
※ このテンプレートはあくまで例です。必要に応じて項目を追加・修正してください。
この記事を参考に、ぜひ自社に合ったオリジナルの支払通知書テンプレートを作成し、業務効率アップを目指してください。
