始末書テンプレート作成ガイド：いざという時に慌てないための完全版
「まさか自分が始末書を書くことになるとは…」そう思っている方もいるかもしれません。始末書は、ミスや不祥事を起こしてしまった際に、会社や上司に反省の意を伝えるための重要な書類です。だからこそ、いざという時に慌てないためにも、テンプレートを用意しておくと安心です。この記事では、始末書のテンプレートの作り方を丁寧に解説します。
始末書テンプレート作成前に知っておくべきこと
始末書は、ただ謝罪の言葉を並べるだけではありません。事の経緯、原因、そして今後の対策を明確に示すことで、誠意と責任感を示す必要があります。テンプレートを作成するにあたっては、以下の点を意識しましょう。
- 事実を正確に記述する: 感情的な表現は避け、客観的な事実を簡潔に記述します。
- 原因を分析する: なぜミスが起きたのか、原因を深く掘り下げて分析します。
- 再発防止策を具体的に示す: 同じミスを繰り返さないために、具体的な対策を提示します。
- 反省の意を明確に伝える: 心から反省していることを、言葉を選んで丁寧に伝えます。
始末書テンプレートの作り方：5つのステップ
ここでは、始末書のテンプレートをゼロから作る方法をステップ形式で解説します。
ステップ1：必要な要素の一覧
まずは、始末書に必要な要素をリストアップしましょう。以下の要素は必ず含めるようにしてください。
- 日付: 始末書を作成した日付を記載します。
- 宛名: 会社名と代表者名、もしくは所属部署と上司名を記載します。
- 差出人: 自分の所属部署と氏名を記載し、捺印します。
- 件名: 始末書の目的を簡潔に示します。（例：「○○に関する始末書」）
- 本文:
- 謝罪: ミスや不祥事について謝罪します。
- 経緯: 事の経緯を時系列に沿って正確に記述します。
- 原因: ミスの原因を分析し、客観的に説明します。
- 対策: 今後の再発防止策を具体的に示します。
- 反省: 今後への決意と反省の意を表明します。
- 日付、署名・捺印: 最後に日付を記入し、署名・捺印します。
ステップ2：デザインのポイント
始末書は、フォーマルな文書であるため、デザインはシンプルかつ清潔感を意識しましょう。
- フォント: 明朝体やゴシック体など、読みやすいフォントを選びます。
- 文字サイズ: 10.5pt～12pt程度の見やすい文字サイズを選びます。
- 行間: 適度な行間を空けて、読みやすくします。
- 余白: 上下左右に適切な余白を設けます。
- 紙質: 白色の無地の用紙を使用します。
ステップ3：書き方の流れ
始末書は、以下の流れで書くと、内容が整理され、読みやすくなります。
- 謝罪: まずは、ミスや不祥事について、会社や上司に深く謝罪します。
- 経緯: 次に、事の経緯を時系列に沿って正確に記述します。客観的な事実に基づき、感情的な表現は避けましょう。
- 原因: ミスの原因を分析し、客観的に説明します。自己弁護は避け、責任を認める姿勢を示しましょう。
- 対策: 今後の再発防止策を具体的に示します。具体的な対策を提示することで、誠意と責任感を示すことができます。
- 反省: 最後に、今後への決意と反省の意を表明します。心から反省していることを、言葉を選んで丁寧に伝えましょう。
ステップ4：使う場面
始末書は、以下のような場面で必要となることがあります。
- 業務上のミス: 誤発注、納期遅延、情報漏洩など。
- 社内規律違反: 遅刻、無断欠勤、ハラスメントなど。
- 会社への損害: 備品破損、事故、不正行為など。
ステップ5：注意点
始末書を作成する際には、以下の点に注意しましょう。
- 虚偽の記載はしない: 事実を正確に記述することが重要です。虚偽の記載は、信用を失う原因となります。
- 感情的な表現は避ける: 客観的な事実に基づき、冷静に記述しましょう。
- 責任を転嫁しない: 自己弁護は避け、責任を認める姿勢を示しましょう。
- 言葉遣いに注意する: 丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 上司に確認してもらう: 作成後、上司に内容を確認してもらい、アドバイスを受けましょう。
サンプルテンプレート：遅刻による始末書
■ サンプルテンプレート（始末書テンプレートの例）
【タイトル】 遅刻に関する始末書
【宛名】 株式会社〇〇 代表取締役社長 〇〇様
【差出人】 〇〇部 〇〇課 〇〇 〇〇
【本文】 この度、令和〇年〇月〇日に私が犯しました遅刻に関しまして、深くお詫び申し上げます。
当日は、〇〇線の遅延により、始業時刻の9時00分に間に合わず、9時45分に到着いたしました。
原因といたしましては、普段利用している路線が遅延する可能性を考慮していなかったこと、また、代替路線を事前に調べていなかったことにあります。
今後は、同様の事態が発生しないよう、常に複数の交通手段を把握し、余裕をもって家を出るようにいたします。また、遅延証明書を必ず取得し、速やかに上長に報告いたします。
今回の遅刻により、関係各所の皆様にご迷惑をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。今後は二度とこのような事態を起こさないよう、より一層業務に精励いたします。
【日付】 令和〇年〇月〇日
【署名・捺印】 〇〇 〇〇 印
【備考】 上記はあくまでサンプルです。状況に合わせて内容を修正してください。
まとめ
始末書は、決して書きたいものではありませんが、いざという時に備えてテンプレートを用意しておくことは、社会人としての責任と言えるでしょう。この記事で紹介したテンプレートの作り方を参考に、自分自身の状況に合わせたオリジナルのテンプレートを作成し、いざという時に慌てずに対処できるように備えましょう。
