採用 通知 テンプレート

採用通知テンプレート作成ガイド：初めてでも安心！好印象を与えるテンプレートの作り方

採用通知は、企業と求職者にとって大切なコミュニケーションの第一歩です。採用通知を受け取った人が、入社への期待感を高め、スムーズに手続きを進められるような、心に残る通知を作成しましょう。この記事では、採用通知テンプレートの作り方をステップごとに解説します。初めての方でも安心して作成できるよう、必要な要素、デザインのポイント、書き方の流れ、注意点などを丁寧に説明します。

1. 採用通知テンプレート作成の前に：なぜテンプレートが必要なのか？

採用通知は、単に「採用」という結果を伝えるだけでなく、企業のイメージを伝え、入社意欲を高める重要な役割を担います。

• 企業の印象を良くする: 丁寧で心のこもった通知は、求職者にとって嬉しいものです。企業への好印象を与え、入社後の期待感を高めます。
• 情報の伝達漏れを防ぐ: 必要な情報を網羅したテンプレートを使用することで、伝達漏れを防ぎ、スムーズな入社手続きをサポートします。
• 効率的な作成: テンプレートを活用することで、毎回ゼロから作成する手間を省き、効率的に採用通知を作成できます。
• 一貫性のあるコミュニケーション: テンプレートを使用することで、誰が作成しても同じ品質の通知を送ることができ、企業全体のブランドイメージを統一できます。

2. 採用通知テンプレートに必要な要素：抜け漏れを防ぐチェックリスト

採用通知テンプレートには、必ず含めるべき要素があります。以下のリストを参考に、自社に必要な項目を追加・修正して、オリジナルのテンプレートを作成しましょう。

• 採用決定の通知: 採用が決定したことを明確に伝えます。
• 応募への感謝: 応募してくれたことへの感謝の気持ちを伝えます。
• 入社日: 正確な入社日を記載します。
• 勤務地: 配属先の部署名と所在地を記載します。
• 雇用条件: 給与、勤務時間、休日などの雇用条件を簡潔に記載します。詳細については、別途雇用契約書を交わす旨を記載すると親切です。
• 入社手続き: 入社までに必要な手続き（提出書類、持ち物など）を具体的に記載します。
• 問い合わせ先: 質問や疑問点がある場合の連絡先（担当部署名、担当者名、電話番号、メールアドレスなど）を記載します。
• 企業からのメッセージ: 入社への期待や歓迎の気持ちを伝えます。
• 返信期限: 内定承諾の返信期限を明記します。

3. デザインのポイント：見やすく、好印象を与えるために

採用通知のデザインは、企業の第一印象を左右する重要な要素です。以下のポイントを押さえて、好印象を与えるデザインを心がけましょう。

• フォント: 見やすいフォントを選びましょう。ゴシック体や明朝体など、企業のイメージに合ったフォントを選ぶのも良いでしょう。
• レイアウト: 情報を整理し、見やすいレイアウトを心がけましょう。適度な余白を設け、読みやすい文章構成にするのがポイントです。
• カラー: コーポレートカラーを使用したり、落ち着いた色合いを使用したりすることで、企業の個性を表現できます。ただし、色数を増やしすぎると見づらくなるため、注意が必要です。
• ロゴ: 企業のロゴを配置することで、企業の認知度を高めることができます。

4. 書き方の流れ：スムーズな作成のためのステップ

採用通知テンプレートを作成する際の流れを、ステップごとに解説します。

ステップ1: 目的を明確にする

どのような採用通知を作成したいのか、目的を明確にします。例えば、「内定者の入社意欲を高める」「スムーズに入社手続きを進める」など、具体的な目的を設定しましょう。

ステップ2: 必要な要素をリストアップする

上記の「必要な要素」を参考に、自社に必要な項目をリストアップします。雇用形態や職種によって必要な項目が異なる場合があるので、注意が必要です。

ステップ3: デザインを決める

フォント、レイアウト、カラーなど、デザインの要素を決定します。企業のイメージに合ったデザインを選びましょう。

ステップ4: テンプレートを作成する

リストアップした要素とデザインを元に、テンプレートを作成します。文章は丁寧で分かりやすく、誤字脱字がないように注意しましょう。

ステップ5: テスト運用を行う

作成したテンプレートを実際に使用してみて、問題点がないか確認します。必要に応じて修正を行い、より使いやすいテンプレートに改善しましょう。

5. 使う場面：内定通知から採用時まで

採用通知テンプレートは、内定通知、採用時、入社後の挨拶など、様々な場面で使用できます。

• 内定通知: 内定を通知する際に使用します。入社意欲を高めるような、丁寧な文章を心がけましょう。
• 採用時: 入社に必要な書類や手続きについて案内する際に使用します。必要な情報を分かりやすく伝えましょう。
• 入社後の挨拶: 入社後の部署紹介や自己紹介に使用します。自己紹介だけでなく、会社やチームへの貢献意欲を示すと好印象です。

6. 注意点：ミスのない採用通知を送るために

採用通知を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

• 誤字脱字のチェック: 誤字脱字は、企業の信頼を損なう原因となります。送信前に必ずチェックしましょう。
• 個人情報の保護: 個人情報保護法を遵守し、個人情報の取り扱いには十分注意しましょう。
• 差別的な表現: 性別、年齢、国籍などによる差別的な表現は避けましょう。
• 法的な問題: 労働基準法などの関連法規を遵守しましょう。不明な点があれば、弁護士や社会保険労務士に相談することをおすすめします。

7. 実践的な手順：テンプレート作成のステップバイステップガイド

ここでは、実際に採用通知テンプレートを作成する手順を、ステップバイステップで解説します。

ステップ1: テンプレートのベースとなる文書を作成

WordやGoogleドキュメントなど、使い慣れた文書作成ソフトで、新しい文書を作成します。

ステップ2: 必要な要素を配置

上記でリストアップした必要な要素を、文書に配置します。

• 採用決定の通知: 「この度は、弊社の選考にご応募いただき、誠にありがとうございました。厳正なる選考の結果、貴殿を正社員として採用させていただくことになりました。」など、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
• 入社日: 「入社日は、〇〇年〇〇月〇〇日を予定しております。」など、具体的な日付を記載します。
• 勤務地: 「勤務地は、〇〇事業部（〇〇所在地）となります。」など、部署名と所在地を記載します。
• 雇用条件: 「給与は、月額〇〇万円となります。勤務時間は、9:00～18:00（休憩1時間）となります。休日については、年間〇〇日を予定しております。」など、簡潔に記載します。
• 入社手続き: 「入社までに、以下の書類をご提出ください。①住民票、②卒業証明書、③健康診断書」など、具体的に記載します。
• 問い合わせ先: 「ご不明な点がございましたら、人事部 〇〇までご連絡ください。（電話番号：〇〇、メールアドレス：〇〇）」など、連絡先を明記します。
• 企業からのメッセージ: 「貴殿の入社を心よりお待ちしております。共に成長し、未来を切り開いていきましょう。」など、歓迎の気持ちを伝えます。
• 返信期限: 「内定承諾の可否につきましては、〇〇年〇〇月〇〇日までにご回答ください。」など、明確な期限を設けます。

ステップ3: デザインを調整

フォント、レイアウト、カラーなどを調整し、見やすいデザインに仕上げます。

ステップ4: テンプレートとして保存

作成した文書を、テンプレートとして保存します。Wordであれば、「ファイル」→「名前を付けて保存」→「ファイルの種類」で「Wordテンプレート(*.dotx)」を選択して保存します。Googleドキュメントであれば、「ファイル」→「テンプレートとして保存」を選択します。

ステップ5: テスト運用と改善

実際に採用通知を作成し、誤字脱字や不足している情報がないか確認します。必要に応じて修正を行い、より使いやすいテンプレートに改善しましょう。

■ サンプルテンプレート（採用 通知 テンプレート の例）

【タイトル】 採用通知

【宛先】 〇〇 〇〇様

【本文】 拝啓

時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

さて、先日は弊社採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。

慎重に審査を重ねました結果、貴殿を弊社社員として採用させていただくことになりましたので、ご通知申し上げます。

つきましては、下記の通り入社に関する事項をご案内いたしますので、ご確認ください。

【項目1：入社日】 〇〇年〇〇月〇〇日

【項目2：勤務地】 〇〇部 〇〇課 (〇〇県〇〇市〇〇)

【項目3：雇用条件】

• 給与：月額〇〇万円
• 勤務時間：9時00分～18時00分（休憩1時間）
• 休日：週休2日制（土日祝日）、年末年始休暇、夏季休暇、年次有給休暇

【項目4：入社手続きについて】 入社にあたり、以下の書類をご準備いただき、入社日当日にお持ちください。

• 住民票
• 卒業証明書
• 健康診断書
• 印鑑

その他、詳細につきましては、別途ご連絡いたします。

【項目5：ご連絡先】 ご不明な点がございましたら、下記までお気軽にご連絡ください。

〇〇部 〇〇 電話番号：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇 メールアドレス：〇〇@〇〇.co.jp

【結び】 貴殿の才能が弊社で存分に発揮されることを期待しております。

敬具

〇〇株式会社 代表取締役 〇〇 〇〇

【備考】 本通知に関するお問い合わせは、上記連絡先までお願いいたします。内定承諾の可否につきましては、〇〇年〇〇月〇〇日までにご連絡ください。

まとめ：より良い採用のために

採用通知は、企業と求職者をつなぐ大切な架け橋です。この記事で解説したポイントを参考に、心に残る採用通知を作成し、優秀な人材の獲得につなげてください。