採用内定通知書テンプレート

採用内定通知書テンプレート：人事担当者必見！作成方法とサンプル付き

採用活動の最終段階、内定通知書は企業と求職者を結ぶ大切な書類です。企業イメージを左右するものでもあるので、丁寧かつ正確に作成する必要があります。この記事では、採用内定通知書テンプレートの作成方法から、デザインのポイント、書き方の流れ、そしてすぐに使えるサンプルまで、人事担当者の皆さまがスムーズに内定通知書を作成できるよう、徹底的に解説します。

なぜ内定通知書テンプレートが必要なのか？

毎回ゼロから内定通知書を作成するのは時間と労力がかかります。テンプレートがあれば、必要な情報を入力するだけで、質の高い内定通知書を迅速に作成できます。また、記載内容の統一性を保ち、記載漏れを防ぐ効果もあります。

内定通知書テンプレートの作り方

内定通知書は、企業から内定者への正式な通知であり、法的な拘束力を持つ重要な書類です。テンプレートを作成する際には、以下の要素を盛り込み、丁寧かつ正確に作成することが求められます。

必要な要素の一覧

宛名: 内定者の氏名
日付: 発行日
内定通知の文言: 内定を通知する旨を明確に記載
入社日: 入社予定日
配属先: 配属予定の部署名
給与: 基本給、手当など
勤務地: 勤務地
就業条件: 勤務時間、休日など（詳細は就業規則に準拠する旨を記載）
提出書類: 入社までに提出が必要な書類
連絡先: 問い合わせ先（人事担当者名、電話番号、メールアドレスなど）
社印: 企業名と代表者印

デザインのポイント

シンプルで見やすいレイアウト: 情報が整理され、読みやすいデザインを心がけましょう。
企業ロゴの使用: 企業イメージを反映させるために、ロゴを適切に配置しましょう。
フォント: ビジネス文書に適した、読みやすいフォントを選びましょう。（例：明朝体、ゴシック体）
色使い: 企業のイメージカラーなどを控えめに使用すると、より洗練された印象になります。

書き方の流れ

件名: 「採用内定通知書」と記載
宛名: 内定者の氏名を「様」をつけて記載
冒頭の挨拶: 時候の挨拶は省略しても構いません。
内定通知の文言: 内定を通知する旨を明確に記載
入社に関する情報: 入社日、配属先、給与、勤務地、就業条件などを記載
提出書類: 入社までに提出が必要な書類を具体的に記載
問い合わせ先: 質問や疑問に対応できるよう、連絡先を明記
締めの言葉: 入社を歓迎する気持ちを伝えましょう。
日付、会社名、代表者名、社印: 正式な書類として必要な情報を記載

使う場面

新卒採用の内定通知
中途採用の内定通知
契約社員、アルバイトの内定通知

注意点

誤字脱字のチェック: 誤字脱字は企業の信頼を損なう原因になりますので、必ず複数人でチェックしましょう。
法的なチェック: 記載内容が労働法規に違反していないか確認しましょう。
個人情報の保護: 内定者の個人情報は厳重に管理しましょう。
内定承諾の期日: 内定承諾の期日を明確に記載し、内定者の意思確認を促しましょう。
丁寧な言葉遣い: 相手に失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

実践的な手順：ステップ形式でテンプレートを作成

ステップ1：必要な要素をリストアップ

上記「必要な要素の一覧」を参考に、自社に必要な項目をリストアップします。

ステップ2：レイアウトを決める

A4サイズの用紙を使用し、余白を適切に設定します。
フォントや色使いを決定します。
ロゴの配置場所を決定します。

ステップ3：文章を作成する

各項目に記載する文章を作成します。
法的なチェックを行い、問題がないか確認します。

ステップ4：テンプレートに入力する

Wordなどの文書作成ソフトで、ステップ2で決めたレイアウトに、ステップ3で作成した文章を入力します。

ステップ5：テスト印刷

テスト印刷を行い、レイアウトや文字の大きさを確認します。

ステップ6：保存

完成したテンプレートを保存します。

サンプルテンプレート

■ サンプルテンプレート（採用内定通知書テンプレートの例）

【タイトル】採用内定通知書

【宛名】 ○○ ○○様

【日付】 2023年○月○日

【本文】この度は、弊社の採用選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。慎重なる選考の結果、貴殿を下記の通り採用内定とすることに決定いたしましたので、通知いたします。

【入社日】 2024年4月1日

【配属先】 ○○部

【給与】基本給：月額○○万円諸手当：通勤手当、住宅手当（当社規定による）

【勤務地】東京都○○区○○

【就業条件】就業時間：9時00分～18時00分（休憩時間1時間）休日：土日祝日、年末年始休暇、夏季休暇（当社規定による） ※詳細は、別途お渡しする就業規則をご確認ください。

【提出書類】

卒業証明書
健康診断書
住民票
その他、別途指示する書類

【内定承諾について】つきましては、同封の内定承諾書に必要事項をご記入の上、○月○日までにご返送ください。

【問い合わせ先】株式会社○○　人事部　○○ 電話番号：03-○○○○-○○○○ メールアドレス：○○@○○.co.jp

【締めの言葉】貴殿の入社を心よりお待ちしております。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

【会社情報】株式会社○○ 代表取締役　○○ ○○ （社印）

【備考】

本通知書は内定を通知するものであり、労働契約の締結を保証するものではありません。
入社までに、健康状態や経歴に重大な変更があった場合は、内定を取り消すことがあります。

まとめ

内定通知書は、企業と内定者を繋ぐ大切な架け橋です。この記事で紹介したテンプレートの作り方やサンプルを参考に、自社に合った内定通知書を作成し、優秀な人材の獲得に繋げていきましょう。