はい、承知いたしました。始末書テンプレート(Word)の作り方についての記事を作成します。
始末書テンプレート(Word)作成ガイド:もう迷わない!失敗しない!
「始末書…?書きたくないなぁ…」そう思う方も多いのではないでしょうか。でも、もしもの時に慌てないために、事前に始末書テンプレートを用意しておくと、いざという時も落ち着いて対応できます。今回は、Wordで簡単に作成できる始末書テンプレートの作り方を、初心者さんにもわかりやすく解説していきます。
始末書ってどんな時に使うの?なぜ必要?
始末書は、会社や組織内で問題が発生した際に、その経緯や原因、反省の意を示すために提出する書類です。単なる謝罪文ではなく、再発防止策を明確にすることで、組織としての改善につなげる役割も担っています。
- 遅刻や欠勤: 正当な理由なく遅刻や欠勤を繰り返した場合
- ミスや事故: 業務上のミスや事故によって損害が発生した場合
- 規則違反: 社内規則や就業規則に違反した場合
- ハラスメント: 他の従業員に対するハラスメント行為を行った場合
始末書テンプレートに必要な要素
始末書テンプレートを作る上で、最低限必要な要素は以下の通りです。
- 日付: 始末書を作成した日付
- 宛名: 始末書の提出先(通常は上司や会社代表)
- 所属部署・氏名: 自分の所属部署と氏名
- 件名: 始末書の概要(例:〇〇に関する始末書)
- 経緯: 問題が発生した日時、場所、状況などを具体的に記述
- 原因: 問題が発生した原因を分析し、客観的に記述
- 反省: 問題に対する反省の意を表明
- 対策: 今後同様の問題を起こさないための具体的な対策
- 署名・捺印: 自分の署名と捺印
デザインのポイント:シンプルで見やすく!
始末書は、内容が重要ですが、見やすさも大切です。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを使用
- 文字サイズ: 10.5pt~12pt程度
- 余白: 上下左右に適切な余白を設定
- 罫線: 表形式で項目を区切ると見やすくなります
- 色: 基本的に黒色を使用し、強調したい部分には薄い色を使用
始末書の書き方の流れ
- 事実を正確に記述: 感情的な表現は避け、客観的な事実のみを記述
- 原因を明確に分析: なぜ問題が発生したのか、原因を深く掘り下げる
- 反省の意を示す: 心からの反省の気持ちを伝える
- 具体的な対策を提示: 二度と繰り返さないための具体的な対策を示す
- 誠意を込めて記述: 丁寧な言葉遣いを心がけ、誠意を込めて記述
始末書を書く際の注意点
- 嘘や言い訳はしない: 事実をありのままに記述することが重要
- 責任を転嫁しない: 他人の責任にせず、自分の責任を明確にする
- 感情的な表現は避ける: 冷静に、客観的に記述する
- 誤字脱字に注意: 提出前に必ず見直しを行う
Wordで始末書テンプレートを作る実践的な手順
- Wordを起動: 新規文書を開きます。
- ページ設定: 余白を調整します(上下左右25mm程度)。
- 表の挿入: 「挿入」タブから「表」を選択し、必要な行数と列数の表を作成します。
- 例:1行目は日付、2行目は宛名、3行目は所属部署・氏名…など
- 項目名の入力: 各行に「日付」「宛名」「所属部署・氏名」などの項目名を入力します。
- 内容の記述: 各項目に対応する内容を入力します。
- 体裁の調整: フォント、文字サイズ、罫線などを調整し、見やすいように体裁を整えます。
- 署名欄の作成: 最後に署名・捺印欄を作成します。
- テンプレートとして保存: 作成したファイルを「ファイル」→「名前を付けて保存」を選択し、ファイルの種類を「Wordテンプレート(*.dotx)」として保存します。
サンプルテンプレート(始末書テンプレート Wordの例)
■ サンプルテンプレート(始末書テンプレート Wordの例)
【タイトル】 〇〇に関する始末書
【日付】 2023年12月08日
【宛名】 〇〇部長
【所属部署・氏名】 〇〇部 〇〇課 〇〇 〇〇
【件名】 〇〇(問題の内容)に関する始末書
【経緯】 2023年〇月〇日〇時頃、〇〇(場所)において、〇〇(状況)が発生いたしました。具体的には、〇〇(詳細な経緯)でございます。
【原因】 今回の問題発生の原因は、〇〇(原因の詳細)であると考えられます。具体的には、〇〇(具体的な原因)が不足しておりました。
【反省】 今回の〇〇(問題の内容)に関しまして、深く反省しております。今後は二度とこのような事態を引き起こさないよう、十分注意いたします。
【対策】 今後は、〇〇(具体的な対策)を実施いたします。具体的には、〇〇(対策の詳細)を徹底し、再発防止に努めます。
【備考】 この度は多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
署名・捺印
※ このテンプレートは、あくまでサンプルです。実際には、状況に合わせて内容を修正してください。
まとめ:テンプレートを活用して、いざという時に備えよう!
始末書は、書きたくない書類ですが、社会人として避けて通れない場面もあります。事前にテンプレートを作成しておけば、いざという時に慌てずに対応できます。今回の記事を参考に、自分に合った始末書テンプレートを作成し、万が一の事態に備えておきましょう。