採用通知書テンプレート無料！簡単作成ガイドとサンプル付き
採用通知書、いざ作成となると「何を書けばいいの？」「どんな形式がいいの？」と悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。特に、採用が決まって嬉しい気持ちとともに、事務的な作業に追われる人事担当者の方にとっては、少しでも手間を省きたいところですよね。
そこで今回は、採用通知書テンプレートを無料で手に入れる方法と、自分で簡単に作成できるテンプレートの作り方を解説します！無料テンプレートを活用しつつ、自社に合ったオリジナルの採用通知書を作成して、採用者の方に最高の第一印象を与えましょう。
なぜ採用通知書が重要なのか？
採用通知書は、企業が採用内定者に正式な採用の意思を伝えるための重要な書類です。単なる事務手続きではなく、採用者にとって入社への期待を高め、企業への帰属意識を醸成する大切な機会となります。
- 法的な根拠: 労働契約法に基づき、採用内定の意思表示として法的効力を持ちます。
- 期待感の醸成: 企業のビジョンや求める人物像を伝え、入社へのモチベーションを高めます。
- 入社後のスムーズなスタート: 入社日や待遇など、入社に必要な情報を事前に伝えることで、不安を解消しスムーズなスタートを促します。
採用通知書テンプレートの作り方
テンプレートを使うのも良いですが、自社に合ったオリジナルの採用通知書を作成するのもおすすめです。ここでは、テンプレートの作り方のポイントをご紹介します。
必要な要素の一覧
採用通知書に必ず記載すべき項目は以下の通りです。
- 宛名: 採用内定者の氏名
- 件名: 採用内定通知である旨（例：「採用内定のお知らせ」）
- 採用決定の通知: 採用内定の決定を通知する文章
- 入社日: 入社日を明確に記載
- 勤務地: 配属先の勤務地を記載
- 職種: 採用職種を記載
- 給与: 基本給や手当などの給与条件を記載
- 就業時間: 始業時間、終業時間、休憩時間などを記載
- その他: 試用期間、福利厚生、入社時に必要な書類などを記載
- 連絡先: 問い合わせ先の人事担当者の連絡先
- 会社名・代表者名: 正式な会社名と代表者名を記載
- 日付: 通知書の発行日を記載
デザインのポイント
採用通知書は、企業の第一印象を左右する重要な書類です。シンプルで洗練されたデザインを心がけましょう。
- フォント: 読みやすいゴシック体や明朝体を使用する
- 色: コーポレートカラーを取り入れると、企業らしさを表現できる
- レイアウト: 余白を十分に設け、見やすいレイアウトにする
- ロゴ: 企業ロゴを配置することで、企業ブランドをアピール
書き方の流れ
- 宛名: 丁寧に相手の氏名を記載します。
- 採用決定の通知: 採用内定の決定を通知する文章を記載します。感謝の気持ちを伝えるとともに、入社への期待を表明しましょう。
- 労働条件: 入社日、勤務地、職種、給与、就業時間などの労働条件を明確に記載します。
- その他: 試用期間、福利厚生、入社時に必要な書類など、必要な情報を記載します。
- 連絡先: 問い合わせ先の人事担当者の連絡先を記載します。
- 会社情報: 会社名、代表者名、日付を記載します。
使う場面
採用通知書は、内定者が採用を承諾した後、正式な採用決定を通知する際に使用します。郵送、メール、または手渡しのいずれかの方法で送付します。
注意点
- 誤字脱字: 誤字脱字がないか、入念に確認しましょう。
- 曖昧な表現: 曖昧な表現は避け、具体的な内容を記載しましょう。
- 法的な問題: 法的な問題が発生しないよう、弁護士や社労士に相談することをおすすめします。
実践的な手順：採用通知書テンプレート作成ステップ
ここでは、実際に採用通知書テンプレートを作成する手順をステップ形式で解説します。
ステップ1：文書作成ソフトを開く
WordやPagesなど、普段使い慣れている文書作成ソフトを開きます。
ステップ2：基本構成を作成
以下の項目を記載するスペースを確保します。
- 宛名
- 件名
- 採用決定の通知
- 入社日
- 勤務地
- 職種
- 給与
- 就業時間
- その他
- 連絡先
- 会社名・代表者名
- 日付
ステップ3：必要な情報を入力
各項目に、必要な情報を入力します。
ステップ4：デザインを調整
フォント、色、レイアウトなどを調整し、見やすいデザインに仕上げます。
ステップ5：保存
テンプレートとして保存します。
サンプルテンプレート
■ サンプルテンプレート（採用 通知 書 テンプレート 無料 の例）
【タイトル】 採用内定通知書
【宛名】 ○○○○様
【採用決定の通知】 この度は、弊社の採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。 厳正なる選考の結果、貴殿を下記の通り採用内定とすることに決定いたしましたので、ご連絡いたします。
【入社日】 2024年○月○日
【勤務地】 ○○支店
【職種】 営業職
【給与】 月給○○万円（試用期間中は○○万円）
【備考】 入社にあたり、別途必要書類がございます。詳細につきましては、後日改めてご連絡いたします。
【連絡先】 人事部 ○○ 電話番号：○○-○○○○-○○○○
【会社名・代表者名】 株式会社○○ 代表取締役社長 ○○○○
【日付】 2024年○月○日
必要に応じて文章や注意点を追加してください。例えば、入社承諾書を同封する旨や、内定辞退の際の連絡方法などを記載すると、より丁寧な印象になります。
まとめ
今回は、採用通知書テンプレートを無料で手に入れる方法と、自分で簡単に作成できるテンプレートの作り方をご紹介しました。テンプレートを参考にしながら、自社に合ったオリジナルの採用通知書を作成し、採用者の方に最高の第一印象を与えましょう。
